La GED : un logiciel pour simplifier la gestion des documents et de l’information

25 juillet 2016 1 0 2099

La GED (ou GEIDE) prend une place prépondérante dans la gestion de l’information au sein des entreprises. Sans pour autant remplacer les logiciels métiers, la gestion électronique de documents s’intègre au cœur de l’organisation des entreprises pour en simplifier le quotidien. Mais concrètement, qu’est-ce que la GED ?

La GED désigne l’ensemble des processus informatisés visant à gérer et organiser les documents d’une organisation. En d’autres termes, la gestion électronique de documents est un logiciel qui permet de constituer un référentiel documentaire commun en recourant à la dématérialisation.

Mais dans sa définition, la GED est souvent réduite à sa fonction principale d’archivage numérique. Pourtant, ses usages répondent à des enjeux bien plus stratégiques pour les entreprises. Sécurisation des données, travail collaboratif ou encore dématérialisation des processus métiers, les logiciels de GEIDE regorgent de fonctionnalités facilitant le traitement de l’information. En effet, les logiciels de GED prennent en charge toutes les étapes du cycle de vie d’un document, de sa création à son archivage.

La GED, un outil pour faciliter la gestion des flux documentaires

Initialement, les outils de GED ont été développés pour offrir des solutions face à la gestion de documents papiers des entreprises. Dans ce contexte, la GED a vocation à stocker, centraliser et organiser l’information sous forme dématérialisée. Regrouper au sein d’une base documentaire commune, les documents sont facilement accessibles à l’ensemble des collaborateurs.

Pour autant, la vie d’un document ne s’arrête pas à sa création puis à son archivage dans un dossier. La gestion electronique des documents permet également d’en gérer tous les aspects : recherche, modification, versioning, partage. De même, la gestion de l’information représente souvent une perte de temps quotidienne pour de nombreux collaborateurs. L’une des fonctions clés de la GED est d’assurer un classement intelligent de tous les fichiers. Les documents, emails et pièces-jointes sont automatiquement rangés dans le bon dossier, sans aucune action manuelle de la part d’un utilisateur. Un gain de temps précieux et un risque de pertes de données maîtrisé.

La GEIDE, un outil pour maîtriser l’information et collaborer efficacement

Mais la gestion documentaire n’est que l’une des facettes des logiciels de GED. La maîtrise de l’information est devenue cruciale. Face à ces nouvelles exigences, les solutions de GED ont évolué. Elles disposent de fonctionnalités dépassant le cadre de la gestion de l’information.

Les entreprises sont à la recherche d’outils pour développer et faciliter le travail collaboratif. La GED intègre parfaitement cet aspect en facilitant le travail en équipe. Grâce au partage d’un référentiel documentaire commun, les utilisateurs d’une solution de gestion électronique de documents peuvent collaborer efficacement, à distance, sur un même document. Tout comme les flux de discussions et de commentaires qui permettent d’échanger en temps réel.

De même, le pilotage et le suivi de projet sont facilités. Les logiciels de GED, comme Zensolutions, mettent à disposition des outils de partage, de planification ou de supervision des tâches. Mais surtout, la mise en place de circuits de validation permet d’alléger les procédures pour gagner en efficacité. Depuis la GED, l’approbation d’un document peut être réalisé en un clic et à distance, grâce à la validation par mail ou la signature électronique.

Une GED, une solution adaptée à chaque métier

L’ensemble de ces fonctionnalités font la richesse des logiciels de GED. Mais les besoins des professionnels ne sont pas tous identiques. Chaque métier détient des spécificités auxquelles les logiciels de GED doivent apporter des réponses concrètes.

Par exemple, un cabinet d’expertise-comptable sera plutôt à la recherche d’une solution de GED en ligne comme ZenCloud. Elle lui permettra d’être réactif et mobile en accédant aux documents de ses clients à tout moment. Un consultant en RH privilégiera un logiciel de GED disposant d’un module de recherche très puissant. Cette fonctionnalité lui permettra de réaliser des extractions de profils, en fonction de critères précis, et de trouver le candidat idéal en quelques minutes ! Une collectivité voudra, quant à elle, assurer une gestion efficace du courrier (réception, numérisation, dispatch, gestion des réponses) et répondre aux contraintes de dématérialisation des procédures de marchés publics.

la ged

Module de recherche de Zensolutions

Dans ce contexte, la suite logicielle Zensolutions s’adapte parfaitement aux besoins utilisateurs quel qu’en soit la complexité. Le Pack Démat, conçu pour les TPE/PME, permet de mettre rapidement en place des solutions pour gérer efficacement tous les flux de documents, et ce de manière transversale. Mais pour des entreprises dont les besoins sont plus spécifiques (contrôle de la qualité, circuits de validation complexes, etc), la mise en place d’une GED sur-mesure est indispensable. La flexibilité offerte par Zensolutions apporte des réponses à chaque processus métier. Mais c’est également un logiciel de GED qui participe à la productivité et l’efficacité des entreprises.

Les avantages d’un logiciel de GED

La GED répond à bien des problématiques. Mais si l’utilisation diffère, beaucoup d’entreprises retirent de la gestion électronique de documents des avantages communs, quel que soit le secteur d’activité. En premier lieu, la réduction des coûts liés au traitement des documents papiers. Le matériel, l’impression, les consommables ou encore les espaces de stockage sont autant d’investissement qu’un logiciel de GEIDE peut rationaliser.

Ensuite, la gestion électronique de documents permet de gagner en productivité et efficacité. En automatisant des tâches répétitives, les collaborateurs sont disponibles pour réaliser d’autres missions à plus forte valeur ajoutée. Mais surtout, la GED répond à des enjeux de plus en plus importants pour rester compétitif : le travail collaboratif et la mobilité des équipes. Un défi de taille pour les entreprises en quête de développement.

Les logiciels de GED se perfectionnent continuellement pour répondre toujours mieux aux besoins des professionnels. Tant et si bien qu’il est parfois difficile de définir la notion de GED. En couvrant de nouvelles fonctionnalités, la GEIDE offrent toujours plus de possibilités aux entreprises.

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