Une gestion de projet réussie avec le logiciel GED Zensolutions

12 novembre 2015 0 0 1217

Vous pensiez que seul un bon gestionnaire était garant d’une gestion de projet réussie ? Les entreprises doivent faire face à de nouvelles façons de travailler (travail à distance, délais courts et changeants…) qui nécessitent des évolutions tant au niveau du management que des outils mis à la disposition des employés.

Plus qu’un simple logiciel d’archivage, Zensolutions est aussi un outil de gestion de projet. Très complet, c’est un allié de choix pour la gestion de tous vos projets.

Une gestion de projet réussie avec la GED ZensolutionsLa GED : le numérique au service de l’humain

Deux têtes valent mieux qu’une ! La GED trouve une illustration concrète dans chaque projet mené en entreprise. La preuve, les « équipes projet » naissent autour de chaque chantier. Elles sont aujourd’hui garantes de la qualité des résultats.

Réunir plusieurs collaborateurs augmente votre créativité et votre capacité à solutionner des problématiques, certes… mais également les risques de dérapage ! Le travail à distance, l’affectation d’un collaborateur à plusieurs tâches, la nécessité de respecter des délais de plus en plus serrés sont autant de nouvelles tendances qui forcent l’entreprise à revoir ses méthodes et ses outils de gestion de projet.

Pour aider les entreprises à opérer cette mutation délicate, plusieurs mécanismes existent :

  • La gestion des documents qui harmonise et mutualise les ressources ;
  • La gestion des flux qui permet une communication fluide (centralisation) ;
  • La planification des tâches qui définit les moyens objectifs des équipes.

Le but avoué de ce triptyque étant de minimiser les risques d’erreurs humaines, il va sans dire que pour être efficaces, ces processus collaboratifs doivent être informatisés.

Gestion de projet : de nouveaux outils pour de nouveaux usages

Malheureusement, beaucoup d’entreprises acquièrent des outils peu adaptés à leur structure. Plus grave, elles n’accompagnent pas leur équipe dans cette mutation du travail. Mal introduits, beaucoup d’outils sont peu ou mal utilisés. Encore mal géré, le flux d’informations en entreprise encombre les processus de discussion et d’avancée d’un projet, au lieu de les booster.

Pourtant, il existe une solution simple et intuitive. A la portée de tous, elle maximise la productivité et l’efficience des équipes travaillant sur un même projet. Un outil de gestion permettant à une équipe de superviser une multitude de tâches et de contrôler chaque aspect d’un projet. Il s’agit de la gestion électronique de documents Zensolutions !

Un panel d’outils pour une gestion de projet réussie !

Zensolutions est un logiciel polyvalent, intuitif et évolutif. En effet, notre solution GED a été pensée et conçue par notre équipe d’experts à Lyon, pour répondre à toutes les problématiques liées à la gestion de projet. L’outil dispose d’un panel de fonctionnalités permettant d’assurer le déploiement d’un travail collaboratif efficace. Ainsi, il répond en tout point au processus de partage d’informations en entreprise :

Solution de GED pour la gestion de projet et la travail collaboratif

Le pilotage de projet :

Zensolutions permet de suivre très facilement l’évolution d’un projet, de l’activité d’un client, ou d’un fournisseur. Notamment, en affectant en un clic des « états » aux dossiers (par exemple : validé, en cours, terminé, etc.) ;

Le workflow et les circuits de validation :

Les procédures de prise de décisions sont simplifiées. Un simple clic permet de demander une validation, de l’accorder ou non, sans que quiconque n’est besoin de quitter son poste, de multiplier les appels téléphoniques ou les échanges par emails ;

La sécurité des données et des accès :

Dans la GED, chaque modification d’un document entraîne l’enregistrement d’une nouvelle version. Il est ainsi aisé de retrouver dans l’historique la bonne version d’un document, si une information a été modifiée par erreur. L’accès à l’information est contrôlé : des droits spécifiques sont définis pour chaque utilisateur ;

La centralisation des documents :

Retrouvez et accédez à l’information instantanément et en équipe grâce à un espace de travail collaboratif et partagé. Tous les utilisateurs concernés par un projet ont accès au dossier dans Zensolutions. Les documents, échanges de mails, informations sur le client et les interlocuteurs y sont stockés de façon rationalisée ;

Le module de recherche :

Zensolutions est doté d’un outil de recherche très performant. Il permet de retrouver n’importe quel document, même les plus anciens. L’outil permet d’effectuer des recherches rapides, avancées ou « plein texte » dans les documents numérisés, les emails et leurs pièces-jointes ;

L’organisation :

Répartissez efficacement le travail de chacun avec les outils agenda et gestion des tâches. Avec Zensolutions, vous pouvez disposer d’une vue d’ensemble par projet (qui fait quoi) ou par date avec la fonction agenda (qui en est où). La gestion des tâches n’a jamais été aussi simple ! Enfin, ne manquez aucun événement grâce aux alertes de rappel.

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