La gestion documentaire, un défi pour les entreprises engagées dans une démarche de gestion de la qualité

30 juin 2016 2 0 1374

La gestion de la qualité est un enjeu en termes de stratégie et de développement pour les entreprises. Mais face à une gestion documentaire croissante, il est parfois difficile de centraliser toutes les données. Et, bien évidemment, de garder le contrôle sur l’ensemble des documents de l’entreprise.

Logiciel pour la gestion documentaire qualité des entreprisePour pallier à ces problématiques, de nombreuses organisations recourent à des logiciels de gestion électronique de documents (GED). L’objectif : développer une gestion efficiente du savoir-faire et des connaissances internes de l’entreprise. En effet, si les logiciels utilisés par les différents services apportent des réponses concrètes à un besoin métier, la complémentarité avec une solution pour la gestion documentaire permet de fluidifier le partage de l’information et de faciliter l’application des procédures qualité.

Gestion de la qualité : un référentiel documentaire à centraliser et à structurer

La gestion de la qualité constitue un référentiel documentaire important pour les entreprises en quête d’amélioration et de performance. La norme ISO 9001, qui décrit les exigences d’un système de management de la qualité, n’indique pas exhaustivement l’ensemble des documents à produire.

Cependant, les entreprises engagées dans une démarche de gestion de la qualité disposent généralement d’une documentation constituée d’un manuel qualité, de procédures organisationnelles et de processus fonctionnels. En plus de cela, elles disposent également de modes opératoires (fiches d’instructions et de consignes, fiches de postes, etc) ou de documents dit « d’enregistrement », certifiant les preuves de résultats et assurant la traçabilité des opérations réalisées.

Une gestion documentaire stratégique regroupant des données techniques à structurer, centraliser et organiser rigoureusement. L’objectif étant de pourvoir l’exploiter pleinement et d’en retirer les bénéfices attendus : amélioration continue, gain de productivité, maîtrise et contrôle des procédures qualités, etc.

La GED, une réponse fonctionnelle à la gestion documentaire qualité

logiciel gestion documentaireL’acquisition d’un logiciel de gestion documentaire permet de répondre à ces enjeux, en s’intégrant au système d’information existant de l’entreprise. Par ailleurs, il s’adapte parfaitement aux exigences et aux contraintes de la gestion qualité des entreprises.

En effet, la fonction première d’un logiciel de GED est de stocker les données dématérialisées d’une organisation en un espace unique. La GED facilite ainsi l’accès et le partage d’un référentiel commun de documents qualité à tous les utilisateurs. Il assure également une uniformisation des documents et favorise le travail collaboratif, fonctionnalités indispensables pour répondre à la mise en œuvre d’une démarche qualité en entreprise.

Préserver la gestion documentaire de l’entreprise : sécurité et confidentialité

Pour autant, un tel référentiel peut contenir des informations clés de l’entreprise qu’il n’est pas nécessaire de diffuser à l’ensemble des collaborateurs. Notamment lorsqu’il s’agit de décrire le processus de fabrication d’un produit innovant ou de lister les ingrédients magiques de la recette d’un produit phare qui fait la renommée d’une marque !

Il est donc indispensable pour une solution de gestion documentaire d’assurer la sécurité et la confidentialité des données stockées. La GED répond très bien à cette problématique. Elle offre la possibilité d’attribuer des droits d’accès différents, selon les profils utilisateurs (rédacteur, superviseur, signataire, etc) et de définir des niveaux d’autorisation (consultation, modification, partage, etc).

Maîtriser les procédures qualités, un enjeu de taille pour les entreprises

Le défi majeur pour les Responsables QSE (Qualité-Sécurité-Environnement) est de s’assurer que les étapes des procédures qualité de l’entreprise sont suivies. Et ce, par l’ensemble des acteurs de la chaîne de production. Mais comment vérifier que chaque collaborateur dispose des bonnes instructions ? Les réglementations changent constamment, les fiches et manuels de procédures qualité évoluent en conséquence. Un logiciel de GED permet d’être certain que l’information diffusée est valide. Et que chaque intervenant dispose des procédures à jour.

Pour aller plus loin, la GED intègre également la possibilité de paramétrer des workflows.
Ils reproduisent le déroulement d’un processus métier dans son intégralité. Les circuits de validation permettent ensuite de s’assurer que chaque étape est bien conforme aux critères de qualité requis.

Un responsable de projet peut suivre l’avancée d’un projet en temps réel et agir efficacement. Notamment grâce aux outils de pilotage ; alertes et notifications, tableaux de bord personnalisés et indicateurs de performance etc. Il est ainsi plus facile de contrôler les écarts entre les objectifs à atteindre et les résultats constatés.

 

 

Un atout pour l’obtention des normes et certifications qualité

La GED facilite donc l’application des procédures qualité en interne. Mais c’est sans compter sur les nombreuses fonctionnalités dont disposent les logiciels de GED. Ils offrent bien d’autres perspectives aux entreprises. Ils accompagnent la préparation des entreprises au passage d’audit qualité pour obtenir les certifications ISO 9001 (Normes ISO 9000).

Entre autres, la traçabilité et le versioning permettent de disposer de toutes informations relatives au cycle de vie d’un document. A tout moment, il est possible de connaître la date de création d’un document et l’auteur de celui-ci. Il est également possible de consulter l’historique des différentes versions enregistrées. Ou bien de retrouver les modifications apportées, en précisant l’heure, la date et les intervenants.

logiciel gestion documentaire traçabilité et versioning

Gestion des versions d’un document et traçabilité avec la GED Zensolutions

Il devient alors très simple de constituer une piste d’audit fiable systématique pour chaque document. Et ce, dans l’objectif de satisfaire aux exigences des normes et certifications qualités.

La mise en œuvre d’une démarche qualité est grandement faciliter grâce à l’acquisition d’un système pour la gestion documentaire qualité. Nombreux sont les avantages pour les entreprises, qu’ils soient financiers ou organisationnels. Un système pour la gestion documentaire est également un outil de performance et d’amélioration continue pour les entreprises.

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