La signature dématérialisée avec le logiciel GED Zensolutions

8 février 2016 1 0 939

Zensolutions innove un peu plus en matière de dématérialisation. Le logiciel de GED intègre désormais la signature numérique au processus de circuit de validation.

Vous connaissiez la demande de validation électronique pour simplifier la prise de décision ? Découvrez la signature dématérialisée !

Dématérialisation des signatures Signature dématérialisée avec le logiciel GED ZensolutionsQu’est-ce que la signature dématérialisée ?

La signature dématérialisée est une ressource image contenant la signature manuscrite d’un utilisateur. Après avoir été scannée, elle est intégrée dans la GED puis associée à l’utilisateur correspondant. La signature dématérialisée peut prendre deux formes : la signature standard et le paraphe. Nouvelle fonctionnalité phare de Zensolutions, la signature dématérialisée vient ainsi renfoncer un éventail déjà très complet de fonctionnalités de workflow : tâches, agendas partagés, affectation d’états aux dossiers, envoi de demande de validation, etc.

Signature dématérialisée : signez, paraphez en un clic avec Zensolutions !

Un document doit être rapidement visé par une ou plusieurs personnes ? Habituellement, vous recevez le document en question par email. Puis, vous l’imprimez pour le signer et le scanner. Enfin, vous le transférez par voie électronique à vos interlocuteurs ou cosignataires. Un long processus qui peut vous faire perdre un temps considérable si l’opération se répète plusieurs fois par jour …

Avec Zensolutions et la signature dématérialisée, le processus de validation des documents est grandement simplifié ! En effet, chaque utilisateur disposant de signatures électroniques peut accéder au document et apposer sa signature en un clic, sans avoir besoin de l’imprimer !

Découvrez en vidéo la signature dématérialisée avec Zensolutions : 

Dématérialisation des procédures : Zensolutions va plus loin

Outre la signature et le paraphe, les utilisateurs du logiciel de GED peuvent disposer de modèles de tampons. Tout comme les signatures et paraphes, les tampons sont des ressources graphiques accessibles depuis un simple clic droit. Pratique pour renseigner l’état d’un document sans avoir à l’imprimer !

Enfin, détail intéressant de ces outils Zensolutions : les signatures utilisateurs sont personnalisables et les tampons customisables !

Un utilisateur peut en effet disposer de plusieurs signatures accessibles depuis un clic droit sur un document de la GED : signatures accompagnées d’une mention « Bon pour accord », ou « Pour ordre » ou encore « Lu et approuvé ». Vos signatures sont déclinables à souhait !

De plus, les tampons peuvent contenir des informations paramétrables telles que le libellé, la date du jour et l’heure, l’identité du valideur, le logo de l’entreprise, etc.

Découvrez en vidéo l’outil tampon avec Zensolutions : 

Adoptez la signature dématérialisée en toute sécurité !

Dernier point important : la protection de ces ressources. Chez Zensolutions, la sécurité des données est une priorité. Ainsi, les signatures et paraphes étant strictement personnels, l’accès à ceux-ci est entièrement sécurisé. L’utilisateur doit être logué pour les utiliser. Une fois connecté, l’utilisateur peut accéder à l’ensemble de ses signatures, paraphes et tampons et les utiliser librement !

Vous souhaitez bénéficier de cette évolution ? N’hésitez pas à nous contacter. Notre équipe est là pour vous accompagner et vous aider à gagner toujours plus de temps !

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