Zen intègre différents mécanismes lui permettant d’être en capacité de récupérer et d’importer automatiquement des documents produits  par des applications tierces ou des ERP.

Il est possible d’importer n’importe quel type de fichiers à l’exception des fichiers XML.

Principe de fonctionnement

Le document produit par l’application doit être déposé dans un répertoire ou envoyé par mail. Il sera alors automatiquement récupéré par Zen quand bien même le serveur de production du document ne soit pas dans la même infrastructure que Zen. Ainsi il est tout à fait possible de mettre en place des mécanismes de synchronisation documentaire entre une application installée sur votre serveur et l’application ZEN située dans le Cloud !

Fichier de consignes

En complément du fichier, il est possible de fournir à ZEN des consignes. Ces consignes se présentent sous la forme de balises XML permettant à ZEN d’effectuer les opérations suivantes :

Classer le document

Cette indication pourra être une bannette précise de classement mais également se présenter sous la forme d’une information permettant le classement.  Par exemple, pour classer une facture de vente client produit par l’ERP, il conviendra que le fichier de consignes contienne le code Client permettant ainsi de repérer le dossier Client cible.

Affecter une nature au document et le nommer

Par défaut, le document est stocké en tant que « Document Numérique ». Si cela a été prévu dans les spécifications, il sera possible d’affecter une nature fonctionnelle au document.

Par défaut le document sera stocké avec son nom de fichier. Il est possible d’indiquer dans le fichier de consignes un autre libellé.

Associer des métadonnées au document.

Ces métadonnées auront fait l’objet de spécifications par le Consultant en charge de votre dossier. Il vous sera alors fourni un exemple de fichier XML qu’il suffira de répliquer.

Mode de transmission des consignes

 

Fichier .XML accompagnant le document

Si l’import se fait via dépose du document, le fichier de consignes aura le même nom que le fichier déposé ce qui permettra à Zen de déterminer qu’il s’agit des consignes pour ce document.

Dans ce mode, le fichier de consignes doit être impérativement créé avant le fichier à classer car dans le cas contraire, Zen pourrait considérer que le fichier déposé n’est pas accompagné d’un fichier de consignes

Si l’import se fait par envoi de mail, le fichier de consignes sera contenu dans le même envoi que le document à classer. Si ce point là n’est pas possible, il conviendra d’envoyer le fichier de consignes avant d’envoyer le fichier.

 

Fichier de consignes XML  embarqué (uniquement pour les PDF)

Le fichier XML est « embarqué » dans le fichier PDF via l’utilitaire fourni par ENTROPICS. 

QRCode

Les consignes sont stockées comme chaîne de caractères dans une ressource graphique QRCODE insérée dans le document.

Il conviendra de bien vérifier que le QRCODE produit présente un bon taux de lecture

Code Barre 39

Les consignes sont stockées comme chaîne de caractères dans un code barre 39 inséré dans le document.

Ce mode ne permet d’intégrer que des consignes très courtes