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Types de mails et annuaire des contacts

Avant d’aborder la fonctionnalité de classement automatique des mails de Zen Online, il convient de contextualiser en se penchant sur les différents types de mail existants et l’annuaire des contacts.

Les types de mails

Le classement automatique des mails s’applique à deux types de mails :

  • Les mails reçus sur une adresse personnelle. Exemple : paul@exemple.fr, pierre@exemple.fr, etc.
  • Les mails reçus sur une adresse générique. Exemples : contact@exemple.fr, info@exemple.fr, etc.

La fonction de classement automatique des mails de Zen Online fonctionne donc avec ces deux types de mails, même s’il est principalement mis en œuvre sur les mails en provenance d’adresses génériques.

L’annuaire des contacts

Zen Online intègre un annuaire des contacts, terme qui désigne le carnet d’adresses mails propre à un client X, un fournisseur Y, un adhérent Z.

Exemple : l’annuaire des contacts du dossier fournisseur Dupont va regrouper toutes les adresses mails des collaborateurs de l’entreprise Dupont, votre fournisseur

Cet annuaire des contacts permet ainsi de relier plusieurs adresses mails à un tiers défini. Une adresse mail représente un contact, et l’ensemble de ces contacts forme un annuaire. Il existe donc autant d’annuaires que de tiers.

 

Le saviez-vous ?

Quand on classe un mail dans un dossier pour lequel un annuaire des contacts a déjà été défini, Zen Online propose automatiquement à l’utilisateur de rattacher cet émetteur à l’annuaire des contacts du tiers. Ces propositions s’affinent et se précisent avec le temps : plus l’utilisateur va classer ses mails aux bons endroits, plus l’intelligence artificielle de l’outil va apprendre et classer automatiquement les mails aux bons endroits. C’est un cercle vertueux !

 

Les règles de classement automatique des mails

Pour pouvoir lire et classer les mails issus des boites aux lettres génériques, l’outil de GED Zen Online dispose d’un connecteur qui accède à tous les types de boites mails (Exchange, Office 365, etc.) via le protocole IMAP.

Les mails reçus seront alors analysés (émetteur du mail, destinataire, objet, corps de mail mais également si vous le souhaitez le contenu des pièces-jointes) puis, en fonction des résultats du moteur d’analyse, classés.

Ces règles permettent ainsi à l’outil de ranger les mails dans les réceptacles définis par le plan de classement de l’utilisateur (voir notre article Mettre en place des plans de classement).

 

Le saviez-vous ?

Il est possible de configurer des accusés de réception qui sont envoyés automatiquement dès la réception d’un mail.

 

 

Classement automatique selon l’émetteur

Avec cette règle, le mail est classé selon son émetteur. Si l’émetteur du mail correspond à un contact déjà connu et rattaché à un annuaire des contacts, alors le mail est automatiquement classé à l’endroit prévu par le plan de classement dans le dossier du tiers concerné, auquel est rattaché le contact.

Il existe aussi une règle plus générique par rapport au nom de domaine qui permet de classer automatiquement le mail selon le nom de domaine de l’adresse mail de l’émetteur. Exemple : tous les mails rattachés au nom de domaine dupont.fr (comme pierre@dupont.fr) sont automatiquement classés dans le dossier Dupont. Evidemment, des filtres d’exclusion sont prévus pour les adresses aux noms de domaines génériques comme gmail.com ou yahoo.fr.

Classement automatique selon le destinataire

Plus rarement utilisée mais toute aussi efficace dans certains contexte, cette règle classe le mail selon son destinataire. Elle peut s’appliquer au champ « À » comme au champ « CC », mais ne fonctionne logiquement pas avec le champ « CCI ».

Classement automatique selon le fil de conversation

Quelle que soit la boite mail que vous utilisez, quand on répond à un mail, cela créé un fil de conversation, un fil d’ariane, qui relie les mails de la même conversation entre eux. Par exemple, on retrouvera dans le même fil de conversation le mail n°3 qui répond au mail n°2, qui lui-même était une réponse au mail n°1. Avec cette règle, l’outil remonte le fil et classe les mails du fil de conversation au même endroit que le mail initial.

Classement automatique selon le contenu

Si les règles précédents ne suffisent pas, l’administrateur (vous) pourrez, grâce au moteur d’analyse inclus dans la suite Zen Online, définir des règles  de classement automatiquement les mails selon leur contenu, que ce soit le corps du mail ou les pièces jointes. Ainsi, il est possible par exemple de classer un mail dans un réceptacle particulier s’il contient une chaine de caractères spécifique. Exemple : un mail envoyé à une mutuelle contenant un numéro d’adhérent est automatiquement classé dans le dossier de suivi de l’adhérent en question. Cette fonctionnalité est plus largement développée dans la page…

Il faut noter que l’ordre et le degré d’importance de ces règles est entièrement configurable afin de vous offrir un maximum de souplesse. Vous pouvez donc les ordonner selon vos besoins afin de s’adapter au mieux à la façon de fonctionner de votre entreprise. Par exemple, vous pouvez décider que le classement selon le fil de conversation est le classement prioritaire et qu’il doit s’appliquer en priorité quand bien même la règle basée sur l’émetteur du mail aurait donné lieu à une autre destination de classement.

 

Le saviez-vous ?

Zen Online offre une fonctionnalité très pratique : la conversion automatique des mails et de leur contenu et pièces jointes en PDF. Qui n’a pas déjà reçu un mail à traiter avec trois pièces-jointes en trois formats différents ? Une manipulation longue et chronophage… qui disparait grâce à Zen Online, qui convertit automatiquement le mail en un seul fichier PDF, contenant le corps du mail et ses pièces-jointes. Et si vous voulez accéder au mail original et à ses pièces-jointes dans leur format d’origine (.eml), il suffit de consulter la version précédente du document (voir Gestion automatique des versions de documents).

 

Le classement manuel des mails

Même s’il peut paraitre paradoxal d’aborder le classement manuel des mails dans un article consacré au classement automatique de ces mêmes mails, ce n’est pas le cas ! En effet, l’outil vous permet de bénéficier du classement automatique même si vous procédez à un import manuel. Ainsi, en cas d’un mode opératoire manuel, l’outil propose grâce à son intelligence artificielle une suggestion de classement à l’utilisateur en fonction de l’annuaire des contacts.

Exemple : vous avez reçu un mail de l’entreprise Dupont Carrelage, qui est une entreprise déjà connue et présente dans l’outil, ainsi que son nom de domaine.  Si vous glissez-déposez ce mail manuellement dans Zen Online, l’outil va alors vous proposer de ranger le mail dans le dossier Dupont Carrelage.