Comment choisir son logiciel GED : sur-mesure ou métier ?

11 juillet 2016 5 0 703

Cet article sur comment choisir son logiciel GED fait écho à notre précédent article sur le cahier des charges GED. En effet, une fois ce cahier des charges complété, vous allez être confronté à plusieurs choix. C’est ce que nous allons détailler dans cet article.

Comment choisir son logiciel GED ? La question est simple mais la réponse complexe. Vous avez établi la liste des fonctionnalités dont vous avez besoin ? Votre choix est fait entre intégrateur ou éditeur de logiciel ? Vous connaissez le budget dont vous disposez pour votre projet ? Alors il est temps de choisir entre une GED Métier et une GED sur-mesure ! Nous allons voir que les deux solutions présentent des avantages et des inconvénients. Il est important de bien les connaitre afin de faire le bon choix et simplifier le déploiement du logiciel au sein de l’entreprise.

Comment choisir son logiciel GEDComment choisir son logiciel GED : une GED sur-mesure

Dans quels cas va-t-on choisir une GED sur-mesure ? Une solution de gestion électronique de documents sur mesure est de toute évidence la solution idéale pour les entreprises qui ont exprimées des besoins spécifiques dans leur cahier des charges.

Prenons le cas d’un hôpital souhaitant s’équiper d’un nouveau logiciel de GED. Ce dernier dispose d’ores et déjà d’une solution lui permettant de gérer les dossier patients (un Système d’Information Hospitalier – SIH – pour être plus précis). Cependant, le service en charge des ressources humaines a besoin d’un autre logiciel capable de gérer tous les contrats des employés. Générant chaque jour de nombreux contrats de très courtes durées, il lui faut impérativement automatiser le traitement de ces documents. Malheureusement, cette fonctionnalité n’est pas prévue dans une GED métier classique destinée aux hôpitaux.

Pour simplifier et optimiser ce process, il est possible de créer un workflow sur mesure permettant la génération automatique des contrats. Ce circuit de validation est également capable de gérer le retour du document une fois signé par l’employé ; c’est le principe de la gestion de documents boomerang. Le document, identifié grâce à un QRcode, va être numérisé, classé dans le dossier du salarié et archivé automatiquement.

Avec cet exemple, il est aisé de comprendre que le développement spécifique de ce workflow est tout à fait pertinent et peut permettre des gains de productivité substantiels. Bien évidement, et c’est un peu l’inconvénient d’une GED sur mesure, ce type de développement a un coût. Toute chose égale par ailleurs, ce coût sera certainement rentabilisé très rapidement au regard des gains de productivité réalisés.

Comment choisir son logiciel GED : une GED Métier

Si toutes les entreprises ont des habitudes de travail et des process internes, chaque secteur d’activité a malgré tout ses particularités. Il y a donc de fortes chances qu’une solution logicielle GED mise en oeuvre dans une entreprise du secteur convienne à d’autres. Le coût d’acquisition d’une GED métier sera donc généralement moins important que celui d’une GEIDE sur mesure. Le temps de déploiement sera également plus court et donc moins onéreux.

Prenons l’exemple d’une GED expert-comptable. Tous les cabinets d’expertise comptable établissent des bilans et des comptes de résultats. Tous travaillent sur les immobilisations et les investissements de leurs clients. Ils gèrent au quotidien de nombreux documents comptables qu’ils doivent saisir, classer et archiver. Il y a donc de fortes chances qu’une solution de gestion électronique de documents adaptée à leur métier puisse leur convenir. Bien évidemment, ce type de solution sera moins flexible. Il faudra donc que certains process internes soient modifiés afin de s’adapter à ceux proposés par l’outil ; et non l’inverse.

Pour conclure, le choix de telle ou telle solution sera bien évidemment guidé par les besoins de l’entreprise et son budget. Plus ces besoins seront spécifiques, plus le choix d’une GED sur mesure s’imposera. Cependant, si vous décidez de choisir une GED métier, rien ne vous empêche ensuite de la faire évoluer. Si le logiciel est suffisamment bien conçu, cela ne posera aucun problème.

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