Nomenclature documentaire

Nomenclature documentaire

Une base documentaire Zensolutions permet de définir des plans de classement arborescents à plusieurs niveaux. Ces niveaux sont constitués de dossiers contenant des classeurs. A chaque niveau, des documents peuvent être classés. Pour gérer efficacement les documents, il convient de définir les différents types de documents que la base documentaire pourra recevoir. Chaque type de document est défini par des propriétés, comme des champs (ou index), des états, des icônes et des couleurs.

Il est ainsi possible de définir une nomenclature documentaire qui recense l’ensemble des typologies possibles et leurs propriétés. A partir du plan de classement et de cette nomenclature, on pourra déterminer quels types de documents peuvent se classer dans quels types de dossiers. Par exemple, dans un dossier Salarié, le classeur Paie ne pourra contenir que des bulletins de paie, des demandes de congés et des justificatifs d’absence. Un classeur Ventes pourra contenir des commandes, des bons de livraisons, des factures, des règlements.

L’établissement de la nomenclature documentaire est un des ateliers de base nécessaire à la mise en place de tout système de gestion documentaire.

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