Classement des mails

Classement des mails

Pour classer vos mails dans votre gestion documentaire, Zensolutions vous propose plusieurs solutions :

  • Une solution entièrement automatique : Zensolutions capture les mails arrivant sur des adresses paramétrées et les classe suivant des critères que vous définissez.
  • Une solution du même type que le classement manuel des documents : depuis votre client de messagerie, vous demandez l’envoi du message vers Zensolutions, puis le faites s’intégrer dans la corbeille, le dossier ou le classeur souhaité.
  • Une solution pour les messages qui sont en réponse d’un message déjà classé : Zensolutions sait repérer que le message que vous recevez est lié à un message que vous avez classé. Il va alors classer automatiquement ce message dans le même emplacement que le message auquel il est lié. Tous les messages correspondant à ces échanges peuvent ainsi, via Zensolutions, être chainés et classés automatiquement ensemble.

Zensolutions est également capable de déterminer qu’un message que vous cherchez à classer est déjà présent dans votre gestion documentaire. Il vous évitera ainsi de classer inutilement un message que vous auriez reçu plusieurs fois, ou que vous chercheriez à classer plusieurs fois parce que reçu sur des adresses différentes et classer par des utilisateurs différents, mais au même endroit.

Classer vos messages avec Zensolutions est une solution plus performante que le classement que vous pourriez réaliser dans votre client de messagerie. De plus, cela permet de classer les messages reçus ou envoyés avec les documents de même origine, ou traitant de la même affaire, qu’ils aient été reçus par la poste et numérisés, ou reçus par transfert de fichiers ou en pièces jointes de messages. Exemple d’un processus achat : demande d’un devis par mail, réception du devis par mail en pièce jointe, réception de l’achat avec un bordereau de livraison papier, message au fournisseur pour lui signifier la bonne réception, réception de la facture, émission du paiement, avec classement de tous ces échanges dans un classeur achat unique.

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