GED Mutuelle & Assurance : un outil d’amélioration de la qualité de service

3 août 2016 0 0 994

La GED Mutuelle semble désormais indispensable aux professionnels de la protection sociale. Entre un cadre réglementaire strict et un besoin de réactivité toujours plus croissant, les mutuelles et les assurances font face à des enjeux importants dont l’élément central reste la satisfaction client. Une GED pour les mutuelles permet de répondre à ces exigences bien spécifiques et apporte de nombreux avantages dans un secteur ultra-concurrentiel.

Les assureurs et mutualistes ont depuis longtemps pris le virage du numérique pour ce qui est de la relation client. Une grande majorité est aujourd’hui munie d’un site internet, d’une application et d’un service client online. Mais du côté de la relation adhérent, les solutions sont plus complexes à mettre en œuvre. Peu de mutuelles sont équipées de solutions leur permettant de dématérialiser la gestion des dossiers adhérents. Pourtant, pour les professionnels ayant franchi le pas, les solutions de GED Mutuelle apportent des gains non négligeables en termes de performance, de productivité et de réactivité.

GED Mutuelle et Assurance : optimiser la gestion des flux d’informations, le cas d’EOVI MCD

La gestion des documents au quotidien est un véritable challenge pour les mutuelles. D’une part, ces professionnelles de la santé font face à une forte volumétrie, alimentée continuellement. Des documents à trier, distribuer, classer avant de les traiter puis de les archiver. D’autre part, les demandes des adhérents proviennent de sources multiples : courrier, email, téléphone, formulaire web. Face à cette problématique, l’intérêt d’une solution de GED est de pouvoir centraliser tous les documents et d’optimiser la gestion des flux d’échanges. Ce fût le cas de notre client EOVI MCD qui, dans le cadre d’un projet de fusion de ses antennes régionales, souhaitait harmoniser son système d’information et les processus de gestion.

L’objectif du logiciel de GED Mutuelles a donc été dans un premier temps de dématérialiser les flux entrants. Le courrier est pris en charge par le logiciel dès sa réception. Une première étape de numérisation permet de disposer de tous les documents au format numérique. La fonction de gestion du courrier classe ensuite automatiquement le document dans le bon dossier adhérent grâce à un traitement LAD/RAD. Une fois indexés dans la GED, les documents sont accessibles aux 900 collaborateurs, répartis sur plusieurs sites. Chaque gestionnaire dispose d’une corbeille électronique depuis laquelle il peut accéder aux demandes à traiter. Zensolutions facilite aussi l’accès à l’information grâce au module de recherche interne. Pour EOVI MCD, le déploiement d’une solution de gestion électronique de documents a permis de diminuer les coûts de traitement et de gagner en productivité.

La GEIDE permet également de réduire le temps consacré à la gestion des emails en automatisant leur traitement. C’est l’une des fonctionnalités clés de la gestion électronique de documents. Le logiciel analyse les informations contenues dans les emails pour en assurer le classement dans la GED, la distribution et les processus de traitement associés.

GED Mutuelle et Assurance

Sécuriser l’information, une priorité pour les mutuelles et assurances

Pour UGIP, assureur en crédit immobilier dédié aux courtiers, la sécurisation des données était un critère déterminant dans le choix de la solution de GED. Comme en témoigne Gino Calvi, Directeur du développement chez UGIP :

« Nous avions une très forte exigence concernant la sécurisation des informations. Nos clients nous confient des informations sur leur santé et il est hors de question que celles-ci soient accessibles d’un simple clic ».

En effet, pour les assureurs et mutualistes les enjeux sont importants. Chaque jour, les gestionnaires manipulent des données personnelles concernant la santé de leurs adhérents ou tout simplement des informations d’ordre privé.

Chez Zensolutions, la sécurité est au cœur de nos priorités. Pour cela, notre solution logicielle dispose de fonctionnalités permettant de contrôler et de maîtriser l’accès aux documents. Chaque collaborateur se voit attribuer un profil utilisateur, pour lequel des droits et des niveaux d’autorisation ont été définis. Ainsi, il n’aura accès qu’aux seules informations qu’il est autorisé à consulter, modifier, ou traiter. De même, toute action survenue sur un document est tracée et historisée, afin de savoir ce qui a été modifié, à quel moment et par quel utilisateur. Cette fonctionnalité est très utile lorsque que plusieurs personnes interviennent dans la gestion d’un même dossier.

