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Toutes les Fonctionnalités
de Zensolutions

Archivage, travail collaboratif, numérisation, gestion du courrier, dématérialisation des factures, sécurisation des données et des procédures, mise en place de circuits de validation... Les problématiques prises en charge efficacement par la suite logicielle de gestion des documents Zensolutions sont multiples.

Découvrez toutes les fonctionnalités de la GED la plus puissante du marché

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Toutes les fonctionnalités de la suite logicielle Zensolutions
qui peuvent être mises en oeuvre

Capture des Flux

Flux Mail

  • A la demande, depuis :
    • Outlook ;
    • Lotus Notes ;
    • Thunderbird ;
    • Etc.
  • En mode Flux
    • Complet ;
    • Ou uniquement pièces jointes.

Flux Documents Numériques

  • Issu d’un scanner multifonction ;
  • Issu d’un logiciel de numérisation ;
  • Issu d’un logiciel de télécopie ;
  • Issu d’une application tierce ;
  • Capture de répertoires réseaux  ;
  • Capture de répertoires locaux;
  • Etc.

Flux de données

  • Capture de flux ;
  • Capture de flux CSV ;
  • Etc.

Flux papier

  • Logiciel de scan de production
    • Numérisation en volume ;
    • Pilotage avancé de Scanner ;
    • Support driver ISIS ;
    • Traitement d’image ;
    • Profil de numérisation.

Spoules I-Séries

  • Découpe des spoules I-Séries ;
  • Mise en page (rewamping) ;
  • Conversion PDF.

Flux Télécopies

  • Serveur de télécopies entrantes ;
  • Serveur de télécopies sortantes via imprimante « Fax » ;
  • Accusé d’émission via mail ;
  • Modèles de pages de garde (normal, confidentiel, urgent, etc).

Traitement des flux image

Formats supportés

  • Tous les formats standards
  • PDF ;
  • TIFF.

Splitter image

  • Gestion de séparateurs code-barres ;
  • Découpe des documents numérisés pour routage vers des corbeilles de traitement.

OCR basique

  • Module prenant en charge l’exécution d’un traitement OCR sur les documents TIFF & PDF Image ;
  • Ce module peut également être mis en œuvre dans le cadre du traitement des mails (format EML).

OCR Etendu

  • Gestion des documents multi-formats
  • OCR multilingue
  • OCR amélioré

Fonction de LAD/RAD

LAD Documents

  • Module permettant le traitement de documents non-structurés et/ou semi-structurés.

LAD Factures EP

  • Module spécialisé permettant le traitement des informations d’en-têtes et de pieds de pages de facture ;

LAD Factures L

  • traitement des factures en mode « lignes de factures ».

LAD Formulaires

  • Module prenant en charge le traitement de documents structurés.

LAD Manuscrite

  • Module prenant en compte le traitement de documents manuscrits.

Traitement des flux texte

Production de courriers et courriels

  • Bibliothèques de modèles de courriers avec fusion de données ;
  • Familles de modèles.
  • Impression de fiches suiveuses avec code-barres et/ou QR code

Identification

  • RAD : Identification du document par détection d’une chaîne de caractères.

Extraction de données

  • LAD : Extraction de données depuis le contenu texte du document.

Indexation automatique

  • Indexation automatique des documents à partir de données contenues dans le texte du document.

Classement des documents

Classement manuel

  • Glisser / Déposer ;
  • Envoyer vers ;
  • Sauvegarder sous ;

Classement manuel par lot

  • Sélection d’un groupe de documents ou de répertoires et indexation par :
    • Glisser Déposer ;
    • Envoyer Vers.

Classement des mails

  • Indexation des mails automatique ;
  • Indexation des mails à la demande ;
  • Indexation des mails  via séquence de chaînage.
  • Gestion des doublons

Classement Batch

  • Indexation automatique de documents par pooling de lecteurs réseaux.

Classement par fiche suiveuse

  • Indexation automatique des documents par détection d’une fiche suiveuse, celle-ci contenant les informations de classement sous la forme de Code Barre ou QRCODE

Reprise Existant

  • Module permettant la reprise de répertoires Windows via l’application de règles basées sur :
    • le nommage des fichiers ;
    • leur contenu plein texte.

Indexation du contenu

Documents « Image » 

  • Océrisation du contenu des documents TIFF & PDF Image ;
  • Avec la possibilité (sous forme d’option supplémentaire) de création de PDF « searchable ».

