La gestion electronique des documents PDF avec Zensolutions

3 août 2016 0 0 1329

La gestion electronique des documents PDF (Portable Document Format) est un incontournable du domaine informatique. L’usage du format PDF est en effet largement répandu en raison des nombreux avantages qu’il confère. Dans cet article, nous vous proposons de découvrir la richesse des outils offerts par Zensolutions pour la gestion électronique des documents PDF.

gestion de documents PDFLe PDF permet de créer rapidement et simplement des fichiers au contenu « figé », facilement partageable, tout en s’affranchissant des problèmes de compatibilité dans les échanges interprofessionnels. Il est donc indispensable pour toute entreprise de disposer d’une solution logicielle prenant en charge la gestion electronique des documents PDF.

Le logiciel GED Zensolutions intègre de nombreux outils permettant de fluidifier et d’optimiser le travail sur ce type de documents. Mais l’avantage de notre solution GED est surtout de regrouper un panel de fonctionnalités simples et avancées au sein d’un même logiciel. Une solution facilitant la gestion des PDF, le travail en équipe autour de fichiers communs et offrant une grande interaction avec le contenu des documents.

Gestion electronique des documents : la visionneuse PDF

La visionneuse PDF est un outil pour lire et éditer des documents PDF depuis Zensolutions. Elle permet aux utilisateurs de visionner et de manipuler des fichiers PDF, sans recourir à une application tierce (Acrobat Reader, PDF-Xhange Editor, etc).

A l’ouverture d’un document PDF dans la GED, la visionneuse permet d’afficher le fichier et met à disposition une barre d’outils très complète. Cette dernière regroupe un grand nombre de fonctionnalités ; des plus simples au plus complexes. L’utilisateur pourra ainsi accéder à des fonctions telles que l’impression, la rotation ou la modification de l’ordre des pages, le zoom, etc. Des actions très utiles au quotidien.

Mais la visionneuse facilite surtout l’interaction avec le contenu des documents PDF. Notamment grâce à l’OCRisation, un procédé très puissant de la gestion electronique des documents qui repose sur la Reconnaissance Optique de Caractères (ROC ou OCR en anglais). Le lancement de l’OCR sur un document PDF permet d’accéder à des fonctionnalités très avancées depuis la visionneuse. De manière très simple, l’utilisateur pourra ainsi sélectionner, surligner, barrer ou gommer une partie du texte contenue dans le fichier PDF. La visionneuse dispose également d’un outil « Tampons », permettant de renseigner l’état d’un document, sans l’imprimer : « Payé », « Validé », « Document confidentiel », etc.

Enfin, la visionneuse PDF de notre outil GED comprend des fonctionnalités facilitant la circulation de l’information et le travail collaboratif. Depuis la barre d’outils, un utilisateur peut aisément ajouter du texte dans un PDF afin de compléter le travail d’un collaborateur. Mais il peut aussi annoter un document au moyen de commentaires, afin de partager ces remarques à l’ensemble des intervenants d’un projet. L’information circule simplement et en temps réel.

Ces différentes fonctionnalités sont illustrées dans la vidéo de présentation de la visionneuse PDF ci-dessous :

Gestion electronique des documents PDF : l’outil de classement avancé

Zensolutions dispose d’un outil de classement avancé prenant en charge la gestion electronique des documents PDF. Depuis la GEIDE, cet outil permet de réaliser un certain nombre d’actions.

Pour illustrer les possibilités offertes par Zensolutions, prenons l’exemple d’un cabinet d’assurance. A chaque nouvelle souscription, un gestionnaire reçoit un dossier comprenant des documents de natures distinctes : formulaire de demande d’adhésion, RIB, fiche de renseignements, pièces d’identité, etc. Autant de documents destinés à des personnes différentes et qui ne nécessitent pas forcement le même traitement.

Le classement avancé avec Zensolutions simplifie le travail de traitement et d’organisation des documents. Tout d’abord, cet outil permet de découper par lots d’une ou plusieurs pages le document PDF initial afin de créer des fichiers PDF indépendants. Des fonctions d’extraction, de déplacement et de suppression des pages sont disponibles. Ensuite, l’utilisateur pourra affecter une nature à chaque documents (RIB, remboursement, pièce d’identité, etc). Cette étape permettra d’assurer un classement rationalisé des documents dans les dossiers adéquats et d’en faciliter la recherche une fois archivé. Enfin, chaque document PDF pourra être dispatcher de manière indépendante à l’utilisateur concerné. Ainsi, il aura accès aux seuls documents qu’il doit traité.

L’ensemble de ces actions successives est entièrement réalisé depuis l’outil de classement avancé de Zensolutions. Un gain de temps et de productivité permettant aux gestionnaires de gérer efficacement de nombreux dossiers ! Démonstration des fonctionnalités en vidéo :

Générer, convertir, dupliquer et fusionner les documents PDF en un clic !

Dans Zensolutions, la visionneuse PDF et l’outil de classement avancé permettent la lecture, le partage et la gestion electronique des documents. Mais il existe d’autres fonctionnalités simplifiant le travail des collaborateurs d’une entreprise au quotidien. En effet, Zensolutions met à disposition plusieurs options pour réaliser rapidement des tâches courantes. Depuis l’outil GED, un utilisateur peut par exemple utiliser les fonctions suivantes, accessibles via un menu « contextuel » :

  • Convertir en PDF : le document source est converti au format PDF ;
  • Dupliquer en PDF : un utilisateur peut générer un document PDF à partir d’un fichier. Une version au format initial sera conservée (par exemple, Word, Excel, Power Point, etc) ;
  • Fusionner en PDF : un utilisateur peut générer un seul document à partir de plusieurs fichiers distincts ;
  • Signer, tamponner ou parapher un document en apposant l’image d’une signature manuscrite ou d’un modèle de tampon ;

Ces fonctions ne requièrent pas l’usage d’applications supplémentaires en complément du logiciel de gestion electronique de documents. En étant totalement intégrées au logiciel de GED, ces outils apportent aux usagers une grande fluidité dans leur travail. L’utilisateur n’a pas besoin de basculer d’une application à l’autre pour intervenir sur un document.

Documents PDF, signature électronique et valeur probante

Les outils de signature, paraphe et tampon sont très utiles pour dématérialiser les circuits de validation ; ou workflows. Grâce à cette fonctionnalité, chaque utilisateur peut disposer de sa signature dématérialisée et ainsi viser un document en un clic. L’accès à ces ressources est bien évidemment sécurisé et lié à un seul usager.

La signature électronique permet également d’attester la valeur probante d’un document. En effet, dès lors qu’un utilisateur appose sa signature, le document est automatiquement converti en PDF. Ce procédé permet de figer son contenu, d’en attester l’authenticité et son intégrité. Des informations comme la date et l’heure peuvent être ajoutées automatiquement à la signature. Cela permet d’assurer une traçabilité complète de l’approbation en cas de nécessité.

gestion electronique des documents PDF

Grâce à ces outils, Zensolutions facilite la gestion electronique des documents PDF. Mais il détient également d’autres avantages qui en font un logiciel de gestion documentaire complet et très puissant. N’hésitez pas à découvrir notre article sur les 10 fonctionnalités phares de Zensolutions !

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