Logiciels de gestion documentaire : les 10 fonctionnalités phares de Zensolutions !

22 juillet 2016 2 0 847

Les logiciels de gestion documentaire répondent historiquement au besoin d’organisation des documents et de l’information qu’ont les entreprises. Mais les fonctionnalités de ces logiciels évoluent et offrent continuellement aux sociétés des gains de performance significatifs.

Les logiciels de gestion documentaire contribuent désormais à l’amélioration de la productivité. Ils apportent des solutions collaboratives et permettent d’optimiser de nombreux processus métiers. Découvrez le top 10 fonctionnalités de Zensolutions qui faciliteront la gestion quotidienne de votre activité !

Logiciels de gestion documentaire : organiser les flux de documents et sécuriser l’information

  1. Le classement automatique

Fonctionnalité incontournable des logiciels de gestion documentaire, le classement automatique apporte un gain de temps considérable et améliore la productivité. Chaque jour, les collaborateurs d’une entreprise passent (ou perdent !) beaucoup de temps à trier, classer et organiser toutes les informations qu’ils produisent et reçoivent.

Pour pallier à cette problématique, Zensolutions prend en charge le classement automatique de tous les flux d’informations : courrier, documents, emails et pièces-jointes. Ce logiciel de gestion documentaire assure une organisation rationalisée et intelligente des documents, selon un plan de classement entièrement personnalisable. A réception d’un email ou de tout autre document, le système se charge de le classer automatiquement dans le bon dossier du logiciel de GED et d’en avertir les destinataires. Mais Zensolutions dispose également d’un outil de classement avancé dont les fonctionnalités sont très complètes :

  1. Les modules de recherche 

La GED Zensolutions est équipé d’un moteur de recherche interne très puissant. Cet outil permet aux utilisateurs d’effectuer des recherches simples et plein-texte, à l’aide de mots-clés, et d’accéder à n’importe quelle information en un clic ! Emails, dossiers, classeurs, documents, commentaires : le moteur de recherche balaye l’ensemble des éléments contenus dans la gestion electronique de documents.

Mais face à une base documentaire souvent volumineuse, Zensolutions propose également un module de recherche avancée facilitant les requêtes complexes. Cette fonctionnalité permet de combiner plusieurs critères de recherche. Les utilisateurs peuvent ainsi retrouver facilement un document en associant différentes conditions : date de création, type de dossier ou de classeur, éléments d’historique (modification, déplacement, copie), etc. Les possibilités sont nombreuses ! Ces recherches peuvent ensuite être sauvegardées et partagées à plusieurs collaborateurs. Bien entendu, l’outil tient compte des droits et des niveaux d’accès attribués aux utilisateurs. Les résultats d’une requête affichent uniquement les contenus autorisés.

logiciels de gestion documentaire

Module de recherche avancée et multi-critères

  1. La gestion des droits et la sécurité des données

La gestion des droits utilisateurs est un aspect important dans l’utilisation des logiciels de gestion documentaire. En effet, si la geide facilite l’accès et le partage à l’information, elle peut représenter un risque notamment en termes de confidentialité des données. Du fait de leur activité, certaines entreprises sont amenées à gérer des dossiers clients contenant des informations personnelles. L’accès à ces données doit donc être limité aux seules personnes habilitées à les consulter.

Dans Zensolutions, la gestion des droits repose sur la notion de profils utilisateurs. Chaque utilisateur est associé à un groupe auquel on attribue des droits spécifiques. Cela permet une gestion très fine des niveaux d’autorisation, notamment en octroyant des droits différents selon le type de document. Ainsi, un utilisateur peut avoir accès à l’ensemble du contenu d’un dossier ou seulement une partie, ou n’être autorisé qu’à la consultation d’un document sans pouvoir le modifier ou le supprimer.