Documents Texte

  • Indexation intégrale du contenu du document ;
  • Formats supportés :
    • Documents Office ;
    • Mails (EML) ;
    • PDF texte ;
    • Etc.

Mails

  • Indexation du contenu du mail (EML)
  • Indexation du contenu des pièces jointes ;
  • Océrisation des pièces jointes images PDF & TIFF  (uniquement les mails EML)

Plan de classement

Dossiers

  • Gestion de types de dossier ;
  • Index par type de dossier ;
  • Un dossier contient des documents et des classeurs.

Classeurs ou Chemises

  • Gestion de types de  classeur ;
  • Index par type de classeur ;
  • Un classeur contient des documents et des classeurs.

Nomenclature documentaire

  • Nature de document ;
  • Mise en place d’index par nature de document ;
  • Gestion de l’unicité des documents.

Arborescence de classement

  • Modèle de plan de classement (ex: dossier client France, dossier client Export, dossier salarié, etc.) ;
  • Niveau d’arborescence infini.

Personnalisation

  • Affectation d’icones à chaque type d’entité ;
  • Affectation d’icones pour chaque statut de l’entité ;
  • Gestion des index en fonction du statut de l’entité, de l’utilisateur.

Métadonnées - Index

Type d’index

  • Choix de type d’index :
    • Alphanumérique ;
    • Numérique ;
    • Combo box ;
    • Liste ouverte ;
    • Listes imbriquées ;
    • Liste Multi-valeurs
    • Compteurs ;
    • Date ;
    • Code postal ;
    • Etc.

Mode de saisie

  • Les index peuvent être définis comme facultatifs ou obligatoires ;
  • Les index peuvent avoir des valeurs par défaut ;
  • L’affichage des index varie selon :
    • l’état de l’entité ;
    • l’utilisateur ;
  • Tous les index deviennent automatiquement des critères de recherche.
  • Possibilité de contrôle  de doublons ;

Recherche

Rechercher

  • Recherches en mode libre ;
  • Recherches paramétrées ;
  • Recherches enregistrées ;
  • Recherches filtrées ;
  • Recherches imbriquées
  • Recherches sur le contenu ;
  • Recherches en mode SQL.

Quoi ?

  • Les dossiers, les classeurs, les documents ;
  • Les index ;
  • Le contenu des documents ;
  • L’historique de chacun de ces éléments ;
  • Les accès utilisateurs ;
  • Sur le contenu de la recherche( par filtre);
  • Sur les tags, sur les commentaires;

Moteur de Workflow

Etats

  • Affectation d’états aux entités ;
  • Définition d’enchaînements d’état ;
  • Création de plans de tâches sur changement d’état ;
  • Transfert de l’entité sur changement d’état ;
  • Restriction des changements d’état par niveau d’habilitation ;
  • Changement d’état conditionné.

Tâches

  • Affectation de tâches aux documents, classeurs, dossiers, utilisateurs ;
  • Clôture de tâches par affectation de résultat ;
  • Création automatique de tâche sur clôture de tâche ;
  • Changement d’état sur clôture de tâche.

Rôles

  • Possibilité de définir le rôle d’un utilisateur envers un ou plusieurs autres utilisateurs. Exemple : l’utilisateur A a le rôle « d’approbateur » envers les utilisateurs B et C ;
  • Affectation d’une tâche envers l’utilisateur qui a le rôle de… ;
  • Transfert vers l’utilisateur ayant le rôle de… ;
  • Mise en place de circuits d’approbation.

Agenda

  • Agendas pour les utilisateurs ;
  • Agendas Dossiers,
  • Agendas Classeurs,
  • Agendas Documents.

Messagerie

  • Notification des événements workflow dans le client de messagerie ;
  • Avec possibilité de disposer du document en pièce jointe.

Messagerie Avancée

  • Extension permettant l’ajout des choix de workflow dans le corps du mail ;
  • Traitement des mails d’approbation.

Tampons – Visa

  • Extension permettant l’apposition de tampons « pour accord » « confidentiel », etc. sur les documents PDF

Absence

  • Gestion permettant la prise en charge des délégations en cas d’absence ;
  • Délégation sur un délai et pour un rôle donné.

Routage

  • Traitement par compétence (mode supervisé ou proactif);
  • Extension permettant la mise en place de routages automatiques via une grille de compétences.

