Sélectionner une page

Préambule et définition des termes Zen Online

En introduction, il convient, afin d’être le plus clair possible, de définir le vocabulaire spécifique qu’utilise Zen Online :

  • Une bannette : à l’image de la bannette plastique qu’on retrouve dans toutes les entreprises, c’est l’endroit où transitent les documents. Cela peut-être une bannette spécifique à un utilisateur (la bannette de Paul), ou une bannette commune (courrier au départ, courrier à l’arrivée, factures fournisseur à traiter, réclamations, mails du site web). Parfois, on parle également de corbeille mais ce terme peut être équivoque et confondu avec la poubelle, donc nous parlerons plutôt de « bannette ».
  • Un dossier : c’est l’équivalent virtuel de la boite en carton concernant votre client « M. Martin » dans lequel vous rangez tous les documents liés à ce client, qu’ils soient seuls ou regroupés dans des pochettes.
  • Un classeur : C’est la chemise ou la pochette cartonnée que vous utilisez déjà dans votre entreprise et qui est contenu dans la boite (le dossier). Comme le dossier, il peut rassembler des documents seuls ou d’autres classeurs.
  • Mais quelle est donc la différence entre un dossier et un classeur ? Elle est simple, un classeur est forcément contenu dans un autre élément alors qu’un dossier est une entité racine, au sens qu’elle n’a pas de « conteneur ».

Qu’est-ce qu’un plan de classement ?

Dans une entreprise, si vous demandez à 10 collaborateurs d’organiser le classement de leurs documents clients, vous obtiendrez 10 façons différentes de classer des documents dans le dossier client : par année, par type de document,  par ordre alphabétique… Chacun aura sa réponse, et il n’y en a pas de bonne ou de mauvaise ! La bonne réponse, c’est celle que vous choisirez… avec la garantie qu’elle sera désormais appliquée par tous !

Généralement, le plan de classement existe déjà peu ou prou au sein d’une entreprise, qui a souvent une façon plus ou moins établie (et hélas souvent peu respectée…) de classer ses documents. Mais dans tous les cas, il y a une nécessité de normaliser ce plan de classement des documents.

Définir un plan de classement, c’est déterminer une façon précise de classer les documents qui sera la même pour tout le monde. Zen Online va vous permettre cela : définir une arborescence et automatiser le classement du document dans le bon dossier pour toute correspondance, qu’elle soit sortante ou entrante.

Automatiser son plan de classement permet de gagner du temps et également de respecter plus aisément une norme de qualité. Si vous avez un audit, il devient facile de démontrer la hiérarchisation des dossiers et classeurs, puisque tout est désormais normalisé !

Des plans de classement paramétrables sur mesure

Plan de classement par type de tiers

Avec Zen Online, il est très facile de paramétrer vos plans de classement selon vos propres critères. Une première possibilité est de faire des plans de classement par type de tiers. On peut ainsi définir un plan de classement client, un plan de classement fournisseur, un plan de classement salarié, un plan de classement adhérent, un plan de classement administré, etc…

Exemple : pour chaque dossier salarié, on peut définir un plan de classement précis qui va créer des classeurs définis : notes de frais, espace personnel, etc.

Ces plans de classement sont adaptables à tous les métiers, et notamment ceux qui impliquent une catégorie précise de tiers : les adhérents pour une mutuelle, les patients pour un hôpital, les administrés pour une mairie, etc. Là encore, tout est paramétrable et l’administrateur peut imaginer son plan de classement comme il le souhaite, et l’outil se charge ensuite d’urbaniser les plans de classement en fonction.

Plan de classement par processus

Le plan de classement peut être aussi défini par processus. On peut ainsi définir un plan pour tous les différents processus qui existent dans une entreprise : affaires, projets, achats, chantiers, etc.

Les dossiers créés contiendraient alors des classeurs prédéfinis selon les spécificités du dossier choisi. Par exemple, si on parle d’un dossier achats, l’outil va générer les classeurs qui correspondent à ce processus achats : devis, factures, etc.

Générer plusieurs plans de classement

Evidemment, tout cela est configurable et il est possible de personnaliser ses plans de classement pour s’adapter au mode de fonctionnement de l’entreprise. Et avec Zen Online, il est même possible de faire plusieurs plans de classement, pour s’adapter à différents types de tiers ou d’affaires.

Par exemple, on sait qu’un dossier client France et un dossier client export ne se gèrent pas de la même façon. Pour l’export, on aura ainsi un ensemble de documents relatifs aux douanes qui n’existe pas pour un client français. Il suffit alors de paramétrer Zen Online pour que la création d’un dossier de type export génère automatiquement un classeur documents douaniers.

Si le plan de classement est défini dans la majeure partie des cas au niveau du dossier, il peut également se faire au niveau du classeur. Si on reprend l’exemple de l’export, il peut arriver qu’un client qui était un client France devienne export. Avec la possibilité de définir le plan de classement au niveau du classeur, il suffira alors de créer un classeur export au sein du dossier France avec un plan de classement spécifique.

Les bénéfices d’un plan de classement :

Nomenclature documentaire adaptée au plan de classement

Une fois que le plan de classement est fait et que la nomenclature est mise en place, Zen Online est en mesure de proposer une nomenclature documentaire adaptée au plan de classement. Une nomenclature documentaire, c’est une liste de types de documents qui peuvent être placés dans un dossier défini. Concrètement, cela permet à l’outil d’accepter ou non de ranger un type de document particulier dans un dossier ou un classeur selon sa nature. Par exemple, si je type un  document comme arrêt maladie, je ne pourrai pas le ranger dans le classeur factures, et inversement je ne pourrais pas classer un devis dans un dossier salarié.

Filtres et sécurité de consultation

Autre fonctionnalité très intéressante de Zen Online induite par la mise en place de plans de classement : la possibilité de filtrer la visibilité de chacun des nœuds du plan de classement. Il est ainsi possible de décider que dans un dossier fournisseur, tel type de classeur n’apparaisse que chez la catégorie d’utilisateurs concernés par ce type de classeurs. Prenons l’exemple d’une entreprise qui aurait dans chaque dossier client trois classeurs distincts : un classeur commercial, un classeur production, un classeur administratif. Il est possible de filtrer la visibilité des classeurs et de faire en sorte que le commercial qui ouvre le dossier client ne voit que le classeur qui lui est utile, c’est-à-dire le classeur commercial.

Mise à disposition de dossiers à des tiers

Enfin, Zen Online possède une fonction qui permet au client de partager des éléments avec des tiers hors de l’outil de GED via un portail. Dans le plan de classement, il va être possible de choisir un nœud ou une partie de celui-ci et de le rendre visible à des tiers extérieurs à l’entreprise (vos clients, vos adhérents, vos fournisseurs, votre comptable, etc.). Cette fonction de portail est personnalisable selon votre charte graphique et intégrable à votre site web existant. De plus, toutes les actions des tiers seront tracées et vous pourrez être informé de la consultation d’un document par un tiers et/ou de sa non-consultation.