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Mise en place d’un site portail

Dans les principes d’utilisation d’un outil de GED, on peut avoir des documents qui concernent différents types de tiers : les clients, les fournisseurs, les salariés, etc.  

Avec Zen Online, à chaque type de tiers correspond un plan de classement et une nomenclature documentaire. Il est alors intéressant pour une entreprise de pouvoir permettre à ces différents types de tiers d’avoir accès à des documents voire même d’en déposer, et ce au travers d’un site portail.

Consulter des documents sur le site portail

C’est la première possibilité offerte par Zen Online : permettre à un type de tiers défini d’accéder à des documents qui lui sont liés. Cela peut être intéressant pour tous vos différents types de tiers : vos clients, vos salariés, vos fournisseurs, etc.

Par exemple, vous pourrez permettre à votre client « Martin » de consulter les documents qui le concernent : ses factures, ses bons de livraison, etc.  Ainsi, plus besoin de lui envoyer ses factures par courrier : il peut les consulter directement sur la solution via son site portail dédié !

Il est alors possible avec Zen Online de configurer les accès de votre client à la base documentaire et même de les filtrer si nécessaire.  Pour reprendre l’exemple du client « Martin », il est possible de  mettre en place des accès différents selon la personne qui se connecte. Le comptable pourra ainsi voir les factures, quand l’acheteur pourra voir les factures mais également les bons de livraisons.

[Illustration de l’arborescence avec ce que le client peut voir/ne pas voir]

Zen Online permet également de savoir si le document a été consulté via son outil d’historique. Si vous désirez savoir si votre client « Martin » a bien consulté un document sans le déranger, il vous suffit ainsi de vérifier l’historique de consultation et vous pourrez voir si le document a été consulté, et quand.

[Illustration d’un historique de consultation]

Le saviez-vous ?

Il est possible de gérer les niveaux de confidentialité à l’intérieur même de ces accès.  Exemple : seul le directeur financier de mon client sera en mesure de voir les factures et les contrats, alors que l’acheteur ne verra que les factures.

La mise en place d’un site portail peut également s’accompagner de la mise en place de signatures électroniques, ce qui nous rapproche de la fonctionnalité de coffre-fort électronique.  

Téléverser des documents sur le site portail

Tout comme il est possible de permettre à un tiers d’accéder à des documents, il est également possible de leur proposer de déposer des documents dans leur espace documentaire.

Exemple : dans le cadre d’un projet précis, votre client « Martin » va déposer des documents afin de recevoir une proposition de devis.

Et pourquoi pas la signature électronique de vos documents ?

Vous l’aurez compris, votre site portail pourra également servir de plate-forme de signature électronique de vos documents, qu’il s’agisse de contrats, de devis, de plans, etc.

Pour plus d’information, voir l’article sur la signature électronique de document.