Sélectionner une page

En préambule, il est important de rappeler qu’on distingue deux sortes de gestions des versions de documents. Il y a d’une part la gestion des versions contrôlée par l’humain (processus de gestion des différentes versions des documents qualité, par exemple) et d’autre part le besoin de pouvoir suivre les modifications apportées aux documents par les différents utilisateurs. C’est de cette seconde catégorie dont nous allons parler dans cet article. Si vous êtes intéressés par la gestion des versions dans le cadre de la qualité, c’est par ici.

Qu’est-ce que la gestion automatique des versions de documents ?

Souvent, dans une entreprise, on aborde sans le savoir la notion de gestion des versions d’un document par le biais de logiciels comme Word. Ce dernier permet en effet de faire des révisions sur un document et de le transmettre en indiquant les modifications effectuées. Une fonction pratique, certes, mais limitée à Word… C’est pourquoi Zen Online va plus loin et intègre un suivi de versions de documents automatique qui permet de visualiser et conserver les différentes versions d’un document, et ce pour toutes les natures de document : Word, Powerpoint, Excel, mais également les fichiers PDF, et les fichiers de la suite Libre Office, etc.

Un versioning automatique et sécurisé

Qui dit dématérialisation, dit partage de document. Dès lors, comment faire pour suivre les modifications apportées à un document, et savoir qui l’a modifié et quand ? Comment revenir à la version d’avant ? Zen Online apporte une réponse claire et exhaustive à ce problème. A la moindre modification d’un document, l’outil génère une nouvelle version du document et l’enregistre. C’est un processus de versioning automatique, ne nécessitant aucune décision de la part de l’utilisateur qui modifie le document. Dans un esprit collaboratif, la solution de GED permet donc de tracer qui a modifié le document, et quand.

Exemple : Pierre modifie le contenu d’une notice décrivant le mode opératoire d’une machine, document de type Word. Zen Online génère alors une nouvelle version du document qui est automatiquement enregistrée.

Ces modifications sont de plus facilitées par l’extension collaborative qui soulage l’utilisateur de tâches fastidieuses de téléchargement et de téléversement.

Une gestion des versions paramétrable

Toutes les versions précédentes du document sont conservées automatiquement par Zen Online. Il est toutefois vrai qu’un document modifié fréquemment et ce par de multiples personnes donnera lieu in fine à un nombre conséquent de versions. Rassurez-vous, il est possible de paramétrer et de limiter le nombre de versions.

L’administrateur de la  solution aura ainsi le choix de limiter le versioning selon un axe « quantitatif »  (seules les 10 dernières versions sont enregistrées, par exemple) ou un axe « temporel »  (seules les versions des 12 derniers mois sont conservées, par exemple).

Bien entendu il sera également possible de restaurer à tout moment une version particulière si besoin. Cette version restaurée deviendrait alors automatiquement une nouvelle version du document.

La grande force de Zen Online est que cette gestion automatique des versions de documents s’applique sur tous types de document. Excel, Word, PDF, PPT, mais aussi documents Open Office, etc.

 

 

Via son extension collaborative, Zen Online permet également de modifier directement les PDF depuis votre navigateur. Pratique !