Logiciel de gestion documentaire : simplifier le travail collaboratif

  1. Le partage des documents de travail

Zensolutions contribue au bon déroulement des projets en équipe. La fonction première des logiciels de gestion documentaire est de centraliser l’ensemble des documents d’une entreprise. En cela, elle facilite le partage d’une information contrôlée, maîtrisée et surtout unique. Chaque collaborateur dispose des documents à jour et en temps réel pour réaliser ses missions.

La mise en commun d’un référentiel documentaire représente un réel atout pour les entreprises dont les employés sont répartis sur plusieurs sites. L’accès à l’information est simple et facilité : une connexion à la gestion électronique des documents Zensolutions permet d’accéder aux documents à tout moment. Le travail en commun sur un document est maîtrisé : chaque collaborateur est assuré de disposer de la dernière version. De même, la circulation de l’information est immédiate ce qui permet une grande réactivité, notamment dans le cadre d’un projet collaboratif.

  1. Les agendas partagés, les alertes et notifications

La GED met à disposition des outils facilitant la circulation de l’information et la gestion des projets collaboratifs. Un responsable peut affecter des tâches à ses collaborateurs et les superviser depuis Zensolutions. La planification des différentes missions est alors simplifiée et permet de disposer d’un agenda commun pour un même projet.

De plus, les alertes et les notifications permettent de connaitre en temps réel l’avancé des missions affectées. Mais également d’avertir chaque intervenant en cas de modification d’une information, de la réception d’un nouveau mail ou bien de l’ajout d’un nouveau document. Chaque utilisateur peut également associer des commentaires à un document de la GED pour notifier une remarque importante aux intervenants du projet. Ce ne sont là que quelques exemples d’application, mais ces outils et ces fonctionnalités se révèlent souvent indispensables pour assurer le bon déroulement d’un projet et sa réussite !

  1. Le versoning et la traçabilité 

La fonction collaborative des logiciels de GED est parfois synonyme de perte de contrôle pour les entreprises. Mettre à disposition de tous des documents de travail peut représenter un risque. Pour garder le contrôle sur les actions qui peuvent être effectuées, la GED disposent de fonctionnalités de versioning et de traçabilité. Concrètement, tout changement d’état (modification, suppression, déplacement, etc.) d’un document est enregistré dans le logiciel de gestion documentaire.

Si cette fonctionnalité apporte un contrôle permanent sur l’état d’un document, elle est surtout utile pour certains domaines d’activités : industries, agro-alimentaires, domaine médicale ou bancaire, etc. Ces entreprises sont soumises au passage d’audits et de contrôles qui nécessitent parfois de justifier la réalisation d’actions ou de processus métiers spécifiques. Les outils propres à la gestion documentaire vont permettre d’apporter la preuve qu’ils ont bien été respectées, et ce, de manière automatique. Pour compléter ce processus, le versioning offre la possibilité de revenir à tout moment aux versions précédentes d’un document. Chaque fois qu’une modification est apportée, la version précédente est systématiquement historisée.

logiciel gestion documentaire traçabilité et versioning

  1. La mobilité : ZenCloud, la GED en ligne

Le cloud est une réponse concrète au besoin de mobilité des entreprises. Cette fonctionnalité proposée par Zensolutions permet d’accéder à la GED, via une plateforme en ligne où sont stockés les documents. Une simple connexion internet suffit à se connecter à ZenCloud, aussi bien depuis un ordinateur portable, qu’une tablette ou un smartphone.

De fait, les solutions de GED en cloud permettent de s’affranchir des contraintes de l’outil informatique traditionnel. La consultation et la modification sont possibles à tout moment. Mais il simplifie également les usages. La mobilité des équipes et le nomadisme requièrent de pourvoir accéder aux documents sans interruption de service. Avec la GED Cloud, les commerciaux, souvent en déplacement, ont accès sans limite à leurs documents et sont en mesure de pouvoir transmettre instantanément des commandes clients. Cette fonctionnalité de la GED offre plus de flexibilité et de réactivité pour les entreprises et leurs collaborateurs.

