Une interface intuitive, un archivage numérique et optimal de tous vos documents

L’archivage numérique des documents, rendu possible par la GED, est non seulement plus pérenne et mieux sécurisé, mais également, avec Zensolutions, plus simple ! Votre système de classement est cohérent et rationalisé, les informations sont accessibles à tous ou seulement aux utilisateurs concernés, vos documents n’encombrent plus vos locaux et peuvent être consultés en quelques clics. Le tout, grâce à un outil compréhensible par tous.

Un Extrait des Fonctionnalités de Zensolutions
pour l’Archivage numérique des Documents

Numérisation :

  • Récupération automatique des documents numérisés sur un scanner
  • Numérisation par lots avec utilisation d’un séparateur de plis
  • Séparateurs de plis intelligents, contenant des indications sur la nature (courrier, facture, recommandé, etc.) et la destination (bannette utilisateur) de chaque document
  • Gestion des fichiers en sortie au format PDF ou TIF multipages, en noir et blanc ou en couleurs

Sécurité et Droits d’Accès :

  • Mise en place de différents types d’utilisateurs (administrateur, utilisateur générique, service RH, Finances, etc.) correspondant  à des droits d’accès différents

Plan de Classement :

  • Possibilité de créer des dossiers de différents types (client, fournisseur, salarié, etc.)
  • Plan de classement rationnalisé, permettant de classer les documents dans les dossiers prédéfinis ou dans des dossiers génériques créés manuellement
  • Possibilité pour les utilisateurs d’apposer des commentaires sur les dossiers
  • Traitement des documents images par une fonction d’OCR, y compris pour les pièces jointes des courriels

Recherche :

  • Fonction de recherche plein texte (par mots-clés) sur l’ensemble des documents présents dans la GED, qu’il s’agisse de documents bureautiques (Word, Excel, etc.), de courriels (dont pièces jointes) ou d’images (PDF, TIFF, JPEG, etc.)

Création et import de documents dans la GED :

  • Import de documents depuis le bureau Windows des utilisateurs par simple glisser/déposer
  • Production de documents et de documents types (Word, Excel, PowerPoint) depuis la GED
  • Production de courriels et de courriels types depuis la GED

Traçabilité – Versionning :

  • Traçabilité de toutes les modifications effectuées sur des documents Word, Excel ou PowerPoint et possibilité de restaurer une version précédente
  • Historique de création, consultation et modification des documents