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Nouveau : ZenCompressor / réduction des tailles de fichiers PDF

Réf. 2019-00315

De nombreux clients, confrontés à des problèmes de taille de fichiers PDF trop volumineux nous ont sollicité pour ajouter une nouvelle fonctionnalité à la suite ZenSolutions. Les fichiers concernés sont présents soit dans la base documentaire en tant que fichiers, soit dans la base documentaire en tant que pièces jointes de mails.

Une nouvelle extension, ZenCompressor, a été développée pour prendre en charge les opérations suivantes :

  • Compression des fichiers PDF présents dans la base documentaire dont la taille excède la valeur définie dans le MOC au travers du paramètre "Taille minimale des documents à compresser".
  • Compression des fichiers PDF présents en tant que pièce jointe d'un mail, présent dans la base et dont la taille excède la valeur définie dans le MOC au travers du paramètre "Taille minimale des documents à compresser".
  • Pour ce dernier cas fonctionnel, le document PDF compressé est réimporté dans le mail faisant ainsi diminué la taille des mails.

Nous vous invitons à vous rapprocher du service commercial pour échanger sur les conditions techniques & financières propres à cette nouvelle extension.

Évolution - ZenAgent : éditez directement vos documents depuis la GED et travaillez en mode collaboratif

Extension ZenAgent V2 (PC, MAC, ANDROÏD)

Réf. 2019-00064

Rappel : l’utilisation de l’extension ZenWeb pour accéder à la base documentaire a rapidement produit des sollicitations de la part des utilisateurs pour voir s’il était possible de simplifier les actions utilisateurs dans le cadre des mises à jour de documents qui est fastidieuse puisque l’opération nécessite que l’utilisateur :

  • Enregistre le document en local ;
  • Ouvre le document, le modifie ;
  • Réimporte le document dans la base.

Pour ce faire, l’équipe R&D avait mis au point l’extension ZenAgent qui permet donc de pouvoir modifier directement les documents sans passer par ces étapes fastidieuses. Une nouvelle version de ZenAgent est désormais disponible, version comportant des correctifs liés à la stabilité. Fonctionnellement, la version de ZenAgent s’est enrichie (pour les OS Windows) d’une fonction très intéressante de mise à jour des fichiers PDF. Il sera désormais possible aux utilisateurs de pouvoir modifier, annoter, commenter les fichiers PDF au travers d’une visionneuse PDF intégrée à ZenAgent. Très pratique pour les utilisateurs et surtout économe puisqu’il n’est pas nécessaire d’installer sur le poste un outil payant pour modifier les PDF.

Voir la vidéo tutoriel : Modifier un document directement depuis votre Base Documentaire

Nouveau : utiliser un dossier partagé

Extension ZenDrive

Réf. 2019-00062

Une nouvelle version de l’extension ZenDrive est disponible. Pour rappel, ZenDrive est un connecteur vous permettant de synchroniser des éléments de votre base documentaire avec un espace de stockage local qu’il s’agisse d’un répertoire Windows, d’un répertoire MACOS, d’un espace Android ou IOS.

Le principe de fonctionnement est simple :

  • L’utilisateur indique quels éléments il souhaite synchroniser (sa corbeille, tel ou tel dossier, tel ou tel classeur, tel ou tel document) et ZenDrive s’occupe du reste.
  • Un élément synchronisé est ajouté/modifié dans la base documentaire : la modification est répercutée sur l’espace local.
  • Un élément est ajouté/modifié dans l’espace local : la modification, l’ajout est répercutée dans la base documentaire avec bien entendu une gestion des conflits.

La nouvelle version résout les problèmes de contention qui nous avaient été signalés par nos clients bêta testeurs de la version 1, clients que nous remercions pour leur patience et leur aide !

Nouveau : Consulter la grille courante dans une vue "planche contact"  voir l'écran

Extension ZenGallery pour ZenDesk & ZenWeb

Réf.2019-00285

Une nouvelle extension est disponible, extension permettant de visualiser des listes de documents sous la forme de vignettes. Au travers d’un clic sur le bouton « Galerie », une nouvelle fenêtre affiche la liste des documents mais sous forme de planche "contact". Les documents Microsoft Office, les fichiers PDF et fichiers images peuvent ainsi être facilement prévisualisés ; un curseur permet de régler dynamiquement la taille des vignettes affichées.

Voir la vidéo tutoriel : Utiliser la planche contact

Amélioration : Synchronisation des statuts de consultation des mails

Extension Outlook

Réf.2019-00151

Pour rappel, l’extension OUTLOOK est un connecteur disponible sous forme de plug-in, permettant aux utilisateurs de pouvoir, via le menu contextuel du mail (depuis OUTLOOK) bénéficier des fonctionnalités suivantes :

  • Accéder à la corbeille, au dossier, au classeur dans lequel le mail est localisé.
  • Disposer de l’information relative au contenu directement depuis la liste des mails Outlook.

