Dématérialisation des factures fournisseurs : vers une gestion simplifiée de la comptabilité fournisseurs en entreprise

1 juillet 2016 7 0 5099

La dématérialisation des factures fournisseurs est désormais stratégique pour beaucoup d’entreprises. Enjeu économique pour certains, gains de productivité pour d’autres, la facture dématérialisée tend à se généraliser, de la PME aux grands groupes.

Pourtant, tous les bénéfices apportés par la dématérialisation des factures fournisseurs sont encore sous-estimés ! En effet, dématérialiser les factures ne se limite pas uniquement au passage du document physique à la facture électronique. Les logiciels de GED comme Zensolutions proposent des modules spécifiques prenant en charge la dématérialisation de factures dans leur globalité.

De la numérisation, au cycle de vie des factures en passant par la gestion des délais de paiement et l’archivage, la GED facilite la gestion de la comptabilité fournisseur. En effet, elle permet d’optimiser chaque étape du processus de traitement des factures.

Dématérialisation des factures fournisseurs, des bénéfices mesurables à court et moyen termes

La dématérialisation des factures fournisseurs offrent de nombreux avantages, rapidement quantifiables pour les sociétés. Premièrement, elle permet aux entreprises de réduire les coûts et le temps lié au traitement des factures. Par exemple, en supprimant ou en automatisant certaines tâches. Bien souvent sans valeur-ajoutée : ouverture du courrier, dispatche dans les services ou encore numérisation et classement dans les dossiers.

Ensuite, cette démarche apporte des gains de productivité non-négligeables. L’optimisation du circuit de traitement des factures permettra de gérer une volumétrie plus importante, d’optimiser la circulation d’un service à l’autre. Tout cela en se protégeant des retards de paiement. A la clé : une entreprise plus performante et des relations fournisseurs améliorées !

dématérialisation des factures

Tableau de bord Zensolutions pour la gestion comptable des fournisseurs

Circuit de validation des flux comptables : simplifier la gestion des factures fournisseurs

La gestion électronique de documents simplifie les processus de traitement des flux comptables. Bien souvent, la validation d’une facture nécessite l’intervention de plusieurs collaborateurs au sein d’une même organisation. La mise en place de circuits de validation est une solution efficace pour simplifier les étapes de validation. Car elle permet également de fluidifier la circulation de l’information, d’un collaborateur à l’autre :

1. La dématérialisation des factures entrantes : la mise en place d’une solution de GED permet de dématérialiser l’ensemble des documents d’une entreprise. Dans le cadre d’une démarche de dématérialisation des flux comptables, les factures fournisseurs numérisées sont capturées puis intégrées automatiquement au workflow.

2. Le rapprochement : cette étape du processus de traitement des factures fournisseurs permet d’automatiser le rapprochement entre la facture et les éléments présents dans le logiciel de gestion documentaire. Les opérations d’imputations comptable et analytique sont simplifiées. Si aucune erreur n’est détectée, la facture passe à l’étape suivante du circuit de validation.

3. La validation et la mise en paiement : l’approbateur concerné reçoit automatiquement une notification à chaque nouvelle facture en attente de validation. Après vérification, il valide ou refuse chacune d’elle en un clic depuis la GED. La validation entraîne alors le déclenchement de la mise en paiement !

4. Le classement de la facture dématérialisée : dernier élément du workflow, l’archivage de la facture. Pas de perte de temps, celle-ci est  automatiquement classée dans le dossier GED correspondant. Elle est ensuite accessible à n’importe quel moment grâce aux outils de recherches avancés.

 

Logiciel de dématérialisation des factures : LAD/RAD et interopérabilité, des prérequis indispensables

Dans un projet de dématérialisation des factures, le choix du logiciel de dématérialisation est primordial. Pour gagner en efficacité, la solution de GED retenue doit disposer de fonctionnalités indispensables comme la LAD (Lecteur Automatique de Documents) et la RAD (Reconnaissance Automatique de Documents.

dématérialisation des factures fournisseurs

LAD/RAD et interoperabilité pour les dématérialisation des flux comptables

Ainsi, lors de la réception d’un document dans la GED, la RAD va permettre d’identifier la nature du document – par exemple une facture. Cette technologie s’appuie sur la reconnaissance d’éléments contenus dans le document comme le logo, les montants HT, TTC ou TVA, les informations fournisseurs, voire même la présence d’un QRcode. La facture électronique sera donc automatiquement classée dans la pile « Facture à traiter » des utilisateurs habilités à traiter ces documents. La LAD va permettre ensuite de capturer ces informations clés – ou métadonnées – et de les reporter automatiquement dans la GED. Un gain de temps précieux pour la saisie des écritures comptables ! Mais également utile pour générer le brouillard comptable en quelques clics !

De plus, le logiciel de gestion electronique de document devra s’intégrer parfaitement au système d’information existant de l’entreprise. Notamment pour permettre une interaction fluide avec les logiciels comptables (Sage, Cegid, Quadratus, etc). En tant que solution support et interfacée avec les applications métiers, la GED permettra par exemple :

  • de consulter les dossiers fournisseurs depuis le logiciel comptable ;
  • d’automatiser le classement des documents générés depuis l’application métier dans le bon dossier fournisseurs de la GED ;
  • d’extraire et d’intégrer automatiquement les informations comptables de la facture directement dans le logiciel métier.

Autant de répercussions positives qui apporteront une plus grande fluidité des processus métiers. Notamment en réduisant la manipulation des documents et la saisie manuelle des données comptables.

Le cahier des charges, étape primaire et primordiale du projet de dématérialisation des factures

Comme pour tout projet de gestion électronique de documents, la mise en place d’un processus de dématérialisation des factures passe nécessairement par la rédaction d’un cahier des charges. En premier lieu, la phase d’audit permettra de décrire et d’évaluer l’organisation actuelle : des documents existants au processus métiers en passant par les différents intervenants des étapes du traitement des factures dans l’entreprise.

Ainsi, le cahier des charges doit contenir un certain nombre d’informations :

  • La volumétrie : le nombre de facture à traiter
  • Les fournisseurs : le nombre de fournisseurs et les différents modèles/types de factures
  • Les circuits de validation : les services intervenants et les étapes de validation
  • Le mode de classement : la gestion des archives physiques et le plan de classement actuel
  • Le système informatique existant : les logiciels comptables et applications métiers
  • L’existence d’un workflow : les processus internes et spécifiques de l’entreprise
  • L’organisation interne : les connexions entre la comptabilité et les autres services

Tous ces éléments vous aideront à choisir la solution de gestion électronique des documents la plus adaptée à votre projet de dématérialisation. Et surtout, de vous assurer un vrai retour sur investissement !

Ainsi, la dématérialisation des factures fournisseurs présente de nombreux avantages, mais surtout des gains indispensables en termes de productivité et d’efficacité. Mais c’est aussi une solution permettant aux entreprises d’améliorer la qualité et la fiabilité des informations, tout en gardant le contrôle sur les échéances et délais de paiements.

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