L’ECM, nouveau concept ou évolution logique de la GED ?

25 septembre 2015 0 0 912

Depuis quelques années, la notion d’ ECM (Entreprise Content Management) semble prendre une place plus importante dans les offres proposées par les éditeurs de logiciels de gestion documentaire. La GED laisse-t-elle sa place à une nouvelle forme de gestion des documents plus performante ?

L’ ECM, concept novateur ou simple évolution des outils de GED ? Point sur deux notions qui diffèrent dans leur définition, mais dont la finalité semble pourtant converger.

GED et ECMLa GED, outil de gestion documentaire

Historiquement, les logiciels de gestion électronique de documents ont été développés pour répondre aux besoins des entreprises. Ainsi, la GED prend en charge la gestion des documents papier, puis numériques que l’on va ensuite dématérialiser. Dans ce contexte, la GED a vocation à capturer, stocker, indexer et classer des documents électroniques dans une base documentaire unique et sécurisée. Cela permet de faciliter la recherche et le partage d’informations au sein d’une organisation. Elle tient compte du cycle de vie d’un document. De plus, elle intègre aussi des spécificités métiers permettant en autre d’interagir avec des applications métiers. La GED, c’est également des spécificités techniques offrant de nombreuses possibilités. Aussi, ces dernières permettent de manipuler des fichiers (modification, conversion, transformation, etc) ou de faciliter, par exemple, le travail collaboratif avec la notion de workflows et circuits de validation.

L’ ECM, une réponse à de nouvelles formes de contenu ?

La notion de gestion de contenu d’entreprise (ECM, ou Entreprise Content Management) peut se définir comme l’ensemble des solutions permettant de gérer des contenus numériques sous toutes ces formes. L’email, la vidéo ou encore les pages web constituent de nouvelles ressources documentaires pour l’entreprise. En ce sens, on entend par ECM un champ d’application plus large de la gestion documentaire. Il prend en compte la notion de « contenu », et non uniquement de « document ». L’ECM vise à mettre en convergence différentes technologiques, dont la GED, pour répondre aux besoins des utilisateurs face à ces nouvelles formes de contenus. La GED répond en premier lieu à des fonctions de gestion et d’archivage documentaire. L’ECM vise à produire des données structurées à partir de ces informations dans l’objectif d’optimiser les processus métier.

Dans ce contexte, difficile d’établir un réel comparatif entre ECM et GED. La gestion de contenu d’entreprise semble offrir de nouvelles possibilités aux utilisateurs. Elle permet de faire face à l’émergence de nouveaux modes de partage de l’information. La diffusion de l’information au sein de l’entreprise ne se limite plus aux supports traditionnels.

Pour autant, peut-on qualifier l’ECM de concept novateur ? Avec une gestion plus globale de l’information dans l’organisation, l’ECM semble répondre à une évolution de la gestion documentaire. Il s’inscrit dans la continuité des solutions qu’offre la GED…

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