Une nouvelle fonctionnalité a été ajoutée consistant à reporter le statut lu ou non lu du mail (tel que connu dans OUTLOOK) dans la base Zen. Concrètement, cela veut dire que si l’utilisateur consulte le mail dans Outlook, cette information sera remontée dans la base Zen, information intéressante dans le cadre de piles de supervision du type « liste de tous les documents que je n’ai pas consultés ».

Évolution : Extension ERP

Dans le cadre de la version TOKYO, une nouvelle extension est disponible, extension permettant de coupler les bases de votre ERP (Sage, EBP, CEGID, WaveSoft, etc) avec votre base ZEN. Le principe de fonctionnement est simple : Le connecteur est mis en place sur votre base ERP et prend en charge la création automatique et la synchronisation de vos dossiers clients et tiers.

Voir la vidéo tutoriel : Synchronisation de la base documentaire avec votre ERP

Évolution : Extension ZenAccounting

Réf. 2019-00063

Dans le cadre de la version TOKYO, une nouvelle extension est disponible, extension permettant l’extraction des données comptables de vos factures fournisseurs. Les informations extraites sont celles relatives à l’entête (émetteur de la facture, référence de la facture, devise, date de la facture, etc.) et bien entendu les données de pied de pages (montant HT, taxe, TTC).

Le principe de fonctionnement est simple : dès lors qu’une facture fournisseur est détectée dans votre base documentaire, celle-ci est automatiquement soumise pour traitement à notre moteur d’analyse, moteur qui procédera à l’extraction des données permettant de produire une écriture comptable. Cette écriture comptable pourra ensuite être vérifiée, modifiée, enrichie dans le cadre d’un module de saisie standard. Dès que la vérification sera effectuée, les données extraites seront exportées dans votre ERP Comptable.

Voir la vidéo tutoriel : Extraction des données comptables Voir la vidéo tutoriel : Enregistrement de l'écriture comptable

Évolution : Extension ZenDrive

Réf. 2019-00333

Des utilisateurs de l'extension ZenDrive nous ont indiqué qu'il serait utile qu'ils puissent synchroniser leur bannette. Nous avons procédé à une évolution de l'extension ZenDrive afin qu'il soit désormais possible de pouvoir synchroniser sa bannette. Cette possibilité est toutefois régie par le fait que l'utilisateur dispose de l'autorisation "Peut synchroniser sa bannette" qui est désormais disponible dans le MOC.

Nouveau : Extension ZenDrive

Réf. 2018-00230

De nombreux clients souhaitaient pouvoir effectuer des opérations de consultation / modification sur la base documentaire en mode déconnecté, c'est à dire depuis des environnements où ils ne disposent pas de connexion internet (train, avion, forêt, etc.). Cette demande était accompagnée du souhait de pouvoir effecter ces opérations depuis leur PC mais également depuis leur smartphone ou leur tablette.

L'extension ZenDrive a été développée pour répondre à cette attente. Installable sur un PC, sur un MAC ou sur une tablette Androïd, elle permettra de procéder à des opérations de synchronisation documentaire.

 

Interface : Affichage des éléments de la barre d'outils de la visionneuse PDF

Réf.2019-00317

Des utilisateurs nous ont signalé qu'il manquait des éléments à la barre d'outils de la vsionneuse PDF intégrée dans le cas d'utilisation depuis des postes sous OS Windows 10.
Nous avons pu déterminer la cause du problème et une nouvelle version de la barre d'outil vous sera proposée lors de l'exécution de la mise à jour du module MOC.
Nous vous recommandons d'accepter de procéder à la mise à jour.

Interface : Gérer les champs utilisateurs de type externes dans ZenDesk

Réf.2019-00317

L'extension ZenDesk ne permettait pas de pouvoir utiliser des champs "utilisateurs filtrés" sur les utilisateurs externes.
Une évolution a été réalisée dans le module MOC pour permettre d'indiquer qu'un champ utilisateur a comme sous-type "externe".

ZenDesk supporte désormais ce mode.

Interface : Modification de la gestion des éléments "non lus"

Réf.2019-00312

Dès lors qu'un utilisateur n'avait jamais lu un document, celui-ci lui était affiché en gras, puis une fois lu, en normal. Par contre si ce document était modifié, l'outil le considérait toujours comme lu, et continuait de l'afficher en normal au lieu de gras. Une évolution nous a été demandée afin d'améliorer le suivi des modifications.

Nous avons modifié le fonctionnement de l'application. Désormais le document est présenté en gras (non lu) dès lors que le contenu de ce dernier, ou son libellé ont été modifiés postérieurement à sa date de consultation.

