États

États

Toutes les entités de la base documentaire Zensolutions (dossiers, classeurs, documents) ont au moins un état par défaut et peuvent avoir plusieurs états.

Par exemple une commande peut être dans l’état « reçue » (état initial) puis passée à l’état « acceptée » quand un agent à vérifier son contenu et sa validité ou à l’état « refusée » si elle ne correspond pas à une commande valide, puis ensuite à l’état « en cours de traitement », à l’état « livrée », à l’état « facturée » qui pourrait être l’état final d’une commande.

Zensolutions dispose d’un outil de gestion des évènements permettant de déclencher des opérations à chaque changement d’état. Des tâches peuvent être lancées, pour suivre la progression d’une commande par exemple, l’entité peut être transférée dans les corbeilles de traitement des utilisateurs concernés, comme par exemple le passage du service administratif au service livraison quand une commande est acceptée, etc… Un changement d’état peut également être conditionné à un autre évènement. Par exemple un classeur achat peut passer à l’état « clos » quand il reçoit un document de type règlement, soldant le processus achat.

Les changements d’état peuvent ainsi être la conséquence d’évènements ou bien d’une action manuelle d’un utilisateur habilité à changer cet état.

La gestion des états, leur succession, les tâches associées aux états sont un des éléments de base de la mise en place de flux de traitements (workflow) dans la base documentaire.

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