Gestion des mails – Automatisez le classement de vos emails avec la GED Zensolutions

9 octobre 2015 0 0 1321

L’e-mail a tué le papier. C’est un fait, mais qu’en est-il de la gestion des mails ? Avec plus de 30 millions d’utilisateurs en France et une moyenne nationale de deux adresses mails par internaute, le courrier électronique est devenu le canal de communication écrite N°1. Autant dans la sphère personnelle que professionnelle.

Zensolutions propose une solution de GED performante qui répond, entre autres, aux nouveaux besoins des entreprises. Découvrons les outils et fonctionnalités phares dédié à la gestion des mails !

Ged et gestion des mailsUn constat : l’e-mail est incontournable …

Au sein des entreprises, l’email a un impact particulièrement décisif. Incontournable, il s’est imposé comme le moyen d’adresser un message presque instantanément et sans coût … ou du moins, sans coût visible !

D’après une étude du McKinsey Global Institute, un salarié passe en moyenne :

  • 28 % de sa semaine à répondre à des mails ;
  • 19% à rechercher des informations disséminées dans ses mails ;
  • Soit 13h par semaine ou 650heures par an !

… mais il coûte cher !

L’email, si facile à envoyer, noie littéralement les messageries professionnelles et finit par phagocyter un temps précieux et coûteux. Pour limiter cette perte de temps relative à la gestion des mails, nos collaborateurs ont développé plusieurs techniques. La capacité à lire en diagonale, le transfert constant de mails importants de peur qu’ils ne se perdent ou encore l’envoi de messages groupés comme solution au traitement collectif d’information !

Avec de telles méthodes, l’entreprise ne tarde pas à s’enfermer dans un cercle vicieux. Multiplication des destinataires, trop de mails reçus et envoyés, perte de temps à traiter des informations en trop grand nombre, perte de temps face à des tâches plus importantes, etc.

La gestion des e-mails avec la GED

 

Zensolutions, véritable couteau suisse de la gestion des mails

Ainsi, nous avons développé Zensolutions dans l’idée de répondre à un besoin évident des entreprises de gagner en rapidité et en productivité. Et ce, en toute sécurité. Ainsi notre logiciel de GED propose un panel de fonctionnalités très complet. Il permet d’optimiser la gestion des mails et de réduire le temps dédié à leur traitement.

Classer, rechercher, archiver … Zensolutions le fait pour vous !

Chacun des aspects de la gestion des mails est pris en compte par notre solution logicielle. Zensolutions dispose d’un système de stockage centralisé d’emails. Grâce aux informations liées à un mail (par exemple l’émetteur) chaque message se classe automatiquement dans la GED. Avec cette fonctionnalité, vous retrouvez facilement le fil de vos échanges : tous les emails destinés à un client ainsi que ses réponses viennent automatiquement se classer dans le dossier qui lui est attribué.

Mais ce n’est pas tout ! Ce classement rationalisé vous permet de retrouver une information instantanément. Zensolutions intègre des outils de recherche, d’extraction et de classement avancé, véritable gain de temps pour tous vos collaborateurs ! La GED prend en charge la gestion complète des pièces jointes. Lorsque vous recevez un e-mail, vous pouvez choisir d’extraire et de classer tous les documents liés au même endroit que le message d’origine. Vous pouvez aussi choisir de les classer séparément à un endroit précis ! Enfin, l’outil de recherche Zensolutions vous permet de passer au crible tous vos emails :  leur contenu des messages, mais également le contenu des pièces jointes !

Une gestion des mails en toute sécurité

La sécurisation de vos données est notre priorité. Avec Zensolutions, vous disposez d’un hébergement local, pérenne et sécurisé. Quel que soit l’incident rencontré par votre matériel de bureautique, tous vos échanges sont conservés sur votre serveur.

Zensolutions dispose également d’un outil d’historique des actions réalisées. Chaque utilisateur est enregistré dans la GED, ce qui permet de retracer avec précision qui a lu quoi et à quel moment. Soyez assuré de la bonne réception et de la lecture de vos messages !

Mais la sécurité dans Zensolutions ne s’arrête pas là. Notre logiciel de GED vous permet de créer une bibliothèque d’emails « types ». En créant des modèles, vous êtes assuré de maîtriser votre image de marque grâce à l’envoi de messages uniformisés. Ce type de solution vous garantit également que les messages envoyés par vos collaborateurs contiennent bien tous les éléments d’informations nécessaires. Par exemple, un modèle d’email  « offre commerciale » peut contenir un message type adapté, une signature agrémentée du logo de votre entreprise et, éventuellement un lien vers vos annexes contractuelles. Plus de risque d’oubli ou d’erreur de copier-coller !

Sécurité, classement rationalisé, archivage automatique, Zensolutions répond à de nombreuses problématiques. Ne perdez plus de temps, découvrez notre Pack DEMAT’ et nos offres sur mesure conçus pour répondre à tous vos besoins !

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