Logiciels de gestion documentaire : optimiser les processus métiers

  1. Les workflows et circuits de validation 

Zensolutions proposent des fonctionnalités de workflows assurant la dématérialisation de processus métiers. Très recherché par les entreprises, le workflow documentaire facilite la circulation de l’information, mais permet également d’optimiser les opérations d’une tâche à effectuer. Et concernant les workflows, Zensolutions offre une grande flexibilité.

Les logiciels de gestion documentaire s’adaptent aux procédures les plus simples comme les plus complexes. Le circuit de validation est d’ailleurs l’un des exemples phares des avantages offerts par cette fonctionnalité. Il retranscrit de manière simple les étapes successives de validation d’un document ou d’une procédure, en tenant compte de plusieurs aspects comme la mobilité et la sécurité. Un document doit être validé rapidement ? En un simple clic un utilisateur peut effectuer une demande de validation. Le valideur reçoit une notification et peut refuser ou accepter le document en question, tout en ajoutant des commentaires.

Pour faciliter la validation, Zensolutions dispose de fonctionnalités permettant de valider les documents depuis la GED, mais aussi par email. La prise de décision est rapide et simplifiée, mais surtout elle est rendue possible instantanément. Grâce à la demande de validation par mail, l’utilisateur habilité à valider un document peut donner son accord en quelques secondes depuis son smartphone, sa tablette ou son ordinateur, et ce à des milliers de kilomètres ! Le demandeur est ensuite automatiquement averti de la validation ou du refus.

  1. La LAD/RAD

Les fonctionnalités de LAD et de RAD s’inscrivent dans une logique de productivité et d’efficacité. Elles facilitent le cycle de vie en automatisant les processus métiers. La RAD (Reconnaissance Automatique des Documents) est un procédé très puissant de Zensolutions qui repose sur la reconnaissance des informations contenues dans les documents (logo, les montants TTC, TVA, etc.). Ces indications vont permettre d’identifier le type de documents (devis, factures, bons de commandes, etc) pour en assurer le classement automatique dans le dossier adéquat de la solution de GED.

La LAD (Lecture Automatique de Documents) intervient ensuite pour lire et extraire les données afin d’en faciliter l’utilisation. Les bénéfices apportés par cette fonctionnalité sont nombreux, notamment pour la gestion des flux comptables. Une fois les informations récoltées, elles sont reportées dans la GED puis intégrées directement aux logiciels métiers. Ainsi, la LAD permet d’optimiser le traitement des données et d’automatiser le travail de saisie.

interoperabilite connecteur GED

  1. L’interopérabilité avec les logiciels métiers

L’interopérabilité est la capacité d’un logiciel à communiquer avec les applications métiers d’une entreprise. La GEIDE, en tant qu’élément central et outil support, regroupe tous les documents d’une entreprise produits à partir de logiciels métiers spécifiques. Il est donc important que le passage d’une application à l’autre soit fluide. L’interopérabilité est une fonctionnalité phare pour les logiciels de gestion documentaire.

Zensolutions dispose de connecteurs GED offrant des synergies complètes entre la GED et de nombreux logiciels comme SAGE, QUADRATUS, CEGID. Ils permettent la transmission automatique de données d’une application à l’autre. Les bénéfices offerts par ces interactions sont nombreux. En effet, les processus métiers sont facilités par la possibilité de consulter n’importe quels documents de la GED ; depuis les logiciels métiers. Les documents produits, comme les factures par exemple, sont automatiquement classés dans le dossier clients correspondants. Mais les connecteurs GEIDE associés aux fonctions de LAD permettent également d’automatiser certaines opérations ; notamment le traitement des flux comptables. Les données contenues dans les documents entrants sont extraites puis intégrées aux outils métiers, sans recours à la saisie manuelle. Ces technologies offrent ainsi des gains de productivité et d’efficacité aux entreprises.

Vous souhaitez en savoir plus et découvrir toutes ces fonctionnalités ? N’hésitez à nous contacter pour une démonstration de Zensolutions !

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