Exemple :

  1. Un document est créé le 1er septembre 2019 à 9 heures par Paul ;
  2. Il apparaitra à Pierre comme non lu ;
  3. Pierre le consulte et modifie son contenu ;
  4. Le document apparaitra à Paul comme non lu puisque Pierre l'a modifié postérieurement à la consultation par Paul.

À noter que cette évolution est également prise en compte dans l'extension ZenWeb.

Voir la vidéo tutoriel : La gestion des éléments lus et non lus

Interface : Amélioration dans le fonctionnement du système de mini messages

Réf.2019-00303

La gestion des modalités d'affichage et d'utilisation des mini messages n'était pas cohérente entre ZenDesk et ZenWeb.
L'équipe de développement ZenSolutions a réalisé une mise en cohérence entre Desk et Web selon le fonctionnement suivant :

  1. le bouton permettant de lister les mini messages ne s'affiche que si l'utilisateur a reçu un minimessage.
  2. L'utilisateur peut envoyer des minimessages que s'il dispose du droit "Envoyer des minimessages".

Interface : Ajout du champ "date de modification" sur les documents

Réf.2019-00298

Les utilisateurs ZenDesk souhaitaient disposer de la date de dernière modification pour ce qui concerne les documents, cette date devant être automatiquement alimentée dès lors que le contenu ou le nom du document avait été modifié.

Nous avons incoporté dans la chaine de traitement, la prise en compte de cette demande et l'information "Date de Moficiation" est désormais stockée en base pour ce qui concerne les documents.
Cette colonne peut maintenant être affichée dans les grilles listant des documents, cette évolution concernant les modules ZENDESK et ZENWEB.

Évolution : Possibilité de copier le texte dans un mini message

Réf.2019-00297

Nos utilisateurs souhaitaient pouvoir copier du texte issu des mini messages. Une évolution permet désormais de le faire.

Option : Ajout d'une fonction "Ouvrir avec"  voir l'écran

Réf.2019-00258 & 2019-00239

Avec cette nouvelle fonction, il est maintenant possible de sélectionner le programme avec lequel on souhaite ouvrir un document dans ZenDesk. Disponible depuis le menu contextuel par un simple clic droit sur un document, elle propose la liste des programmes susceptibles d'ouvrir le document depuis votre poste et lance l'ouverture de celui-ci avec le logiciel sélectionné.

Option : Ajout d'une fonction "Exporter"  voir l'écran

Réf.2019-00238

Pour permettre aux utilisateurs de récupérer facilement des éléments depuis ZenDesk vers leur poste, une nouvelle fonction d'export est maintenant disponible dans le menu contextuel. Elle permet de télécharger des documents, classeurs et dossiers de deux façons :

  1. Dans une archive :
    • Tous les éléments sélectionnés sont regroupés au sein d'une archive compressée au format ZIP, qui sont téléchargés dans l'emplacement de votre choix.
  2. Dans un répertoire :
    • Les éléments sont ajoutés dans ce répertoire sans être compressés ; leur hiérarchie est conservée et leurs contenus récupérés lorsqu'il s'agit de dossiers et classeurs.

Fonctionnement : optimisation de la gestion du lecteur mappé

Réf. 2019-00198

Lors du démarrage de ZenDesk, un lecteur mappé est monté sur le poste de l'utilisateur. Il permet d'ajouter des documents directement depuis l'environnement Windows vers la GED. Lorsqu'un ou plusieurs documents sont copiés dans ce lecteur, une fenêtre d'ajout avec choix du type s'affiche dans ZenDesk, dès lors que l'on est positionné dans un répertoire ou un classeur. Précédemment, il était possible de créer des répertoires et de stocker des fichiers dans ce lecteur, rendant ces éléments invisibles à la fermeture de ZenDesk. La gestion de ce lecteur a été optimisée ; dorénavant tous les dossiers déposés dans ce lecteur seront supprimés lors de la fermeture du logiciel.

Interface : gestion du masquage automatique des groupes de champs

Réf. 2019-00170

Dans ZenDesk, les champs de formulaires de métadonnées sont gérés avec un système de groupement, dont le paramétrage se fait depuis le Backoffice (MOC). Auparavant, lorsqu'un utilisateur affichait un panneau dont un ou plusieurs groupements de champs contenaient des éléments pour lesquels il n'avait pas les droits de consultation, ces groupements s'affichaient vides de contenus (seul l'entête apparaissait). Désormais, pour optimiser la consultation, les groupements concernés ne sont plus affichés.

Interface : amélioration de l'affichage du menu contextuel associé à un document type

Réf. 2018-00381

Auparavant, le classement des familles des éléments, affichés dans le menu contextuel associé à l'ajout d'un document type, pouvait ne pas être trié dans l'ordre alphabétique. Ces entrées sont désormais affichées dans le bon ordre pour une utilisation plus simple et plus rapide, en particulier si de nombreux choix sont disponibles dans ce menu.

