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GED sur navigateur ET modification de documents en ligne : un mariage impossible ?

Parmi les motivations qui incitent les entreprises à se doter d’un outil de GED, le besoin de travailler en mode « collaboratif », c’est-à-dire de partager des dossiers, de modifier des documents, figure en tête de liste.

Ce partage d’informations passe souvent par une étape au cours de laquelle plusieurs personnes sont amenées, de manière successive et répétée, à intervenir sur le contenu d’un même document pour « collaborer » à sa formalisation.

Si l’outil de GED fonctionne via un navigateur, l’utilisateur va forcément se retrouver confronté à la nécessité de devoir télécharger le document, le modifier puis le téléverser à nouveau tout en « priant » pour qu’aucun de ses collègues n’ai opéré la même manipulation entre temps.

La modification de documents en ligne devient un procédé fastidieux et qui peut surtout se révéler potentiellement problématique à l’usage : comment savoir si la version que j’ai téléchargée est bien la bonne, ou encore s’assurer que personne ne va la modifier pendant que je la modifie moi-même ?

Exemple : Pierre crée un projet de courrier, qu’il téléverse dans l’outil de GED. Il demande à Aline son avis pour validation. Aline souhaite alors le modifier et l’enrichir. Elle va donc le télécharger sur son PC, le modifier puis le téléverser de nouveau sur l’outil de GED, avec le même nom, au même endroit, en précisant qu’il annule et remplace l’autre document. Un processus courant mais très rébarbatif pour les utilisateurs…

Bien sûr que certains outils permettent déjà la modification de documents en ligne : SharePoint de Microsoft ou Google Doc, pour ne citer qu’eux, autorisent ce type d’opérations… mais dans un usage (volontairement) très limité : les documents Office pour Share Point, les documents Google pour Google Doc. Avez-vous déjà essayé de modifier un document Excel en ligne depuis votre compte Google ?

Modification de documents en ligne via l’extension collaborative de Zen Online

Afin d’offrir le meilleur service possible à nos utilisateurs, Zen Online intègre une extension collaborative qui permet de modifier n’importe quel document, quel que soit son type, depuis votre PC (Windows).

Plus besoin de télécharger puis de téléverser le document : je l’ouvre, je le modifie et c’est terminé !

De plus, Zen Online gère automatiquement les versions  (voir la gestion automatique des versions de documents). Chacun saura qui a modifié ou enrichi le document en dernier, et quand.

Modification de tous types de documents en ligne

La force de Zen Online, c’est que tout document est modifiable, peu importe son type. Il faut juste que le poste Windows de l’utilisateur possède un logiciel en capacité de modifier le document. L’extension collaborative va alors appeler le logiciel concerné et permettre la modification en direct du document.

Exemple : si Pierre veut modifier un document .dwg, il lui suffit d’avoir un logiciel installé sur son PC qui lui permette de modifier ce type de document (ex : AutoCad), et la modification sera faite directement au travers de l’outil. S’il s’agit d’un document Open Office, il faudra que la suite Open Office soit installée au préalable, etc.

Un éditeur de PDF intégré

Pour les PDF, l’extension collaborative a un petit plus : elle a son propre éditeur de PDF intégré qui permet de faire toutes les modifications souhaitées sur un PDF (corriger le texte, ajouter une signature, etc.). Ainsi, pas besoin d’avoir fait l’acquisition d’un outil payant sur le PC de l’utilisateur pour pouvoir ajouter un commentaire, retourner une page, en supprimer une autre, modifier des PDF : ajouter un commentaire, retourner une page, en supprimer une autre, etc. Evidemment, cette option est paramétrable et si vous souhaitez ouvrir et modifier votre PDF dans votre logiciel habituel, c’est tout à fait possible.

Verrouillage des documents en cours de modification

Et pour s’assurer que des modifications ne soient pas faites par différents utilisateurs en même temps, l’outil verrouille les modifications aussitôt que le document est en cours de modification par un utilisateur. Les autres utilisateurs pourront alors toujours accéder au document, mais en lecture seule.