Votre projet de GED en 6 étapes avec Zensolutions !

21 avril 2016 0 0 889

Abordez la mise en place d’une GED en toute sérénité, c’est possible avec Entropics ! Fort de notre expérience auprès de nombreuses entreprises, nous avons développé une méthodologie claire. Elle est garante du bon déroulement et de la réussite de votre projet de GED.

Découvrez étapes par étapes les coulisses d’un projet de GED avec Zensolutions !

  1. projet de GEDL’audit & l’étude des besoins : une GED, oui mais dans quels objectifs ?

L’acquisition d’un logiciel de GED ou d’une solution de dématérialisation répond à des enjeux et des problématiques bien différentes. Chez Entropics, nous vous accompagnons dès la naissance de votre projet de GED. Mais surtout, nous vous aidons à vous poser les bonnes questions. A formuler clairement vos objectifs. Gain de temps et d’espace, optimisation des processus métiers, automatisation de tâches, amélioration de l’accès à l’information et du partage des documents, réduction des coûts liés à la gestion des documents, etc.

A cette étape du projet, nous mettons à votre disposition conseils et accompagnement pour construire les bases d’un projet solide et réfléchi. L’intervention de nos consultants en gestion documentaire et en dématérialisation est essentielle. Elle permet de réaliser un état des lieux de l’existant et de délivrer une analyse précise de vos besoins.

L’objectif ? Nous imprégner de votre environnement de travail et des processus internes spécifiques à votre activité. Nous évaluons les dysfonctionnements et les axes d’optimisation possibles pour vous proposer LA solution et les fonctionnalités qui vous correspondent !

Votre projet de GED en 6 étapes

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  1. Le cahier des charges GED, étape incontournable

Phase délicate mais nécessaire, la rédaction d’un cahier des charges est garante d’un projet de GED bien maîtrisé ! Cet exercice peut s’avérer complexe pour les entreprises qui ne disposent pas toujours, en interne, d’un service informatique ou d’une équipe dédiée à ce type de projet.

Mais rassurez-vous, chez Entropics nous comprenons votre problématique et nous l’avons résolue ! Oubliez le jargon technique ! En effet, nos experts ont conçu un document accessible à tous. Il va vous aider à décrire vos problématiques en toute simplicité et construire votre cahier des charges. Et ce, quel que soit votre niveau d’expertise informatique.

Une fois le document fin prêt, nos équipes se chargent de traduire et de retranscrire tous vos besoins en fonctionnalités des plus courantes aux plus complexes. Notre document d’aide à la rédaction de cahier des charges est disponible sur simple demande via notre formulaire de contact.

  1. Une maquette basée sur votre cahier des charges fraîchement constitué !

La réalisation d’une maquette permet de visualiser et de tester l’ensemble des fonctionnalités paramétrées dans votre outil Zensolutions. Notre équipe technique œuvre pour donner vie à une maquette fidèle à vos souhaits et surtout personnalisée. Nous réalisons ensuite les ajustements nécessaires et nous validons ensemble les différents paramétrages.

En d’autres termes, cette étape vous permet de valider la conformité entre le cahier des charges et la solution finale qui sera installée chez vous !

  1. Zensolutions or not ? A vous de choisir !

Démonstration de l’outil, maquette personnalisée, listes des fonctionnalités, proposition tarifaire. A ce stade du projet, vous disposez de toutes les informations pour prendre la (bonne !) décision. Notre équipe commerciale et nos consultants restent néanmoins à votre écoute pour apporter des précisions, à tout moment !

  1. Un déploiement et une installation en toute sérénité

A réception de votre accord, notre équipe technique prend contact avec vous. Ensuite, nous définissons ensemble un planning de déploiement ainsi que les modalités d’installation, en fonction de vos disponibilités. Puis, nos techniciens interviennent sur site ou à distance, selon le projet et les outils ou solutions connexes à paramétrer (scanners, imprimantes, logiciels tiers, etc). Notre objectif : une installation fluide et sans impact sur votre activité ou sur celle de vos collaborateurs !

  1. A vous de jouer !

Notre souci premier : fournir une solution simple mais performante, permettant à tous vos collaborateurs une prise en main rapide et instantanée. Une fois la phase d’installation terminée, nos équipes assurent un transfert de compétences aux futurs utilisateurs et/ou administrateurs, afin que vous puissiez profiter pleinement de votre nouvel outil !

Vous avez un projet de dématérialisation ? N’hésitez pas à nous contacter ! Nos équipes se tiennent à votre disposition pour plus d’informations ou pour une démo personnalisée de notre solution de GED Zensolutions.

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