Gestion des e-mails : correction dans l'utilisation de la signature automatique avec Outlook 2017

Réf. 2018-00368

Dans les e-mails édités avec le client externe Outlook 2017, qui utilisaient la fonction "Mail to", la signature automatique n'était pas récupérée. Un correctif a été apporté pour corriger ce problème.

Évolution : Ajout d'un indicateur visuel de notification des documents non lus

Réf. 2017-00555

Des utilisateurs souhaitaient être informés que le contenu d'un document, présent dans la barre des souvenirs, avait été modifié (depuis la dernière consultation de l'utilisateur).
Une évolution a été réalisée dans ZenDesk pour que désormais, une pastille rouge signale aux utilisateurs que l'élément a été modifié. Dans ZenWeb, les documents dont le contenu a été modifié sont affichés en gras dans la fenêtre qui liste les favoris.

 

Documentation : Mise à jour de l'aide en ligne de ZenWeb

Réf.2019-00342

L'édition Tokyo de Zensolutions apporte un nombre important de nouvelles fonctionnalités qu'il était nécessaire de documenter, en particulier pour les utilisateurs de notre solution en ligne ZenWeb. Son aide en ligne a donc été mise à jour et est disponible directement depuis l'écran d'accueil après connexion.

Fonction : Amélioration de l'affichage des boutons radio

Réf.2019-00335

Dans le cadre de paramétrage multilingues, des utilisateurs souhaitaient pouvoir disposer d'un bouton de type interrupteur qui permette d'indiquer OUI/NON ou "ACTIF/INACTIF", etc ... mais qui soit donc utilisable en interface anglaise ou française.
Une évolution a été réalisée dans ZenWeb pour prendre en compte de ce type de demande. Cette évolution fonctionne comme suit :
Si le contenu d'un bouton radio est paramétré avec les valeurs 0 ou 1, Zenweb ne présente plus ce champ sous la forme d'un radio bouton mais sous la forme d'un switch.

Fonction : Gérer les champs de type "liste" dans ZenWeb

Réf.2019-00328

Auparavant, les champs de type "liste de diffusion" n'étaient pas supportés dans ZenWeb.L'édition TOKYO de ZenWeb permet désormais d'utiliser des paramétrages comportant des listes de diffusion.

Outil : Possibilité de répondre à un mini message

Réf.2019-00327

Les utilisateurs de ZenWeb souhaitaient avoir la possibilité de répondre aux mini messages qu'ils recevaient dans leur base documentaire. Une évolution a été apportée pour pouvoir leur permettre de répondre ; un bouton contextuel a été ajouté à la fenêtre des mini messages.

Fonction : Problème de dysfonctionnement lors de la production d'un document type

Réf.2019-00324

La production de courrier type échouait si le mode de présence de la nature était paramétré en mode automatique. Un correctif a été apporté pour régler ce dysfonctionnement.

Fonction : Gérer le mode de présence "automatique" des documents dans les dossiers et classeurs

Réf.2019-00320

Si une nature documentaire était paramétrée en mode automatique dans un dossier ou un classeur, cette nature était tout de même proposée aux utilisateurs lors des opérations d'import. Les natures sont désormais filtrées : celles qui sont en mode automatique ne sont plus proposées à l'utilisateur.

Fonction : Prise en compte du mode de partage pour les champs de type entités

Réf.2019-00290

Auparavant, ZenWeb ne gérait pas la création de partage automatique dans le cas des champs dossiers & Classeurs. Une évolution a été faite et désormais, un partage est créé automatiquement (fonctionnalité identique à celle de Zendesk).

Outil : Possibilité d'utiliser des scripts dans ZenWeb  voir l'écran

Réf.2019-00261 & 2019-00259

Pour permettre à Zensolutions de s'adapter aux exigences de ses utilisateurs, une évolution a été apportée au produit pour étendre ses fonctionnalités grâce à un système complémentaire de scripts.
Il est désormais possible aux administrateurs de définir des fonctions supplémentaires et ainsi étendre la palette des actions unitaires ou ensemblistes applicables aux éléments qu’il s’agisse de documents, de classeurs ou de dossiers.

Le bouton "Actions" présent dans la barre d'outils permet d'accéder au menu des scripts disponibles (uniquement ceux compatibles avec ZenWeb). L'ajout des scripts et leur activation requiert une assistance technique de la part du support ENTROPICS.

Fonction : Gérer les fiches contacts

Réf. 2019-00236

ZenWeb supporte désormais les fiches contacts. Cela permet de déclencher la création d'un contact lors du glisser-déposer d'un élément de type mail dans un classeur ou un dossier. Si la fiche contact n’existe pas, le système vous propose alors de la créer et de la rattacher à l’annuaire des contacts du dossier. Lors de cette même phase, il sera proposé également de créer, si elle n'existe pas, une fiche domaine et de la rattacher également à l’annuaire.

