Gestion des dossiers papier : un problème résolu par la GED

29 juillet 2014 0 0 2905

Le Groupe CGAIM, aujourd’hui GALIAN, caisse de garanties de fonds immobilier, a choisi Zensolutions pour la gestion des dossiers papier ; l’archivage de ses documents, la gestion de son courrier et de ses dossiers clients. Patrice Gaillot, Directeur informatique du Groupe, fait le bilan du projet.

Pourriez-vous nous décrire votre activité ?

En tant qu’établissement financier, GALIAN garantit les fonds déposés, par leurs clients, chez 9 400 agents immobiliers, syndics et administrateurs de biens. En cas de défaillance du professionnel nous remboursons les fonds déposés par leurs clients. Notre filiale, CGI Assurances, propose des produits comme la garantie des loyers impayés (VERSALIS), la garantie de bonne fin de transaction (PROMESSIMO) et l’assurance annulation ou interruption de séjour pour la location saisonnière (SAISONIS). CGIA Conseils, filiale de CGI Assurances propose, en plus des produits de CGI Assurances toute une gamme de produits destinés aux professionnels de l’immobilier et leurs clients.

GALIAN en quelques chiffres :

– 5 Mds€ de garanties délivrées
– 8.600 clients transactionnaires
– 4.450 clients administrateurs de biens qui gèrent 1.800.000 lots
– 1.700 syndics de copropriétés qui gèrent 3.500.000 lots
– 130.000 lots assurés en garantie des loyers impayés
– 104 M€ de fonds propres 34 M€ de chiffre d’affaires du groupe en 2008.

Pouvez- vous nous décrire votre projet ?

En tant qu’établissement financier nous gérons de grosses quantités de documents papier entrant : en moyenne 115.000 documents représentant 583.000 pages par an. Tous nos documents sortants étaient déjà archivés dans un format électronique mais pas les documents entrants. Les dossiers des clients actifs sont stockés dans nos locaux ce qui représente un volume conséquent. Pour les clients qui sont sinistrés nous pouvons avoir besoin de leur dossier pendant trente ans.

La gestion des dossiers papier commençait à devenir vraiment problématique à cause de la place occupée et de la nécessité d’avoir accès au même dossier par plusieurs personnes. C’est ce qui a déclenché notre projet d’implanter une gestion électronique de documents.

Pour la gestion des dossiers papier, nous voulions une GED intégrée à nos applications « métier » et non un progiciel de plus à gérer « à côté » de nos applicatifs. Avant de nous lancer nous avons fait réaliser une étude préliminaire à un consultant indépendant qui, après avoir interrogé les différentes Directions, a rédigé un cahier des charges exprimant au mieux nos besoins. Cette étude a été finalisée fin 2005. Nous avons lancé un appel d’offres et reçu les fournisseurs potentiels au premier semestre 2006. Notre choix a été finalisé en juillet 2006 et nous avons choisi Zensolutions.

Pour quelles raisons avez-vous choisi Zensolutions ?

Comme indiqué précédemment nous voulions une GED parfaitement intégrée à nos applications qui sont gérées par des logiciels spécifiques développés en interne. Nous voulions également une GED qui fonctionne avec DB2 sur iSeries. Enfin nous voulions un coût raisonnable tant pour l’investissement que pour la mise en place du produit.

Quel est votre bilan du projet GED ?

Notre priorité était de déployer la GED sur tous nos dossiers clients pour l’ensemble des services. Entropics a su bien nous guider pour définir, dans des délais raisonnables le plan de classement propre à chaque Direction. Voulant gérer la GED à travers notre applicatif nous avons développé une gestion de « corbeille » GED qui nous permet :

  • De visualiser le contenu des corbeilles des services comme des utilisateurs,
  • De qualifier les documents qui n’ont pas été reconnus par le processus de LAD/RAD,
  • D’accéder à l’application « métier » propre à chaque document : l’utilisateur visualise le document à travers le module Desk sur un écran et le traite à travers l’application « métier » sur le second écran,
  • De classer automatiquement, quand cela a été paramétré, le document dans l’arborescence GED.

En moins de cinq mois, nous avons pu mener à bien le démarrage de la GED. Grâce à la GED, chacun, en fonction de ses droits a accès au dossier complet et exhaustif de chaque client. En sous-produit de la GED nous avons pu également donner aux managers des statistiques sur la productivité de leurs équipes en termes de traitements entrants.

Quelles évolutions en prévision ?

Aujourd’hui la gestion des dossiers papier est simplifiée. Tous nos documents clients sont traités à travers la GED. Il nous reste à traiter les documents non liés aux clients comme les documents comptables ou encore les documents propres à chaque Direction opérationnelle ou fonctionnelle.

Référence Zensolutions : Galian gestion des dossiers papier

Entreprise : GALIAN (anciennement Groupe CGAIM)
Produit : Zensolutions sur mesure
Secteur :  Mutuelle et Assurance
Note : 4.5/5

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