About Us
It is a long established fact that a reader will be distracted by the readable content of a page when looking at its layout.
It is a long established fact that a reader will be distracted by the readable content of a page when looking at its layout.
Qu’il s’agisse de factures de frais généraux ou de factures avec demandes d’achats préalables, le processus de traitement des factures fournisseurs doit répondre à certaines normes.
Depuis plus de 30 ans maintenant, le contexte réglementaire de la facture électronique évolue. Au début des années 1990, la mise en place de la norme EDI (échange de données informatisées) a vu le jour. En 2003, l’obligation de signature des PDF apparaît. La piste d’audit fiable publiée en 2010 vient assouplir ces deux procédés. Depuis 2014, les fournisseurs de l’Etat ont obligation de dématérialiser la transmission de leurs factures via le portail CHORUS PRO.
Depuis 2020, un nouvel article de loi dans le Projet de Loi de finance est paru. Il rend la transmission de facture sous forme électronique obligatoire entre les entreprises privées à horizon 2024. Cette obligation va se faire en suivant certains échelons :
2020/2021
Publication de l’article 153 de la loi de Finance 2020 et de l’article 195 de la loi de Finance 2021. Elle prévoit l’obligation progressive de la facture électronique entre les structures privées entre 2024 et 2026
2022 / 2023
Mise en place des plateformes partenaires pour la facture électronique
2024
Obligation pour toutes les entreprises de recevoir les factures par voie électronique. Et obligation pour les grandes entreprises d’émettre les factures numériques
2025
Obligation pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI) d’émettre les factures sous format électronique
2026
Obligation pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les très petites entreprises (TPE) d’émettre des factures électroniques
Prenez rendez-vous avec un consultant fonctionnel pour échanger sur la démat’ des factures avec ZenOnline
Tout d’abord, l’Etat continue de mener sa lutte contre la fraude à la TVA, qui est sa première source de revenus. Cette fraude est estimée à plusieurs milliards d’euros par an.
L’objectif secondaire est bien la réduction des coûts liés à la facturation. Que ce soit pour l’émission ou pour la réception, le traitement des factures papier représente un coût humain et horaire important. Sans compter les démarches liées à la déclaration de la TVA…
Le dernier objectif vise à améliorer la connaissance de la situation économique de l’entreprise. L’Etat aura ainsi une vue facilitée sur les entreprises en difficulté.
Sans attendre ces échéances, la mise en place de la dématérialisation du traitement des factures va représenter un bénéfice net pour votre entreprise. En effet, la digitalisation du traitement de ces documents permettra un gain de productivité de traitement et également la limitation de la perte de documents.
En choisissant Zensolutions dès aujourd’hui, vous prenez de l’avance sur la mise en place de ces directives gouvernementales tout en modernisant le fonctionnement de votre entreprise. La recette est simple : dématérialisation = gain de temps et d’argent.
Acquisition multicanal des facturesLa fiabilisation du traitement des factures fournisseurs se fait dès la réception du document, la fin de la chaîne étant la mise au règlement.
Différents processus d’acquisition des factures peuvent être couplés : lecture d’une boîte mail spécifique, numérisation des documents reçus par voie postale, glissé-déposé une facture au format PDF directement dans l’environnement. Notre solution de dématérialisation permet même un découpage des factures numérisées en lot. Cette petite fonctionnalité permet un gain de temps non négligeable.
Identification automatique des donnéesLes technologies de LAD RAD et OCR permettent l’automatisation de l’identification du fournisseur qui a émis votre facture.
La reconnaissance automatique des factures permet une détection systématique de l’émetteur (sauf cas extrêmement rare tel la lecture d’une facture écrite manuellement). Cette reconnaissance des données d’identification peut s’effectuer sur différents éléments des factures : nom légal, IBAN, adresse mail, site web, SIREN, SIRET, numéro de TVA intracommunautaire, de téléphone ou de fax.
L’interfaçage préalable de notre outil avec votre base comptable permettra la création de dossier Fournisseur avec un plan de classement dédié. La facture émise sera donc classée automatiquement dans le bon dossier.
Au delà de l’identification automatique de l’émetteur, notre solution est capable de détecter les données comptables nécessaires à la saisie d’une écriture comptable
Avec l’interfaçage de votre outil comptable, un simple paramétrage permettra à l’outil de déterminer le compte de charge associé à cette facture ainsi que le compte de TVA à utiliser pour la pré-génération de votre écriture comptable. Toutes ces actions préalablement réalisées manuellement sont maintenant entièrement automatisées. Le gain de temps réalisé permet à vos collaborateurs de se pencher sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
La gestion des factures en doublon est également possible dans l’outil Zensolutions.
Besoin d’avoir plus d’informations sur le classement automatique des factures?
Détermination des profils utilisateursLe fonctionnement de notre outil permet de gérer différents profils d’utilisateurs. Chacun de vos collaborateurs a un rôle bien défini au sein de votre entreprise. Il est indispensable de pouvoir reproduire ces profils et leurs droits associés dans la solution de dématérialisation des factures.
Chaque utilisateur se verra donc attribuer un lot d’autorisations en fonction de ses missions. Les autorisations sont regroupées par famille et c’est le rôle de l’administrateur client de distribuer ces autorisations.
Il est très important de pouvoir différencier les personnes qui auront des rôles de comptable, d’approbation ou de direction, par exemple. C’est ainsi que l’on sécurise l’accès à l’information, en fonction du rôle de chacun. Il est même possible de verrouiller l’accès à certains dossiers que vous souhaitez garder confidentiels (fournisseur cabinet juridique par exemple).
Workflow de validation des facturesCe sont donc ces rôles qui permettront aux utilisateurs de participer aux différents circuits d’approbation. Chaque circuit peut être composé de différentes étapes (jusqu’à 5), chacune de ces étapes peut s’enclencher de manière systématique ou à partir d’un certain seuil.
Pour répondre à chacune de vos attentes, différents modules complémentaires peuvent être activés tels que la notification par mail ou SMS (systématique, quotidien ou hebdomadaire, par utilisateur et/ou par étape), apposition d’un tampon dynamique marquant les grandes étapes de validation du document ou circuit dédié à une procédure ou à un document spécifique.
Besoin d’aide pour la démat’ de vos factures?