Prenons un exemple :

  • Vous recevez un mail de la part de bernard.durand@demo.fr ;
  • Vous importez ce mail dans le dossier Client DEMO ;
  • Le panneau vous demandera alors si vous souhaitez ajouter bernard.durand@demo.fr à l’annuaire des contacts de la fiche client DEMO ;
  • Dans la même opération, vous pourrez également demander à rattacher dans l’annuaire des contacts de la société DEMO l’ensemble des adresses mails du domaine @demo.fr.

Cette opération aboutira à ce que les mails réceptionnés en provenance de bernard.durand@demo.fr se classeront automatiquement dans le dossier DEMO (action provoquée par lien entre l’adresse mail et l’annuaire).
Cette opération aboutira également à ce que tous les mails réceptionnés en provenance du domaine @demo.fr se classent également automatiquement dans le dossier DEMO (sans qu’il soit donc nécessaire de relier l’ensemble des adresses mails de @demo.fr à l’annuaire).

Si vous souhaitez la mise en place de cette fonctionnalité, il convient de vous rapprocher de votre interlocuteur commercial afin qu’un consultant puisse évaluer la charge nécessaire pour mettre en œuvre ce paramétrage sur votre environnement zen.

Option : Exporter la grille consultée au format Excel

Réf. 2019-00232

Cette nouvelle fonction permet de générer un fichier tableur à partir de la grille d'entités consultées, au format XLS. Toutes les données présentes dans la grille sont exportées (libellés d'entête de colonnes et contenu des champs) ; le système traite tous les éléments contenus et ne s'arrête pas à la vue paginée. Le fichier peut être téléchargé sur le poste ou bien être enregistré directement dans la base documentaire.

Voir la vidéo tutoriel : Exporter une liste au format Excel

Interface : amélioration de l'indicateur de notification de messagesvoir l'écran

Réf. 2019-00180 & 2019-00183

Un indicateur visuel (pastille de couleur), contextuel à l'icône "Messages", permet d'indiquer à l'utilisateur si de nouveaux messages lui ont été adressés. L'indicateur apparait lorsqu'une notification est liée au déclenchement d'un abonnement ou dès lors qu'un mini message est envoyé par un autre utilisateur.

Interface : amélioration de l'affichage des champs multi valeurs dans les grilles  voir l'écran

Réf. 2019-00178

Précédemment, lors de la consultation d'une grille d'affichage, les champs référençant plusieurs éléments (appelés champs multi valeurs) n'affichaient aucune donnée. Désormais, ces champs sont affichés sous la forme d'une icône. Un clic sur cette icône permet d'en consulter le contenu.Précédemment, lors de la consultation d'une grille d'affichage, les champs référençant plusieurs éléments (appelés champs multi valeurs) n'affichaient un code technique interne. Désormais, ces champs sont affichés sous la forme d'une icône. Un clic sur cette icône permet de lister les éléments.

Interface : correctif d'affichage des images contenues dans les documents PDF (dans la visionneuse externe ZenWeb)

Réf. 2019-00107

ZenWeb propose une visionneuse externe (ouverture du document dans un nouvel onglet) pour visualiser les documents PDF. Certaines images contenues dans ces fichiers pouvaient ne pas être affichées. Un correctif a été apporté afin d’améliorer le fonctionnement.

Nouveau : Envoyer des mini messages dans ZenWeb

Réf. 2018-00452

ZenWeb ne permettait pas l'envoi de mini messages entre utilisateurs. Une évolution a été apportée et il est désormais possible de le faire depuis la barre d'outil principale.

Voir la vidéo tutoriel : L'envoi de mini messages

Fonction : gestion des utilisateurs et des corbeilles avec sélecteur

Réf. 2018-00447

Il n'était pas possible depuis ZenWeb, de pouvoir consulter la liste des utilisateurs et des corbeilles et donc d'accéder à ces espaces. Une évolution a été réalisée dans cette extension : désormais la liste des utilisateurs et la liste des bannettes sont accessibles.
Un nouveau paramètre "Nombre d'utilisateurs maximum dans les affichages" a été créé pour gérer les cas où le nombre d'utilisateurs affiché serait trop conséquent.

Nouveau : utiliser des liens pour rassembler des éléments  voir l'écran

Réf. 2018-00437

Dans le cadre des évolutions fonctionnelles de ZenWeb, vous pouvez désormais créer des liens entre différents éléments (dossiers, classeurs, documents). Cette fonctionnalité s'avère pratique pour conserver un fil d’Ariane entre plusieurs éléments situés à plusieurs emplacements dans votre espace documentaire. Pour créer un lien entre plusieurs éléments, il suffit d'utiliser la fonction "Lier les éléments" après avoir sélectionné les éléments à rassembler depuis le panier. Les éléments liés, identifiables grâce à un indicateur, peuvent être rapidement retrouvés et consultés depuis le volet d'édition. Depuis ce même volet, les liens peuvent être édités ou supprimés.

