Conservation des documents – Stocker, sauvegarder, archiver : quelles différences ?

4 août 2016 2 0 1112

La conservation des documents est un point important à maîtriser dans un contexte de stratégie de gestion des documents. En effet, l’augmentation des volumes de données obligent les entreprises à recourir à des solutions logicielles pour sécuriser les documents et optimiser la recherche d’informations.

Stocker, sauvegarder, archiver … A tort, beaucoup de professionnels pensent que toutes ces solutions se valent en matière de conservation des documents. Pourtant, si ces termes partagent une fonction commune qu’est la préservation des données, leur finalité diffère à bien des égards. Il est donc important de s’intéresser aux nuances qui différencient stockage, sauvegarde et archivage des documents pour déployer la solution la plus adéquate. Le point avec Zensolutions !

conservation des documentsConservation des documents et stockage des données

Le stockage est, pour une entreprise, l’action de regrouper en un espace des fichiers informatiques. Ces informations peuvent être de plusieurs types : documents, images, photos, vidéos, etc. Mais surtout, ces données stockées sont qualifiées de « vivantes » : elles ont vocation à être utilisées au quotidien et accessibles en temps réel. Ce qui différencie l’information stockée par rapport à la sauvegarde ou l’archivage, c’est sa capacité à être partagée. Outre le besoin d’enregistrer des documents en un espace physique, le stockage offre des fonctions collaboratives répondant aux enjeux de travail en équipe et de mobilité.

Ainsi, le stockage ou STaaSStorage as a service – est en quelque sorte l’ancêtre du Cloud Computing. Auparavant, les données d’une entreprise étaient stockées sur des périphériques (clé USB, disques durs, CDs, DVDs) et des serveurs communs permettant à chacun de pouvoir accéder à ces documents de travail via un support de stockage physique ou une connexion réseau. Désormais, de plus en plus d’entreprises recourent à des solutions cloud. Ces dernières offrent des espaces de partage en ligne où sont stockés des fichiers déposés par leurs auteurs. Ils sont ensuite accessibles depuis un portail web et via une connexion internet. Les solutions de stockage ont donc évolué, laissant place à plus de flexibilité et favorisant la mobilité. L’information est désormais accessible partout et à n’importe quel moment depuis de nombreux périphériques (PC, tablette, smartphone, etc).

Sauvegarder n’est pas archiver !

La sauvegarde (ou backup) est une copie des fichiers effectuée à un moment précis. Son objectif est de sécuriser les données face à une mauvaise manipulation ou un incident technique, pouvant occasionner la perte ou l’endommagement d’un document. Concrètement, la sauvegarde permet de « photographier » le contenu d’un document en production, à un instant T et de manière inactive. C’est-à-dire que les données sont dupliquées et la copie n’a pas vocation à être modifiées ou éditées contrairement au stockage. Mais les solutions de sauvegarde ne prennent pas uniquement en charge les documents. Elles permettent de préserver également d’autres données comme les applications, les logiciels ou encore les systèmes d’exploitation. L’intérêt est qu’à tout moment ces différents éléments pourront être restitués dans leur état d’enregistrement : sauvegarde des paramétrages, de la version, du contenu, etc.

Ainsi, pour beaucoup d’entreprises sauvegarde et archivage se valent. Et sans le savoir, ils soumettent bien souvent leur activité à de vrais risques. Si la sauvegarde permet en effet de conserver des documents et de sécuriser des données, c’est uniquement pour des besoins à court terme. Car sauvegarder n’est pas archiver ! En effet, les solutions de sauvegarde de documents ne répondant pas aux exigences légales de l’archivage numérique. Elles ne garantissent pas l’authenticité et l’intégrité d’un document, ni même sa valeur probante.

Archiver ses documents : une obligation et des enjeux pour les professionnels

L’archivage répond à deux grands enjeux dans le cadre professionnel. D’une part, c’est une solution pour protéger  le patrimoine de l’entreprise, en conservant les informations relatives à son activité. Ses archives permettent par exemple aux collaborateurs de retrouver facilement l’évolution d’un produit ou d’un service. Mais également de disposer de tous les documents administratifs depuis la création de l’entreprise. Dans ce contexte, l’archivage a vocation à sécuriser les documents clés de la vie d’une entreprise. D’autre part, l’archivage permet de répondre à des obligations de conservation des documents. Quelle que soit leur activité, toutes les entreprises sont contraintes d’archiver de nombreux documents, selon une durée réglementée pouvant s’étendre parfois sur plusieurs décennies.

Pour les entreprises, ces documents archivés ont deux finalités. Ils peuvent être utilisés pour justifier d’une activité ou pour apporter des preuves en cas de contentieux. Il est dont important qu’ils soient conservés dans leur état d’origine. Le contenu doit donc être authentique et n’avoir subi aucune modification ou dégradation. Face à ces obligations, les logiciels d’archivage disposent de fonctionnalités spécifiques pour assurer la conformité des données archivées. La signature électronique permet d’attester la valeur probante d’un document. L’horodatage facilite sa traçabilité. Certains modules simplifient la gestion de conservation pour chaque document ou encore la recherche d’une information parmi des bases documentaires volumineuses. Contrairement au stockage ou à la sauvegarde, l’objectif de l’archivage est donc de conserver des documents anciens, dormants et sur le long terme.

GED, SAE, coffre-fort électronique : quelle solution pour quels besoins ?

En matière de conservation des documents, il existe de nombreux logiciels et applications. Mais tous ne desservent pas les mêmes usages et ne répondent pas aux mêmes exigences.

Comme nous l’avons vu, le stockage des documents inclut de plus en plus pour les entreprises la notion de travail collaboratif. Zensolutions, en tant que solution de GED, permet de stocker et d’organiser des documents en nombres importants. L’objectif : centraliser l’ensemble des données d’une entreprise pour en faciliter l’accès et simplifier la recherche d’informations. Les logiciels de GED prennent en charge le cycle de vie des documents, de leur création à leur archivage.

Les SAE (Système d’Archivage Électronique) et coffre-fort électronique semblent, quant à eux, plus appropriés à l’archivage numérique. Ces solutions intègrent des fonctionnalités répondant aux contraintes légales d’archivages. Notamment car ils assurent un archivage à valeur probante et sont conçus pour gérer automatiquement la durée de conservation des documents, en fonction de leur nature. Une fois intégré au système, les documents sont protégés de toute modification. Chaque action est tracée et retranscrite dans un journal d’audit scellé.

Enfin, le choix d’une solution pour sauvegarder les documents dépendra avant tout de la nature des données et du volume à sécuriser. Sauvegarde sur disque dur, clé USB, en réseau, via un logiciel de sauvegarde ou une application en cloud. Chacune de ces solutions physiques ou virtuelles présentent des avantages et inconvénients à prendre en compte.

La conservation des documents est aujourd’hui un enjeu majeur pour la pérennité des entreprises. En cas d’incidents, il est important de pouvoir préserver l’ensemble des données, afin d’assurer la continuité de son activité. Zensolutions répond à bien des problématiques dans ce domaine. Notamment pour gérer, stocker et sécuriser tous les documents indispensables au bon fonctionnement de votre entreprise !

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