La validation par mail et le logiciel de GED Zensolutions

20 juin 2014 1 0 2973

Les circuits de validation des documents sont désormais une fonction centrale d’un logiciel de GED. Zensolutions propose, avec un certain enthousiasme, cette fonctionnalité depuis plusieurs années. Pour ceux qui ne sont pas familiers de la notion de circuit de validation (Workflow en anglais), nous allons tout d’abord la resituer. Cela vous permettra de mieux comprendre notre module de validation par mail.

En une phrase assez simple, la validation par mail est une extension permettant l’ajout des choix de workflow dans le corps du mail. Nous allons voir de façon plus précise comment cette fonctionnalité se matérialise.

Circuit de validation et workflow validation par mailLogiciel de GED et circuit de validation

L’un des atouts propres à la GED est sa capacité à faire circuler l’information plus rapidement. Pour comprendre l’intérêt du circuit de validation, il suffit de prendre un exemple :

Nous sommes dans le service comptabilité d’une PME. La personne en charge de la comptabilité reçoit une facture. Avant la mise au paiement de la facture, elle doit obtenir l’accord de son supérieur. En demandant cette validation au travers du DESK Zensolutions, son supérieur reçoit une notification. Il peut alors valider la facture d’un simple clic tout en consultant très facilement son contenu. Si vous avez de nombreux fournisseurs, cette fonctionnalité vous facilitera grandement la vie et la gestion du paiement des factures.

Le plus de Zensolutions : la validation par mail

Nous réfléchissons constamment à améliorer notre produit. Aussi, l’une des choses dont nous nous sommes rendu compte, c’est que de nombreux utilisateurs sont souvent en déplacement. Ainsi, ils n’ont pas toujours la possibilité d’accéder à la GED. La validation par mail, c’est l’envoi d’un mail à la personne habilitée à valider. Prenons l’exemple d’une facture. Ce mail contient en pièce jointe la facture et dans le corps du texte deux liens permettant soit de valider soit de refuser le paiement de la facture. En cliquant sur le lien, un mail est automatiquement généré puis envoyé. Ainsi, les fonctionnalités de la GED restent accessibles à tout instant quel que soit votre ordinateur, navigateur, téléphone, logiciel de messagerie…

Enfin, un des plus de l’approbation par mail est la possibilité de demander des validations à des collaborateurs tiers n’ayant aucun accès à une solution GED. Comme vos clients, vos fournisseurs ou vos collaborateurs externes.

N’hésitez pas à prendre contact avec nous si vous désirez en savoir plus sur cette fonctionnalité !

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