Voir la vidéo tutoriel : Lier des éléments

Option : gestion du profil utilisateur interne

Réf. 2018-00432

Les modifications d'un utilisateur (choix de la langue, changement de mot de passe, etc.) sont regroupées dans un espace "profil utilisateur" accessible depuis la barre principale.

Amélioration : gestion améliorée de la pastille de couleur pour les commentaires et posts.

Réf. 2018-00405

Les modalités de signalement des posts (pastille rouge, pastille verte) n'étaient pas cohérentes entre ZenDesk et ZenWeb.

Le nouveau fonctionnement de la pastille de couleur pour les commentaires & posts est désormais le suivant :

  • Si l'élément n'a pas de commentaires ou posts , aucune pastille n'est affichée.
  • Si le dernier commentaire a été lu par l'utilisateur ou s'il s'agit d'un commentaire saisi par l'utilisateur, une pastille verte est affichée
  • Si le dernier commentaire est postérieur a sa consultation, ou si un commentaire a été saisi par un autre utilisateur postérieurement à la dernière consultation par l'utilisateur, alors une pastille rouge est affichée.

Nouveauté : produire des documents depuis des modèles

Réf. 2018-00294

Auparavant, la fonction de production de documents à partir de modèles n'était pas disponible dans ZENWEB.
Cette fonctionnalité est maintenant implémentée et permet de faire appel à des modèles de documents Word ou Outlook.
Il est désormais possible de produire des documents de ces types directement dans votre base documentaire (des limitations liées à la technologie utilisée subsistent toutefois selon les cas).

Voir la vidéo tutoriel : Produire un document depuis un modèle

Nouveauté : s’abonner et suivre des évènements  voir l'écran

Réf. 2018-00241

Grâce à cette nouvelle fonctionnalité, il est maintenant possible de s’abonner à la survenance d’un événement dans votre base documentaire. Cette fonction s’applique à tous les éléments gérés dans ZenWeb (dossiers, classeurs, documents).
Un tableau de bord, accessible lors de la sélection d'un élément à surveiller, permet de s’abonner aux types d'événements suivants :

  • N'importe quelle action

  • Consultation

  • Modification des méta-données

  • Modification de l'état

  • Modification du type

  • Ajout d'un document

  • Retrait d'un document

  • Ajout d'un classeur

  • Retrait d'un classeur

Il est possible d'éditer ou supprimer un, ou des abonnements depuis un nouvel espace accessible depuis le menu principal de votre espace documentaire.

Voir la vidéo tutoriel : S'abonner à la survenance d'un évènement

 

Configuration : Message d'erreur dans le MOC suite à la modification d'un code utilisateur

Réf.2019-00311

Le MOC rencontrait un problème lors de l'opération de modification d'un code utilisateur. Un correctif a été apporté pour régler ce problème.

Scripts : nouvelle option de paramétrage

Réf.2019-00293

Un nouveau paramètre a été ajouté à la gestion des scripts : il est désormais possible de définir si les scripts d'action sont exécutables sur les documents indexés.

Configuration : indicateurs des changements d'état utilisables pour ZenWeb

Réf.2019-00292

Du fait des écarts fonctionnels entre ZenDesk et ZenWeb, certaines opérations liées à des changements d'état ne sont pas gérables depuis ZenWeb, comme par exemple l'exécution de script sur un changement d'état. Ces restrictions freinent l'utiilsation de ZenWeb chez certains de nos clients.
Une modification a donc été apportée dans le module d'administration au niveau de la gestion des états par entité. Elle permet d'indiquer que tel ou tel changement d'état ne doit pas être proposé dans le cadre de l'extension ZenWeb.

Option : gérer l'affichage obligatoire du panneau des métadonnées

Réf.2019-00235

Lors de l'ajout d'un élément, pour contraindre l'utilisateur à saisir des informations propres à cet élément, il est désormais possible d'imposer l'affichage du panneau de métadonnées, avant son enregistrement. Cette option peut être activée dans les paramètres techniques du MOC.

Interface : amélioration des listes déroulantes dans les formulaires

Réf. 2019-00197

La longueur des valeurs des champs de type combobox était limitée à 50 caractères. Cette limite a été portée à 100 caractères.

Configuration : correctif dans la gestion du changement de profil utilisateur

Réf. 2019-00191

Dans les préférences utilisateur du MOC, vous avez la possibilité de créer et gérer des profils utilisateur. Auparavant, lors de l'activation d'un profil, plusieurs données des autres profils étaient effacées (comme la configuration des grilles par exemple). Ce problème est désormais corrigé.

