Archivage numérique des documents : la nouvelle vie du document

18 mars 2015 0 0 1090

Explosion du volume de documents traités en entreprise, hausse de la volumétrie et de la rapidité des échanges, nouvelles réglementations en matière d’archivage numérique des documents, inquiétudes légitimes face à la problématique de la sécurisation des données… L’information joue un rôle central au cœur de l’entreprise. Sa maîtrise est cruciale.

L’archivage numérique des documents devrait être une norme dans toutes les entreprises. Pourtant, certaines méthodes de gestion font encore trop peu preuve d’efficacité. Les bureaux et boîtes mails débordent de courrier, de factures en attente, de documents à classer. Cela engendre un risque important de perte ou le mauvais traitement de ces données. A plus long terme, ce genre de désorganisation génère une augmentation substantielle des coûts de fonctionnement (travail supplémentaire, pénalités de retard…). C’est aussi et surtout prendre le risque de perdre des documents importants ; voire certains clients !

Vous et vos collaborateurs ne pouvez pas tout gérer, tout prévoir et être infaillibles. Mais les outils existent pour vous aider à y parvenir ! La GED Zensolutions est la combinaison parfaite pour votre archivage numérique des documents.

archivage numérique des documents, archivage électronique et archivage des documents avec le logiciel de GED Zensolutions.Archivage numérique des documents : la sécurité avant tout

Fermer à clé les locaux de l’entreprise est un geste quotidien évident. Mais protéger ses données n’est pas encore un réflexe, qu’elles soient stockées sur papier ou numérisées. Pourtant les risques sont bien réels : vol de fichiers clients, perte des fichiers comptables dans un incendie ou un cambriolage… L’engouement récent pour « le cloud » ne fait qu’alourdir l’addition, par le stockage de données parfois hautement confidentielles sur des serveurs distants dont la sécurité, voire même la localisation, est incertaine.

Autre tendance actuelle : l’archivage intelligent des documents. Il y a 10 ans, un document papier n’était archivé qu’en fin de vie, dès lors qu’il n’était plus utile au fonctionnement de l’entreprise. Le document numérique est, à l’inverse, archivé dès sa création ! Une archive n’est donc plus un document statique, bien au contraire : un document archivé continue de vivre selon ses utilisations. Date de création, modifications… la valeur d’un document numérique s’établit sur son cycle de vie entier. La notion d’archivage numérique comprend donc une facette quantitative (grand nombre de documents) et qualitative (restitution complète des informations). D’où l’importance de se doter d’outils performants et évolutifs. La problématique de l’archivage en entreprise ne se limite plus à un simple stockage. Pour être efficace, l’archivage doit être une fonction intelligente.

Si l’on veut résumer les exigences de l’archivage numérique ou l’archivage électronique des documents, on peut dire qu’il doit :

  • assurer la sécurité des données : traçabilité, intégrité, pérennité
  • répondre aux exigences légales de conservation en vigueur
  • faciliter l’accès à l’information
  • anticiper les besoins futurs en s’appuyant sur des outils évolutifs

Le logiciel de GED Zensolutions répond parfaitement à toutes ces exigences pour l’archivage numérique des documents, en indexant et en maîtrisant l’information dès son entrée dans le système (email reçu, document crée ou importé, etc.).

L’archivage numérique des documents, un enjeu stratégique pour toutes les entreprises

Les technologies du numérique se sont diversifiées et continuent d’évoluer à un rythme soutenu. Les formats de fichier se multiplient, les logiciels métiers sont incontournables et le matériel informatique s’adapte aux utilisations les plus spécifiques (scanners de chèques, imprimantes 3D…). Sans être inaccessible, cet environnement en constante transformation force les entreprises et leurs salariés à réévaluer régulièrement leurs méthodes de travail. La gestion documentaire en général, et l’archivage en particulier, sont les premières impactées.

Les enjeux de l’archivage numérique en entreprise sont à la fois multiples et cruciaux :

  • Enjeu de patrimoine : quelles données conserver en dehors du légalement obligatoire ? Il peut être intéressant de conserver des savoir-faire, des procédés qui pourraient être améliorés et réutilisés plus tard et créer ainsi une véritable bibliothèque d’entreprise.
  • Enjeu juridique : être réactif et se conformer aux réglementations en vigueur est primordial. Il s’agit avant tout de bien connaître ses obligations et les sanctions en cas d’erreur. Le procédé de conservation a aussi son importance car certains corps de métiers ont l’obligation de stocker leurs archives sur le territoire français.
  • Enjeu de sécurité : l’accès aux données doit être cohérent avec l’organigramme de l’entreprise. Certaines données doivent être protégées des regards indiscrets. D’autres doivent être conservées à l’abri de tout risque de perte ou de fuite.
  • Enjeu structurel : les données sont une base, des outils permettent de la travailler. La mise en place d’outils innovants et performants sera d’une grande aide pour les employés. Ils gagneront beaucoup de temps sur les tâches du quotidien : recherche de document, classement, etc. L’optimisation de l’accès à l’information sera aussi cruciale dans la gestion du travail collaboratif.
  • Enjeu technologique : compte tenu de l’évolution rapide des nouvelles technologies, il est difficile d’opérer un choix qui engage l’entreprise sur plusieurs années. L’outil d’archivage doit être capable de protéger l’entreprise contre cette obsolescence programmée. Et ce, tout en gérant une augmentation exponentielle des volumes de données à archiver.
  • Enjeu financier : à estimer au regard des investissements liés à la conduite de changement mais aussi en terme d’économies ; productivité du travail, économie du risque de sanction financière en cas de perte de documents, etc.

En conclusion :

La mise en place du logiciel de GED Zensolutions répond à ces enjeux d’archivage numérique des documents grâce à un très large panel de fonctionnalités abouties. Intelligente, la gestion documentaire sera alors orchestrée de manière logique et pratique (classement par dossier, hiérarchisation par date…). Des outils annexes pourront vous aider dans la gestion plus large de votre activité ; planification des tâches, plateforme d’échanges collaboratif, outils bureautiques…. Enfin, Zensolutions bénéficie d’évolutions constantes apportées par l’équipe de R&D de son éditeur Entropics et s’adapte ainsi aux évolutions de la technique comme à la logistique interne de chaque entreprise.

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