Comment choisir son logiciel : le cahier des charges de la GED

7 juillet 2016 9 0 1137

Choisir son logiciel de GED n’est pas chose aisée. A travers cet article, nous allons donc vous aider et vous expliquer comment rédiger un bon cahier des charges GED. Etape indispensable pour sélectionner le prestataire qui répondra le mieux à vos attentes.

Rédiger un cahier des charges GED est la première étape pour toute entreprise désireuse de déployer un outil de gestion électronique des documents. Ce cahier des charges vous permettra de définir vos besoins afin de choisir un éditeur ou un intégrateur. Mais aussi de valider sa compatibilité avec votre système d’information existant et bien évidemment de valider le budget alloué à la solution. Ce cahier des charges vous permettra également d’y voir un peu plus clair et de comprendre le jargon métier ; dématérialisation, ECM, SAE, numérisation, signature électronique, LAD RAD, OCR, archivage, workflow, etc.

cahier des charges gedCahier des charges GED : l’expression des besoins

La rédaction de votre cahier des charges doit débuter par le rappel du contexte dans lequel s’inscrit cette démarche de modernisation de votre entreprise. Est-ce pour remplacer une solution existante ? Pour réduire les coûts liés à la consommation de papier ? Est-ce dans l’objectif de réaliser des gains de productivité ?

Une fois le contexte bien délimité, une étape de plus est nécessaire avant de passer à l’expression des besoins. Vous allez devoir détailler l’existant. Pour ce faire, listez les différents types de documents que vous utilisez dans votre entreprise. Il vous faudra aussi préciser la volumétrie de documents à traiter et le nombre d’utilisateurs potentiels de la GED. Enfin pensez à lister les contraintes techniques potentielles (environnement PC ou MAC, Architecture 32 ou 64 bits, les formats de documents à dématérialiser, etc.)

Vous pouvez ensuite passer à l’expression des besoins. Pour débuter, commencez par écrire les fonctionnalités qu’il vous faut. Gestion du courrier, outil de recherche, dématérialisation des documents, travail collaboratif, archivage numérique, circuit de validation, etc. Si votre métier le justifie, pensez à décrire la fonctionnalité qui devra être développée sur-mesure. Demandez-vous aussi si vous avez besoin d’un logiciel de gestion électronique des documents pour accéder, partager et/ou sécuriser l’information. Plus vous êtes précis, plus la réponse des prestataires l’est également. Et plus le choix de l’outil est simplifié.

Cahier des charges GED : un éditeur ou un intégrateur ?

Même si ce choix ne fait pas réellement partie du cahier des charges, elle va cependant conditionner la définition de la mise en oeuvre de la solution. L’éditeur de logiciel sera à même d’installer la solution. Il assurera une meilleure interopérabilité avec le système existant et proposera plus de flexibilité à son client. Ce choix est également très important pour définir les périmètres de maintenance de la GED. Un éditeur aura plus de facilité à fournir des évolutions ou des correctifs. D’ailleurs, dans votre cahier des charges, il est impératif de délimiter le périmètre d’intervention de votre prestataire en ce qui concerne cette maintenance : mises à jour, correctifs, assistance et niveau d’assistance.

Cahier des charges GED : la mise en oeuvre

Dans le cadre d’un changement de logiciel pensez à préciser s’il faut prévoir l’importation des données stockées dans l’ancien système. Dans tout autre cas, précisez bien la masse de documents à importer et/ou dématérialiser. L’installation et la configuration de l’outil seront simplifiées, plus rapides et donc moins coûteuses. Indiquez également les points d’entrée pour l’acquisition des documents (scanner, fax, copieur, etc.).

Cette étape réalisée, penchez-vous sur le typage de vos documents (bon de commande, facture, etc.). Décrivez ensuite le processus de traitement du document : de sa réception à sa destination finale. Une fois le cycle de vie des documents clairement décrit, il ne vous reste plus qu’à détailler le plan de classement ainsi que les règles de consultations et de modifications de documents.

Si votre métier ou votre secteur d’activité requiert des circuits de validation particuliers, pour une action commerciale par exemple, décrivez de façon extrêmement précise chaque étape du workflow. Le document a-t-il besoin d’être validé par plusieurs personnes ? De combien de temps un superviseur dispose-t-il pour valider un document ? Qui valide les documents quand le superviseur est en vacances ? Que se passe-t-il lorsque le document n’est pas validé ? Enfin, quantifiez et délimitez les périodes d’installation, de configuration et de transfert de compétences.

Cahier des charges GED : le budget

Si le prix ne doit pas être un facteur déterminant dans votre choix d’un logiciel de GEIDE, il doit cependant être clairement mentionné dans votre cahier des charges. Le budget doit tenir compte de l’achat des licences ; mais pas que. Un budget GED doit comprendre, en plus de cela, la maintenance, l’assistance, la formation, les évolutions et éventuellement le coût d’éventuels développements spécifiques. Budgétiser sa solution vous permettra aussi de réaliser des arbitrages. Afin de rester dans la fourchette de prix que vous avez déterminé, vous pourrez être amené à choisir de conserver ou supprimer telle ou telle fonctionnalité de votre cahier des charges.

Pour aller plus loin, et vous aider un peu plus lors de la rédaction de votre cahier des charges GED, nous vous disposons d’un document d’aide à l’expression des besoins. N’hésitez à nous laisser votre adresse email via le formulaire ci-dessous, afin de vous faire parvenir le document :

Je souhaite être informé de la mise en ligne du modèle de cahier des charges :

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