La suite Zen est en capacité d’acquérir vos mails qu’il s’agisse de mails reçus sur votre boîte personnelle ou de mails reçus sur des boites aux lettres génériques (ventes@votreentreprise.fr, contact@votreentreprise.fr, etc.).

Par glisser/déposer d’un mail

L’import d’un mail dans la solution est simple :

  • L’utilisateur extrait le mail de son client de messagerie sous un format MSG ou EML.
  • Il ne lui reste plus qu’à importer le mail dans la suite Zen comme n’importe quel document en lui affectant une nature parmi la liste proposée :

Notez que si le mail est au format MSG, il sera automatiquement converti au format EML.

EML est le format standard de conservation pérenne d’un message électronique, alors que le format MSG est un format propriétaire de Microsoft.

Par lecture directe d’une boite mail

La boite mail est accédée par les protocoles POP (Post Office Protocol) ou IMAP (Internet Message Access Protocol).

Le mail reçu est ensuite classé sous format EML selon des règles de classement variées :

  • En fonction de l’émetteur du mail
  • En fonction de son objet
  • Selon qu’il s’agisse d’une réponse à un mail déjà stocké dans ZEN
  • Selon qu’il contienne telle ou telle chaîne de caractères.
  • Le mail est classé dans un dossier « Mails reçus », au format EML.

Notez que pour éviter l’acquisition en double d’un mail, un dispositif de détection de doublons est intégré dans Zen Solutions.

Une conversion au format PDF du message et de ses pièces jointes est ensuite réalisée pour permettre un aperçu du document et de ses annexes depuis un PC, une tablette, un smartphone, le format EML natif étant conservé.

Remarque : Il est également possible de substituer immédiatement le fichier PDF créé en tant que nouvelle version du document. La version 0 est le mail reçu en format EML, la version 1 est le mail sous format PDF.

Le logiciel classe le mail reçu au format ELM et réalise une copie en PDF -Zensolutions.

Le logiciel classe le mail reçu au format ELM et réalise une copie en PDF.