Configuration : correctif de gestion du report des informations dans une grille lors d’un changement de profil.

Réf. 2019-00172

Dans le MOC, lorsque le libellé d'une nature de document était modifié dans les paramètres de gestion de celle-ci, cette modification n'était pas reportée dans la grille de gestion des autorisations liées aux natures des documents. Ce problème de synchronisation est désormais réglé.

Paramètres : conservation des données d'OCRisation d'un document

Réf. 2019-00150

Lorsque l'on décochait l'option “Effectuer un traitement OCR" dans la nature d'un document, toutes les données stockées pour cette nature étaient effacées. Elles sont désormais conservées (fichiers OCR).

Paramètres : ajout d'une nouvelle option au compteur de pile de ZenDesk et ZenWeb

Réf. 2019-00142

Dans les paramètres du MOC, plusieurs options sont paramétrables pour chaque pile de votre tableau de bord de la base documentaire (versions Desk et Web), dont le compteur de pile qui indique le nombre de documents présent dans une pile. Une évolution a été apportée à cette option. Il est maintenant possible de ne plus afficher de compteur pour les piles de votre choix.

Utilisation : Mise à jour de la librairie d'icônes Bootstrap utilisée les formulaires HTML

Réf. 2019-00136

Les formulaires proposés dans Zensolutions font appel à des icônes Bootstrap. Pour pouvoir profiter des dernières versions de ces icônes, le lien vers la dernière version de la librairie a été mis à jour. Il est désormais possible d'utiliser ces icônes, disponibles en consultation ici : https://getbootstrap.com/docs/3.3/components

Paramètres: correctif du système de gestion des informations d'absence d'un utilisateur

Réf. 2019-00123

Lors de la suppression d'un utilisateur, les informations dites “d'absence” étaient conservées. Le système de gestion a été amélioré pour que ces informations d'absence ne soient désormais plus conservées. Dans ce contexte d'amélioration de maîtrise des données, les informations d'absence sont désormais conservées et mises à jour lors du renommage d'un utilisateur.

Paramètres : Prise en compte des préférences du menu "PoPup" pour l'affichage des options de la barre d'outils dans l'interface ZenWeb

Réf. 2019-00109

Dans le MOC, il est possible de paramétrer, dans les préférences utilisateurs, quelles sont les options de menu qui seront disponibles depuis le menu contextuel. Cette opération est possible via le bouton Popup qui se trouve dans préférences utilisateurs.

Ce paramétrage n’était pas pris en compte par l’extension WEB. Une évolution a été réalisée et ces préférences sont désormais prises en compte.

Paramètres : Possibilité de déconnecter des utilisateurs de ZenWEB.

Réf. 2018-00162

La gestion des déconnexions a été revue et il est désormais possible à l’administrateur de voir via quel outil (ZenDek ou ZenWeb) l’utilisateur s’est connecté. Il peut également procéder à des connexions y compris pour les utilisateurs externes.

Configuration: contrôle de la validité du champ e-mail

Réf. 2018-00369

Dans le panneau de gestion des utilisateurs, il était possible de saisir une adresse mail erroné. Afin d'empêcher l'utilisation d'adresses e-mail invalides dans le MOC, un contrôle du champ “adresse mail" a été ajouté. Si cette vérification permet d'éviter l'utilisation d'une adresse incorrecte, il ne peut pas être procédé à une vérification que l’adresse mail saisie soit opérationnelle.

 

ZenAction HIGH & ZenAction MEDIUM : paramètres de gestion de l'exécution des scripts par importance

Réf. 2019-00314

Dans le cadre de paramétrages complexes, le temps de cycle de ZenAction pouvait excéder plusieurs minutes. Cela pouvait poser des problèmes par rapport à des scripts devant s'exécuter très rapidement (toutes les 2 secondes par exemple).
Il est désormais possible de mettre en place 2 services supplémentaires : ZenActionHIGH et ZenActionMEDIUM et de spécialiser ces services dans le traitement de scripts particuliers. Par exemple, on fera exécuter à ZenActionHIGH tous les scripts rapides nécessitant un traitement urgent. ZenActionMEDIUM exécutera les scripts de moyenne importance ; ZenAction dans sa forme actuelle exécutera les autres scripts. Cela permettra d'équilibrer les charges. La mise en oeuvre de ces services peut être effectuée par le support Entropics au travers d'une intervention de TMA.

ZenThumbnail : supporter la conversion des fichiers .msg

Réf. 2019-00271

Des utilisateurs souhaitaient pouvoir disposer de vignettes pour les mails quand bien même le document serait au format MSG (pour rappel l'aperçu fonctionne dès lors que le format est EML). Le service en charge de la production des vignettes a été modifié pour effectuer une conversion "à la volée" des fichiers .MSG en .EML permettant ainsi la génération de la vignette.
La mise en oeuvre de cette évolution induit une intervention du support ENTROPICS pour son application, ainsi que pour la reprise des documents MSG préexistants.

