GIRUS parle de son expérience avec Zensolutions sur mesure

1 août 2014 0 0 2865

Référence Zensolutions : GIRUS Ingéniérie

Entreprise : GIRUS Ingénierie
Produit : Zensolutions sur mesure
Secteur : Commerce & Industrie
Note : 5/5

Entreprise reconnue du secteur de l’ingénierie dans les domaines des énergies renouvelables, du traitement des déchets et de la qualité de l’eau, Girus utilise Zensolutions au quotidien dans la gestion de ses dossiers clients et la dématérialisation des factures fournisseurs. Bernard Fieux, Directeur Général, livre les détails du déroulement du projet.

Pourriez-vous nous décrire votre activité ?

Cette dernière décennie a vu la montée en puissance de notre activité dans le secteur de l’Environnement. GIRUS est devenue un partenaire reconnu par les Collectivités Locales en matière de traitement des déchets et des effluents, de gestion du milieu naturel et des installations classées, avec d’importantes références à son actif. Aujourd’hui, nous comptons un effectif de plus de 100 personnes et nous recrutons régulièrement.

Pouvez-vous nous décrire votre projet ?

Depuis 5 années notre chiffre d’affaires ainsi que notre effectif sont en pleine croissance. Plus d’activité, de clients, implique plus d’échanges, bref un accroissement de nos flux documentaires. Il fallait nous organiser sous peine de succomber à la paperasse ! Nous avons donc décidé de nous équiper d’un outil nous permettant de gérer et d’optimiser nos processus documentaires. Il fallait stopper l’augmentation du parc de photocopieurs.

Un chef de projet fonctionnel a été nommé afin de recenser les besoins documentaires de l’Entreprise qui se sont avérés nombreux et relativement hétérogènes d’un service à un autre. Les besoins du service du Personnel ne sont pas les mêmes que ceux du service Commercial. Cette phase d’analyse de nos besoins nous a permis de mettre en évidence la nécessité d’effectuer un accompagnement dans la conduite du changement pour certains.

Nous avons étudié le marché, les offres qui nous semblaient matures. Rapidement nous avons pu bâtir une sélection de 4 sociétés dont l’outil GED nous semblait correspondre à nos attentes.

Pour quelles raisons avez-vous choisi Zensolutions ?

Ces sociétés sont venues nous présenter leur solution et nous avons été particulièrement attentifs à la qualification des intervenants car de par notre propre expérience, nous savons qu’un projet réussi, rassemble des outils mais également des hommes.

La solution GED d’Entropics s’est rapidement détachée, aussi bien de par sa richesse fonctionnelle que par l’implication du consultant. C’est d’ailleurs ce consultant qui a ensuite été notre interlocuteur dans la phase active du projet et c’est un point qu’il me semble important de souligner.

Quel bilan du projet pouvez-vous faire ?

Très positif ! La méthodologie proposée par Entropics s’est avérée efficace. Dès la première semaine du projet, notre équipe en charge a suivi une formation au module de paramétrage. Cela lui a permis de prendre immédiatement le contrôle du logiciel GED et du projet et ainsi d’assurer une cohérence entre les besoins exprimés et le paramétrage mis en place. De plus, certains besoins sont apparus au cours du projet et il a bien fallu les intégrer, l’objectif étant de s’assurer de l’adhésion des utilisateurs à l’outil. Aujourd’hui, l’outil est administré par une personne sachant que la charge afférente est très minime, le système fonctionnant quasiment tout seul.

Quelles évolutions avez-vous en prévision ?

Le logiciel GED Zensolutions est désormais devenu incontournable pour nos collaborateurs. Certains disent même ne plus pouvoir s’en passer !

Ceci nous a conduits à planifier l’intégration de cet outil dans nos applications métiers. Quelle que soit l’application, il faut pouvoir accéder à la base de connaissance documentaire GIRUS. De même, certains commerciaux voyagent beaucoup et nous souhaiterions les équiper du module Nomade leur permettant de consulter les documents en rendez-vous clientèle.

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