Le Groupe Paillet choisi Zensolutions pour optimiser la mise à disposition des documents

29 juillet 2014 0 0 2253

Le Groupe Paillet est leader dans le secteur du négoce industriel et des solutions de sous-traitance en tôlerie mécano-soudure et peinture. Pour archiver son importante base documentaire, l’équipe a opté pour Zensolutions. Christian Genevois, Directeur de l’organisation et informatique du groupe, explique pourquoi.

Le Groupe Paillet se compose de deux branches d’activité. Une activité de négoce de systèmes de manutention et stockage industriel qui distribue depuis notre centre logistique plus de 7000 références stockées ou réalisées spécifiquement. Et une activité de sous-traitance en tôlerie et mécano soudure repartie sur trois sites de production ; en Isère, Ardèche et depuis peu en Bulgarie. Notre Groupe compte à présent plus de 250 collaborateurs et son CA a atteint les 30 Millions d’euros en 2006. Notre développement constant est basé sur 3 fondamentaux. La notion de service au client, une forte réactivité, la fourniture de produits adaptés au besoin. C’est d’ailleurs ce même état d’esprit que nous recherchons chez nos partenaires fournisseurs.

Pouvez-vous nous décrire votre projet ?

Le projet est né d’un besoin de notre site de production Ardéchois. Nous devions à tout prix optimiser la mise à disposition des documents de fabrication. Pour rappel, notre gamme produit, c’est plus de 10 000 références. Et pour chacune de ces références, nous avons des plans, des programmes machine, des consignes de fabrication, etc. Autre impératif, que ces documents soient disponibles à tout moment et ce pour tous les acteurs impliqués dans le processus, c’est à dire de la conception jusqu’au contrôle final.

Des audits internes réalisés au préalable au travers d’une analyse des flux d’information papier et des stockages démontraient les difficultés administratives pour garantir une large diffusion et mise à jour de documents. Ces documents ou fichiers informatiques proviennent à la fois de nos applications métiers AS400 (GPAO, CFAO, Gestion commerciale) ; mais également de diverses sources telles que suite bureautique, messagerie, fax…

Notre projet était de disposer d’un outil nous permettant d’accéder de manière unique à l’ensemble de ces informations en respectant au mieux les organisations industrielles et commerciales en place. Un de nos prestataires informatiques nous a parlé de Zensolutions. Nous avons assisté à deux présentations. Rapidement, nous avons réalisé que l’outil répondait à nos besoins. Nous avons aussi compris qu’il pouvait répondre aux préoccupations de notre activité de négoce. De plus, l’état d’esprit de l’équipe Entropics se situait dans le droit fil de ce que le Groupe PAILLET attend de ses partenaires.

Pour quelles raisons avez-vous choisi Zensolutions ?

Notre société avait trois contraintes fortes. L’outil devait pouvoir être intégré à nos applications I-SERIES, traiter nos spoules d’édition et prendre en considération notre architecture technique. Nous avons in fine choisi la gestion électronique de document Zensolutions pour son interface utilisateur simple et conviviale. Elle nous a considérablement aidés dans la conduite du changement sur un délai très court. La proximité et la qualité d’écoute des équipes de support nous a également convaincu. Elle nous a permis par la suite de paramétrer l’outil de manière quasi autonome et de réaliser les interfaces dans les meilleures conditions.

Quel est votre bilan du projet ?

Nous avons traité le projet en plusieurs phases. Une première phase de formation aux modules du produit, immédiatement suivie d’une étape de réflexion sur la mise en place de la nomenclature documentaire, du plan de classement. Nous avons choisi de réaliser plusieurs jeux d’essai en collaboration avec les utilisateurs afin de détecter les nombreuses opportunités qu’offre le produit pour améliorer l’organisation en place, pour sécuriser l’information ainsi que pour accélérer les processus de diffusion. Nous avions en permanence un seul objectif : chaque utilisateur doit pouvoir trouver dans la gestion électronique de document au moins une amélioration dans son activité quotidienne que ce soit dans le classement, la recherche plein texte ou la messagerie intégrée. Une fois cette étape franchie, les formations et la prise en main de l’outil ont presque relevé de la simple formalité.

Quelles évolutions avez-vous en prévision ?

Notre prochain projet est de mettre à disposition l’outil pour nos forces commerciales sédentaires et nomades. Ceci suppose toutefois au préalable une sécurisation de notre infrastructure d’accès. Nous souhaitons implémenter la brique « CRM ».
Pour la partie « Production », après une période de consolidation, nous espérons pouvoir transposer à notre usine Iséroise tout ou partie du paramétrage issu de l’expérience du déploiement dans notre site Ardéchois.

Référence Zensolutions : Groupe Paillet

Entreprise : Groupe Paillet
Produit : Zensolutions sur mesure
Secteur :  Commerce & Industrie
Note : 4.5/5

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