La GEIDE, une évolution logique des solutions de GED pour les entreprises

8 juillet 2016 2 0 1085

GEIDE et GED sont tous deux des acronymes renvoyant à la gestion de l’information de manière informatisée. Si le terme GED est plus répandu, celui de GEIDE semble pourtant plus approprié. Plus précis, il définit mieux les usages actuels de la gestion électronique des flux d’informations.

La GEIDE et la GED désignent tous deux des logiciels mettant en œuvre des processus pour organiser et gérer des documents dématérialisés. De ce fait, chacun fait écho au principe du Document Management System (DMS). Alors, quelle est la différence entre GEIDE et GED ? La réponse se trouve plutôt dans les usages de ces solutions logicielles. En effet, si les deux termes recouvrent la même capacité à traiter les flux d’informations, les types de supports pris en charge par la GEIDE et la GED diffèrent.

La GEIDE et la GED : définitions et usages

Le terme GED pour Gestion Electronique de Documents apparaît au milieu des années 80, en lieu et place de « l’archivage électronique ». Devant la généralisation des outils informatiques, les entreprises sont à la recherche de solutions facilitant le stockage et la gestion des documents qu’elles réceptionnent et produisent au quotidien. Ainsi, la GED répond avant tout aux besoins de stocker, archiver et classer l’ensemble des documents d’une entreprise. L’objectif étant d’en faciliter l’accès et la recherche, mais également les différentes manipulations (enregistrement, classement, modifications, etc).

la geide et la gedLa GEIDE est l’acronyme de Gestion Electronique de l’Information et des Documents de l’Entreprise. La première apparition du mot GEIDE remonte à 1994. Approuvée par l’association APROGED, le terme GEIDE répond à une appellation plus large que celui-ci de GED. Elle inclut dans son champs d’application l’ensemble des informations provenant d’une source informatique. Elle ne se limite donc pas aux documents. Un terme qui recouvre mieux les usages actuels des entreprises ; notamment avec la naissance de nouvelles formes d’échanges de l’information.

La GEIDE, une évolution logique de la GED

Les solutions de GED ont donc naturellement évolué face à l’émergence de nouvelles méthodes de communication. L’arrivée de l’email, par exemple, donne lieu à de nouvelles formes d’échanges. L’information n’est plus uniquement stockée dans des documents. Elle prend d’autres formes que les éditeurs de GEIDE doivent désormais prendre en charge.

Mais la GEIDE offre également de nouvelles possibilités. L’évolution des méthodes de communication induit également de nouvelles formes d’organisation. La généralisation de l’usage des emails accélère la rapidité des échanges et favorise le travail collaboratif. La multiplication des applications métiers permet aux entreprises de gagner en productivité et de mesurer en temps réel leurs performances. Des données et des flux d’informations qu’un logiciel de GED doit être capable d’analyser pour les stocker, les classer et en faciliter la gestion.

En conséquence, les éditeurs de GED ont développé des solutions qui répondent à ces méthodes de travail : du classement automatique des mails aux outils de partage de documents et d’informations, en passant par le paramétrage de workflows ou la gestion du courrier.

A l’origine de la GEIDE, le Document Management System (DMS)

Si vous êtes impliqué dans la mise en place d’un projet de GEIDE, le terme DMS ne vous est peut-être pas inconnu. Le DMS (Document System Management) n’est autre que l’acronyme anglophone pour GED (Gestion Electronique de Documents). Il désigne un système de gestion de documents permettant d’organiser, de gérer et de classer des documents. Un concept qui regroupe l’ensemble des solutions ayant pour vocation la réduction du papier et la gestion des documents informatisés.

Dans ce contexte, les logiciels de GEIDE font partie intégrante de la DMS en mettant en œuvre des procédés informatisés. Notamment dans le but de faciliter la centralisation, le classement et la gestion des documents numériques.

GED et GEIDE sont souvent source de confusion dans l’esprit des utilisateurs. Il est vrai que la nuance entre ces deux notions est assez subtile. Pour résumer, nous dirons que la GEIDE apporte à la gestion électronique de documents une réponse face à de nouveaux usages. Un terme plus précis pour finalement un champ d’application plus large !

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