Dossiers

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Une base documentaire Zensolutions permet de définir des plans de classement arborescents à plusieurs niveaux. Le premier niveau de ce plan de classement est le dossier. Un dossier peut contenir directement des documents, mais aussi des sous-dossiers appelés classeurs dans la terminologie Zensolutions.

SI vous pensez à l’analogie avec un classement papier, la base documentaire pourrait être considérée comme une armoire, que vous rempliriez de boites d’archives, dans lesquelles vous pouvez disposer des documents directement ou des chemises contenant à leur tour des documents ou des chemises.

Dans une base Zensolutions, plusieurs types de dossiers peuvent être définis, comme un dossier client, un dossier fournisseur, un dossier personnel, un dossier production, etc… Chaque type de dossier possède ses propres propriétés, comme des champs de description, des états, des icônes et des couleurs. Un dossier client par exemple comprendra des champs (ou index) descriptifs comme le nom du client, son adresse, son téléphone, son numéro SIRET, etc… Ces informations du dossier seront des propriétés qui seront communes à l’ensemble des classeurs et des documents que l’on classera dans ce dossier.

L’établissement du plan de classement est un des ateliers de base nécessaire à la mise en place de tout système de gestion documentaire.

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