Mais la GED répond aussi aux contraintes légales de conservation des dossiers adhérents. Comme beaucoup de professions, les assurances et mutuelles sont soumises à une obligation d’archivage des documents. Le logiciel de GED Zensolutions permet de stocker et d’archiver tout type d’information au format électronique. Ainsi, les documents sont protégés d’une quelconque dégradation et restent facilement accessibles en cas de besoin. Les fonctionnalités de la GEIDE offrent aussi la possibilité de gérer la durée de conservation et de garantir la valeur probante des documents (signature électronique, conversion en PDF, historique et traçabilité, etc).

Une GED Mutuelle et Assurance pour simplifier la gestion des dossiers adhérents et améliorer la satisfaction client

Pour les assurances et mutuelles, la satisfaction client est une priorité. Elle permet de fidéliser les adhérents et de valoriser leur image auprès de futurs clients. La GED joue donc un rôle important : elle doit permettre aux collaborateurs de répondre efficacement aux demandes de leurs adhérents.

Mais le travail quotidien des gestionnaires est rythmé par des événements importants qui nécessitent une bonne organisation pour ne manquer aucune échéance. Le cadre légal impose des délais à respecter notamment en matière de remboursement. La GED permet de faciliter la gestion des dossiers adhérents et des échéances qui en découlent ; agenda personnel ou partagé, alertes, notifications, tableau de bord, etc. En programmant les différents événements, les gestionnaires sont avertis en temps voulu des tâches à ne pas oublier : renouvellement de contrats, remboursement d’indemnités, résiliation, etc. Cet exemple illustre bien l’intérêt d’une GED Métier, comme la GED Mutuelle, qui permet d’intégrer les process du secteur d’activité.

Grâce au workflow, chaque processus métier peut être optimisé. Ils permettent d’automatiser des tâches courantes de gestion comme la création d’adhérent, la gestion des demandes de remboursement, la saisie des informations bancaires, etc. L’objectif étant d’assurer un traitement plus efficace et rapide des dossiers à traiter. Un gain de temps pour se consacrer pleinement à la relation client, au conseil et à l’accompagnement. D’autre part, les workflows apportent une meilleure visibilité sur l’avancement des dossiers. Une fois que les tâches sont effectuées, celles-ci apparaissent comme clôturées dans la GED et passent directement à l’étape suivante. Chaque problème rencontré est remonté automatiquement à la personne compétente pour plus de réactivité. Ainsi, chaque gestionnaire est en mesure de suivre ses dossiers en temps réel et d’informer instantanément les adhérents de l’avancement de leur demande.

La GED Zensolutions, une vraie expérience auprès des mutuelles et assurances

Fort de notre expérience auprès de nombreuses sociétés d’assurances et mutuelles, nous avons développé un logiciel de GED à la hauteur des exigences de la protection sociale. Personnalisable, Zensolutions dispose des fonctionnalités modulaires apportant une solution à chaque problématique. Cette flexibilité permet de répondre aux contraintes particulières de chaque société.

L’interface est conçue pour une prise en main rapide et facilite l’interaction avec les logiciels métiers. La GED Mutuelle s’intègre parfaitement au système d’information. Elle permet de fluidifier la circulation de l’information d’une application à l’autre, d’un collaborateur à l’autre. Cette interopérabilité avec les logiciels métiers est indispensable pour le traitement des dossiers et des demandes adhérents. Mais surtout, les avantages sont nombreux ; rapidité de traitement, saisie automatique des informations, classement intelligent des documents de l’application vers la GED, etc.

Le déploiement d’un logiciel de GED pour les mutuelles et les assurances est un projet ambitieux. Au préalable, il convient de définir précisément les besoins de l’organisation. Nos experts Zensolutions sont à votre écoute pour vous conseiller et vous accompagner. N’hésitez pas à nous contacter !

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