Délais de conservation de vos documents légaux

Une entreprise émet et reçoit de nombreux documents pendant son activité. Des documents civils et commerciaux, des pièces comptables, des documents fiscaux, des documents sociaux ou de gestion du personnel… Chacun de ces documents doit être conservé pendant une durée minimum à des fins probatoires.

Différentes règles sont applicables en matière de conservation des archives, selon la loi française et les périodes pendant lesquelles les administrations peuvent effectuer des contrôles.
Les entreprises sont notamment concernées en cas de réclamation ou de litige : une trace écrite devient primordiale lors d’une action en justice, que ce soit avec un fournisseur, un client ou l’administration fiscale.

 

Type de document Durée de conservation Texte de référence
Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale, correspondance commerciale 5 ans Article L110-4 du code de commerce
Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur 2 ans Article L218-2 du code de la consommation
Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation Article L213- 1 du code de la consommation
Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers 30 ans Article 2227 du code civil
Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…) 5 ans Article L110-4 du code de commerce
Document de transport de marchandises 5 ans Article L110-4 du code de commerce
Déclaration en douane 3 ans Article 16 du règlement européen n°2913/92 du Conseil du 12 octobre 1992
Police d’assurance 2 ans à partir de la résiliation du contrat Article L114-1 du code des assurances
Dépôt de brevet, marque, dessin et modèle 5 ans à partir de la fin de la protection Article 2224 du code civil
Dossier d’un avocat 5 ans à partir de la fin du mandat Article 2225 du code civil
Livre et registre comptable, inventaire 10 ans à partir de la clôture de l’exercice Article L123-22 du code de commerce
Facture client et fournisseur, bon de commande, de livraison ou de réception 10 ans à partir de la clôture de l’exercice Article L123-22 du code de commerce
Documents fiscaux 6 ans Article L102 B du livre des procédures fiscales
Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS) Article 2224 du code civil
Compte annuel 10 ans à partir de la clôture de l’exercice Article L123-22 du code de commerce
Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société 5 ans Article 2224 du code civil
Registre de titres nominatifs, Registre des mouvements de titres, Ordre de mouvement, Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration 5 ans à partir de la fin de leur utilisation Article 2224 du code civil
Feuille de présence et pouvoirs, Rapport du gérant ou du conseil d’administration, Rapport des commissaires aux comptes. 3 derniers exercices Article L225-117 du code de commerce
Bulletin de paie 5 ans Article L3243-4 du code du travail
Registre unique du personnel 5 ans à partir du départ du salarié Article R1221-26 du code du travail
Contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite 5 ans Article 2224 du code civil
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires 3 ans Articles L244-3 du code de la sécurité sociale et L169 A du livre des procédures fiscales
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait 3 ans Article D3171-16 du code du travail
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation 1 an Article D3171-16 du code du travail
Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail, Vérification et contrôle du CHSCT, Déclaration d’accident du travail 5 ans Article D4711-3 du code du travail


 

Sanctions

Sanctions en matière fiscale

L’article 1734 du Code général des impôts dispose que l’absence de tenue, la destruction avant les délais prescrits ou le refus de communiquer les documents soumis au droit de communication est punie d’une amende de 1 500 euros. Cependant, cette amende est écartée lorsque ces agissements constituent une opposition individuelle au contrôle fiscal entraînant une évaluation d’office et punie par des sanctions spécifiques.

L’article 1746 du Code général des impôts précise que quiconque met les agents habilités à constater les infractions à la législation des impôts dans l’impossibilité d’accomplir leurs fonctions est puni d’une amende de 25 000 euros, prononcée par le tribunal correctionnel. En cas de récidive, le tribunal peut prononcer une peine de six mois de prison.

 

Sanctions en matière pénale

Les articles L. 441-1 et suivants du Code pénal dispose que le faux et l’usage de faux sont punis :

  • pour les personnes physiques : de trois ans d’emprisonnement et de 45 000 euros d’amende, des peines complémentaires pouvant le cas échéant être prononcées (par exemple : interdiction des droits civiques, civils et de famille) ;
  • pour les personnes morales : d’une amende maximum de 225 000 euros, des peines complémentaires pouvant le cas échéant être prononcées (par exemple : dissolution de la société).

 

Sanctions en matière commerciale

Dans le cadre des procès-verbaux d’assemblées d’actionnaires, le défaut d’établissement ou l’oubli d’une mention est passible d’une amende de 3 750 euros (article L. 242-15 3° du Code de commerce). Dans le cadre des délibérations du conseil d’administration ou du conseil de surveillance, le défaut d’établissement est sanctionné par la nullité des délibérations (article L. 235-14 du Code de commerce).

L’article Délais de conservation de vos documents légaux est apparu en premier sur ENTROPICS – Logiciels GED, dématérialisation et archivage numérique.