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Tournez la page de l'ère du papier

Dématérialisation

Nouvelle réglementation, nécessité d'économiser les ressources, manque de place pour stocker des dossiers volumineux : la dématérialisation est plus que jamais un atout dans votre manche. Zensolutions vous accompagne dans cette transition délicate.

Le logiciel de GED polyvalent et intuitif contient toutes les fonctionnalités qui vous faciliteront la dématérialisation : numérisation des documents (et notamment des factures), classement automatique, recherche, traçabilité... Le tout, avec la garantie de conserver vos données de manière pérenne et parfaitement sécurisée.

Divisez par deux vos coûts de fonctionnement : dématérialisez !
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Maîtrisez l'information, à tout moment.

Création

Gestion

Stockage

Diffusion

Création de documents
bureautiques (Word, Excel, etc.)
sur le bureau Windows ou
directement dans Zensolutions.

Documents papier scannés
(numérisés).

Classement manuel, automatisé
ou automatique des documents,
en fonction de la configuration.

Droits d’accès aux documents
définis et différenciés.

Les documents sont hébergés
localement.

L'accès aux documents
est parfaitement
sécurisé.

Envoi de messages,
de documents et
de demandes de
validation par mail.

Espace de travail collaboratif
entre utilisateurs : partage de documents,
de tâches, de commentaires...

Un Extrait des Fonctionnalités de Zensolutions
pour la Dématérialisation

Numérisation

  • Récupération automatique des documents numérisés sur un scanner
  • Numérisation par lots avec utilisation d’un séparateur de plis
  • Séparateurs de plis intelligents, contenant des indications sur la nature (courrier, facture, recommandé, etc.) et la destination (bannette utilisateur) de chaque document
  • Gestion des fichiers en sortie au format PDF ou TIF multipages, en noir et blanc ou en couleurs

Capture des télécopies

  • Capture automatique des courriels contenant des télécopies en pièce jointe
  • Import de la télécopie (uniquement la pièce jointe) dans une bannette dédiée

Espace Utilisateur Dédié

  • Espace personnel pour chaque utilisateur, accessible à l’aide d’un login et protégé par mot de passe
  • Accès à une bannette personnelle pour réceptionner les documents, ainsi qu’à des bannettes génériques (rattachées à un service ou à une fonction)
  • Mise en place d’alertes, qui signalent à l’utilisateur qu’un dossier a été modifié, qu’une télécopie est arrivée, etc.
  • Notification des alertes via le logiciel ou par l’envoi d’un mail dans la messagerie de l’utilisateur concerné

Sécurité et Droits d'Accès

  • Mise en place de différents types d’utilisateurs (administrateur, utilisateur générique, service RH, Finances, etc.) correspondant  à des droits d’accès différents

Plan de Classement

  • Possibilité de créer des dossiers de différents types (client, fournisseur, salarié, etc.)
  • Plan de classement rationnalisé, permettant de classer les documents dans les dossiers prédéfinis ou dans des dossiers génériques créés manuellement
  • Possibilité pour les utilisateurs d’apposer des commentaires sur les dossiers
  • Traitement des documents images par une fonction d’OCR, y compris pour les pièces jointes des courriels

Recherche

  • Fonction de recherche plein texte (par mots-clés) sur l’ensemble des documents présents dans la GED, qu’il s’agisse de documents bureautiques (Word, Excel, etc.), de courriels (dont pièces jointes) ou d’images (PDF, TIFF, JPEG, etc.)

Création et import de documents dans la GED

  • Import de documents depuis le bureau Windows des utilisateurs par simple glisser/déposer
  • Production de documents et de documents types (Word, Excel, PowerPoint) depuis la GED
  • Production de courriels et de courriels types depuis la GED

Traçabilité – Versionning

  • Traçabilité de toutes les modifications effectuées sur des documents Word, Excel ou PowerPoint et possibilité de restaurer une version précédente
  • Historique de création, consultation et modification des documents

Un logiciel de GED, toutes les solutions de dématérialisation

Découvrez comment Zensolutions vous permet d’entrer de plein pied dans l’ère de la dématérialisation, en toute simplicité. L’interface intuitive et customisable du logiciel de GED vous permet de maîtriser pleinement les nombreuses fonctionnalités qui vous feront gagner en efficacité… Et en sérénité !

La dématérialisation des documents vous permettra d’économiser des ressources au sein de votre entreprise. Un document dématerialisé passe donc d’un support papier à un support numérique et devient donc accessible, au même moment, à plusieurs personnes. Dématerialiser n’est qu’une des étapes du processus de la gestion documentaire que propose un logiciel ged. Zensolutions vous permettra notamment après la numérisation des documents papier d’exploiter les données contenues à l’aide d’outils de Reconnaissance Automatique de Documents – RAD –, Lecture Automatique de Documents – LAD, Reconnaissance Optique de Caractères – OCR (également connu sous le sigle ICR – Intelligent character recognition).

Vous avez d’autres besoins ? Découvrez toutes nos solutions !

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