Demandes de validation par mails : évolution de ZenExternal Workflow Manager

Réf. 2019-00229 & 2018-00104

Dans le cadre du traitement des réponses aux demandes de validation par mail, les utilisateurs ont demandé à pouvoir affecter au mail de réponse le statut "porté" par la réponse.
Exemple : Si le mail de réponse provoque l'affectation de l'état OK au document concerné, il faut faire en sorte que le mail de réponse soit également mis en état OK.

Cette fonctionnalité est désormais possible, mais nécessitera une intervention du support ENTROPICS pour sa mise en place.

Gestion des e-mails : ajout d'un service de conversion des fichiers .MSG en .EML

Réf. 2019-0216 / 2019-0181 / 2019-0163

Un nouveau service converti automatiquement les fichiers mails téléversés au format .MSG (Microsoft Outlook) vers le format .EML (format standard cross-logiciels).

Gestion des e-mails : amélioration de l'extraction des commentaires sur les e-mails de validation

Réf. 2019-00214

Dans le cadre de la gestion des circuits de validation par e-mail, ou l'on peut valider ou refuser une pièce comptable directement depuis un message, il est possible d'accompagner ces actions d'un commentaire. Lors de la réception du message dans la GED, il pouvait arriver que certains commentaires soient mal retranscrits en affichant des caractères spéciaux intercalés dans le message. Ce problème est à présent résolu : les éléments parasites sont automatiquement supprimés dès réception des e-mails.

Gestion des workflows : correction des libellés utilisés dans les mails de notification

Réf. 2019-00209

Dans le MOC, les libellés propres aux états des éléments sont gérés dans une table. Ils sont classés dans des colonnes correspondant à un contexte d'affichage. Une erreur impactait les e-mails de notification, pour lesquels le système utilisait la mauvaise colonne de libellés pour l'affichage des états. Ce défaut dans les e-mails de notification est désormais corrigé.

Gestion des e-mails : traitement des séparateurs dans les pièces jointes des mails

Réf. 2019-00195

Dans les précédentes versions, les séparateurs (code-barre, QR code) insérés dans des documents en pièce jointe des mails n'étaient pas gérés par le service ZenBarcode. Une amélioration a été apportée pour permettre le traitement des séparateurs et le classement des éléments en pièces jointes, tout en leur associant les mails dont ils sont issus.

Zenlocker : amélioration du verrouillage des fichiers pour le travail en mode collaboratif avec ZenAgent

Réf. 2019-00192

Des problèmes concernant le verrouillage des fichiers nous ont été signalés par des utilisateurs de ZenAgent. Il pouvait advenir, lorsque deux utilisateurs ZenAgent modifiaient le même document, que la gestion des conflits mise en place fonctionne mal. Un nouveau service ZenLocker a été mis en place, ce service prenant en charge les opérations de verrouillage/déverrouillage documentaire pour le compte des extensions ZenAgent.

La mise en place de ce service nécessite une intervention du support entropics

Nouveau : évolution de la balise ShareTarget dans ZenDBmanager

Réf. 2019-00091

Une nouvelle fonctionnalité ajoutée à ZenDBmanager permet désormais de mettre en place une requête SQL dynamique pour déterminer le lieu du partage de l'entité créée ou mise à jour.

Amélioration : évolution du mail de validation généré par ZenExternal Workflow Manager

Réf. 2018-00104

La structure du mail généré automatiquement, dans le cadre des demandes de validation, était difficilement modifiable.
Nous avons procédé à des modifications techniques qui rendent plus facile la modification du contenu des mails automatiques.
Toutefois, nous recommandons de faire appel au support pour procéder à des modifications, l'évolution aboutissant au fait que le temps passé par le support pour la mise en oeuvre sera réduit.

 

Script de conversion avec PDF Creator V3

Réf. 2019-00155

Usage : ZenDesk

Ce script, dédié à la conversion et la duplication PDF, a été mis à jour pour être compatible avec la version 3 de PDF Creator.

Script de conversion au format RTF

Usage : ZenDesk & ZenWeb

Le script de conversion / duplication au format PDF a été modifié pour supporter le format RTF en entrée. Il peut être déclenché par action de l'utilisateur ou via un service.

Script de conversion en mode Paysage

Usage : ZenDesk

Dans le cadre de la conversion PDF, ce script force l'orientation d'un document en mode paysage. Il peut être déclenché par action de l'utilisateur ou via un service.

Script de restriction pour la conversion d'une feuille Excel

Usage : ZenDesk

Avec ce script, lors de la conversion ou la duplication d'un document Excel vers PDF, le service ne convertit que la feuille Excel active en respectant sa taille, son orientation et sa mise en page.