Sélectionner une page

La mise en place de circuits d’approbation fait partie des attentes des entreprises souhaitant entamer la digitalisation de leur processus.

Ces circuits (ou workflows) sont appelés circuits de validation et/ou circuit d’approbation mais recouvrent tous une même demande : la mise en place des éléments manuels et/ou automatiques permettant de traiter un flux documentaire.

Ces circuits s’appliquent à plusieurs types de documents : commandes, factures, congés, notes de frais… Avec un principe commun, qui est la dématérialisation du processus de traitement du document.  Prenons l’exemple d’une facture fournisseur : le processus sera automatisé de A à Z, de sa réception a sa mise au paiement.

Une des forces et l’intérêt de la suite Zen Online réside dans la facilité de mise en œuvre et ce en toute simplicité grâce à diverses fonctionnalités entièrement configurables par vous, sans nécessiter l’intervention d’un « spécialiste ».

Détermination de l’approbateur

Détermination nominative de l’approbateur

C’est la solution la plus simple et parfois la plus efficace. Elle présente cependant le défaut de ne pas pouvoir répondre à la mise en place de circuits d’approbation ensembliste.

Détermination par rôle et/ou statut

Vous conviendrez qu’il sera plus pratique de définir que la demande X doit être approuvée par une personne « jouant » un rôle vis-à-vis du demandeur : son responsable de service, son responsable d’agence, son responsable de région.

C’est pourquoi Zen Online vous permet de paramétrer vos circuits d’approbation en se basant sur les rôles pour déterminer l’approbateur. C’est alors à vous de définir la détermination de cet approbateur via un rôle, rôle basé sur un critère organisationnel, sur un critère géographique, ou encore sur un mix des deux.

  • Critère organisationnel : vous décidez que c’est le statut ou le rôle de l’approbateur qui rentre en compte. Cela peut être lié au statut de l’approbateur par rapport au demandeur (le supérieur hiérarchique valide), ou alors à son rôle de référence pour l’ensemble des collaborateurs (c’est celui qui a le rôle de directeur financier qui valide). Exemple : Pierre demande à Paul, son supérieur, de valider la facture car c’est son statut de supérieur qui est pris en compte dans le circuit d’approbation.
  • Critère géographique: ici, on se calque sur votre organisation géographique et les circuits d’approbation remontent graduellement le découpage géographique de votre entreprise : responsable d’agence local, puis régional, et ainsi de suite. Exemple : Pierre est dans l’agence de Marseille, et sa demande va donc être attribuée automatiquement au responsable de Marseille, puis de la région PACA, puis de la France, etc.
  • Mix des deux critères : si votre organisation est plus complexe, le circuit d’approbation peut suivre plusieurs étapes, à votre convenance. Exemple : Pierre dépend du service informatique et est basé à Marseille. Il est possible de faire aller sa demande d’abord à son responsable d’agence, puis à son responsable hiérarchique, qui fait partie du service informatique.

En un mot, l’automatisation du workflow s’adapte à la structure de votre entreprise, quelle qu’elle soit. Il est ensuite possible de mettre en place différents circuits d’approbation selon d’autres critères.

Détermination au travers de l’imputation budgétaire

Outre la répartition selon le rôle et le statut de l’approbateur, il est également possible d’automatiser les circuits d’approbation via une gestion de seuil ou à travers l’imputation à un budget de la dépense.

La gestion d’une entreprise est souvent effectuée au travers de budgets, chaque budget étant supervisé par un responsable. Cette notion peut être de plus affinée via l’utilisation d’imputation budgétaire pour lequel il sera également possible de définir un responsable.

Zen Online permet de créer en toute autonomie des budgets et de manière plus des imputations budgétaires, puis de leur attribuer des responsables afin d’automatiser le workflow d’approbation. A chaque réception de facture, celle-ci peut être ainsi imputée automatiquement à un budget selon sa nature. Encore une fois, tout est facilement paramétrable et modulable selon votre fonctionnement. Exemple : Paul reçoit une facture pour de la publicité. En choisissant le budget « communication », dont l’imputation budgétaire « publicité » dépend, la facture est automatiquement envoyée à Marion, la responsable du budget « communication ».

Les notifications

Autre fonctionnalité notable de notre outil : l’envoi de notifications par e-mail ou SMS pour prévenir qu’un document est en attente d’approbation. Le message envoyé contient un lien permettant à l’approbateur d’indiquer son choix.

Et cela est donc possible depuis tous supports : smartphone, tablette, ordinateur, etc.

L’interface Zensolutions présente ici un avantage de taille et vous offre la possibilité de paramétrer très finement les notifications. Très concrètement, afin d’éviter de crouler sous les mails au risque de devenir contre-productif, ce système de notification peut être désactivé pour toutes les demandes de niveau 1.  Ainsi, les décideurs (des niveaux 2 et 3 par exemple) n’auront que les demandes de leur niveau de notifiées. Et encore une fois, tout est paramétrable ! Si vous êtes de niveau 3 et que vous ne voulez aucune notification et préférez ouvrir la solution pour voir vos demandes d’approbation, c’est tout à fait possible.

 

La gestion des absences

Être notifié d’une demande pour la valider, c’est très pratique. Mais en cas d’absence, comment ça marche ? Pas de panique, Zensolutions a tout prévu. S’il s’agit d’une absence prévue comme des congés annuels, il est possible de paramétrer un mécanisme qui va transférer automatiquement les demandes à un tiers. Exemple : Pierre est en vacances aux caraïbes ? Pas grave, son congé était prévu et Aline validera ses demandes le temps de son absence.

En cas d’absence imprévue pour des raisons diverses (une réunion importante qui s’éternise, des embouteillages sur la route du travail, etc.), il sera alors possible à un autre utilisateur (disposant  du même niveau d’autorisation) de se substituer à vous  pour valider la demande. Exemple : Pierre demande une approbation à Aline, mais cette dernière s’est cassée la jambe le matin même et n’est pas en mesure de le faire. Pierre va alors se tourner vers Carole de l’agence de Lyon afin qu’elle approuve la demande soumise à Aline. Disposant du même niveau d’habilitation qu’Aline, Carole pourra valider la demande de Pierre.

 

 

Pour autant et afin de sécuriser le processus d’approbation, cette substitution d’approbateur va provoquer la création d’une alerte. Elle sera émise à destination de deux personnes : à la personne qui devait initialement valider la demande (dans notre exemple Aline) mais également aux personnes jouant le rôle de contrôleur de gestion.

Seules ces deux personnes pourront enlever l’alerte (Aline à son retour, ou le contrôleur de gestion). Ultime verrou de sécurité, si par hypothèse la personne levant l’alerte est l’une des deux personnes impliquées dans la demande d’approbation initiale, l’alerte montera d’un cran et donnera lieu à la création d’une alarme. Cette dernière sera envoyée au contrôleur de gestion et au directeur général, qui ont alors le pouvoir de lever cette alarme si tout est conforme.


Traçabilité des documents assurée

Enfin, une fois que tout est comptabilisé et que le traitement du document est terminé, le circuit de validation est matérialisé sur le document lui-même. Ainsi, il suffit de l’ouvrir pour connaitre en un seul coup d’œil son parcours dans l’entreprise. Au-delà de cette fonctionnalité, il est bon de rappeler que chaque étape du workflow d’approbation est enregistrée et consignée dans son intégralité dans la solution. Cela permet ainsi de garantir la traçabilité de chaque document et de disposer d’une piste d’audit fiable en cas de contrôle.