Traçabilité

Accès

  • Gestion d’un historique détaillant tous les accès effectués par les utilisateurs ;
  • Traces sur les changements d’état ;
  • Traces sur les modifications de contenu.

Alerte

  • Possibilité d’abonnement à la survenance d’événements ;
  • Alerte sur l’ajout d’un document ;
  • Alerte sur la modification d’un contenu ;
  • Etc.

Versionning

  • Versionning automatique des documents archivés quelque soit le type de document ;
  • Versionning sur changement d’état.

Indicateurs - Suivi Activité

Documents

  • Données statistiques sur les flux documentaires (qualitatif) ;
  • Données statistiques sur l’évolution du stock (quantitatif) ;
  • Données statistiques sur les charges utilisateurs.

Activité

  • Données statistiques sur le cycle de vie des documents ;
  • Données statistiques sur l’activité et les charges des utilisateurs ;
  • Données statistiques sur les tâches.

Tableaux de Bord

  • Pour chaque catégorie d’utilisateur, possibilité de définir un tableau de bord composé d’indicateurs de suivi/supervision personnalisables par utilisateur, par seuil, situation ;
  • Il est également possible de mettre en place des tableaux de bord sur les dossiers, les classeurs.

Confidentialité - Accès

Niveaux d’autorisation

  • Définition de niveaux d’autorisation ;
  • Gestion des droits de :
    • Voir ;
    • Consulter ;
    • Modifier ;
    • Supprimer ;
    • Etc.

Sécurisation

  • Accès aux modules via un couple login/mot de passe ;
  • Archivage sécurisé des documents ;
  • Suppression logique des documents.

Extension

  • Gestion des utilisateurs depuis l’AD ;
  • Gestion des groupes depuis l’AD ;
  • Les droits élémentaires demeurent dans l’outil d’administration.

Formats de fichiers

Visionneuse tierce

  • Tous les formats de fichiers peuvent être stockés ;
  • Si aucune visionneuse interne n’est disponible, appel à une visionneuse externe présente sur le poste.

TIFF

  • Visionneuse interne ;
  • Annotation ;
  • Déplacement de pages ;
  • Fusion de documents ;
  • Recherche texte.
  • Mode de classement avancé

MS Office

  • Intégration Office ;
  • Commentaires sur document ;
  • Mise à jour du contenu depuis la visionneuse interne.

Open Office

  • Intégration Open Office ;
  • Commentaires sur document ;
  • Mise à jour du contenu.

Mail

  • Visionneuse EML ;
  • Connecteur OUTLOOK.
  • Mode de classement avancé

PDF

  • Annotations ;
  • Déplacement de pages ;
  • Fusion de documents ;
  • Recherche texte.
  • Mode de classement avancé

Base documentaire

Archivage

  • Base documentaire protégée contre les accès tiers ;
  • Gestion de la durée de conservation :
  • Par nature de document ;
  • En fonction du contexte ;
  • Compatible avec la norme AFNOR NF Z42-13.

Base documentaire répartie / répliquée

  • Module permettant la mise en œuvre de base de données documentaires dupliquées et/ou réparties ;
  • Les documents du site A sont stockés sur le site A, les documents du site B sont sur le site B ;
  • Support DFS.

Intégration SI

Api COM pour intégration

  • Ouverture de dossiers ;
  • Ouverture de documents ;
  • Indexation de documents ;
  • Affectation d’état ;
  • Etc.

Web Services

  • Création de Dossiers ;
  • Création de tâches ;
  • Transfert de documents ;
  • Ajout/déplacement de documents ;
  • Etc.

Connecteurs Applications Tierces

  • Connecteurs EBP,
  • Connecteur s CEGID,
  • Connecteur SAGE,
  • Connecteur QUADRATUS,
  • Connecteur BATIGEST,
  • Connecteur WaveSoft
  • Connecteur Navision,
  • Etc.

Api I-Séries pour intégration

  • Ouverture de dossiers ;
  • Ouverture de documents ;
  • Indexation de documents ;
  • Affectation d’état ;
  • Etc.

Service d’Export

  • Export de documents;
  • Export de dossier ;
  • Export de métadonnées ;
  • Etc.

Connecteur Agenda

  • Synchronisation agenda Google
  • Et vers Outlook (via GASMO)

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