CAPTURE DES FLUX :

Flux Mail

  • A la demande, depuis :
    • Outlook ;
    • Lotus Notes ;
    • Thunderbird ;
    • Etc.
  • En mode Flux
    • Complet ;
    • Ou uniquement pièces jointes.

Flux Documents Numériques

  • Issu d’un scanner multifonction ;
  • Issu d’un logiciel de numérisation ;
  • Issu d’un logiciel de télécopie ;
  • Issu d’une application tierce ;
  • Capture de répertoires réseaux  ;
  • Capture de répertoires locaux;
  • Etc.

Flux de données

  • Capture de flux ;
  • Capture de flux CSV ;
  • Etc.

Flux papier

  • Logiciel de scan de production
    • Numérisation en volume ;
    • Pilotage avancé de Scanner ;
    • Support driver ISIS ;
    • Traitement d’image ;
    • Profil de numérisation.

Spoules I-Séries

  • Découpe des spoules I-Séries ;
  • Mise en page (rewamping) ;
  • Conversion PDF.

Flux Télécopies

  • Serveur de télécopies entrantes ;
  • Serveur de télécopies sortantes via imprimante « Fax » ;
  • Accusé d’émission via mail ;
  • Modèles de pages de garde (normal, confidentiel, urgent, etc).

 

TRAITEMENT DES FLUX IMAGE :

Formats supportés

  • Tous les formats standards
  • PDF ;
  • TIFF.

Splitter image

  • Gestion de séparateurs code-barres ;
  • Découpe des documents numérisés pour routage vers des corbeilles de traitement.

OCR basique

  • Module prenant en charge l’exécution d’un traitement OCR sur les documents TIFF & PDF Image ;
  • Ce module peut également être mis en œuvre dans le cadre du traitement des mails (format EML).

OCR Etendu

  • Gestion des documents multi-formats
  • OCR multilingue
  • OCR amélioré

 

FONCTION DE LAD/RAD :

LAD Documents

  • Module permettant le traitement de documents non-structurés et/ou semi-structurés.

LAD Factures EP

  • Module spécialisé permettant le traitement des informations d’en-têtes et de pieds de pages de facture ;

LAD Factures L

  • traitement des factures en mode « lignes de factures ».

LAD Formulaires

  • Module prenant en charge le traitement de documents structurés.

LAD Manuscrite

  • Module prenant en compte le traitement de documents manuscrits.

 

TRAITEMENT DES FLUX TEXTE :

Production de courriers et courriels

  • Bibliothèques de modèles de courriers avec fusion de données ;
  • Familles de modèles.
  • Impression de fiches suiveuses avec code-barres et/ou QR code

Identification

  • RAD : Identification du document par détection d’une chaîne de caractères.

Extraction de données

  • LAD : Extraction de données depuis le contenu texte du document.

Indexation automatique

  • Indexation automatique des documents à partir de données contenues dans le texte du document.

 

CLASSEMENT DE DOCUMENTS :

Classement manuel

  • Glisser / Déposer ;
  • Envoyer vers ;
  • Sauvegarder sous ;

Classement manuel par lot

  • Sélection d’un groupe de documents ou de répertoires et indexation par :
    • Glisser Déposer ;
    • Envoyer Vers.

Classement des mails

  • Indexation des mails automatique ;
  • Indexation des mails à la demande ;
  • Indexation des mails  via séquence de chaînage.
  • Gestion des doublons

Classement Batch

  • Indexation automatique de documents par pooling de lecteurs réseaux.

Classement par fiche suiveuse

  • Indexation automatique des documents par détection d’une fiche suiveuse, celle-ci contenant les informations de classement sous la forme de Code Barre ou QRCODE

Reprise Existant

  • Module permettant la reprise de répertoires Windows via l’application de règles basées sur :
    • le nommage des fichiers ;
    • leur contenu plein texte.

INDEXATION DE CONTENU :

Documents « Image » 

  • Océrisation du contenu des documents TIFF & PDF Image ;
  • Avec la possibilité (sous forme d’option supplémentaire) de création de PDF « searchable ».

Documents Texte

  • Indexation intégrale du contenu du document ;
  • Formats supportés :
    • Documents Office ;
    • Mails (EML) ;
    • PDF texte ;
    • Etc.

Mails

  • Indexation du contenu du mail (EML)
  • Indexation du contenu des pièces jointes ;
  • Océrisation des pièces jointes images PDF & TIFF  (uniquement les mails EML)

 

PLAN DE CLASSEMENT :

Dossiers

  • Gestion de types de dossier ;
  • Index par type de dossier ;
  • Un dossier contient des documents et des classeurs.

Classeurs ou Chemises

  • Gestion de types de  classeur ;
  • Index par type de classeur ;
  • Un classeur contient des documents et des classeurs.

Nomenclature documentaire

  • Nature de document ;
  • Mise en place d’index par nature de document ;
  • Gestion de l’unicité des documents.

Arborescence de classement

  • Modèle de plan de classement (ex: dossier client France, dossier client Export, dossier salarié, etc.) ;
  • Niveau d’arborescence infini.

Personnalisation

  • Affectation d’icones à chaque type d’entité ;
  • Affectation d’icones pour chaque statut de l’entité ;
  • Gestion des index en fonction du statut de l’entité, de l’utilisateur.

 

MÉTADONNÉES – INDEX :

Type d’index

  • Choix de type d’index :
    • Alphanumérique ;
    • Numérique ;
    • Combo box ;
    • Liste ouverte ;
    • Listes imbriquées ;
    • Liste Multi-valeurs
    • Compteurs ;
    • Date ;
    • Code postal ;
    • Etc.

Mode de saisie

  • Les index peuvent être définis comme facultatifs ou obligatoires ;
  • Les index peuvent avoir des valeurs par défaut ;
  • L’affichage des index varie selon :
    • l’état de l’entité ;
    • l’utilisateur ;
  • Tous les index deviennent automatiquement des critères de recherche.
  • Possibilité de contrôle  de doublons ;

 

RECHERCHE :

Rechercher

  • Recherches en mode libre ;
  • Recherches paramétrées ;
  • Recherches enregistrées ;
  • Recherches filtrées ;
  • Recherches imbriquées
  • Recherches sur le contenu ;
  • Recherches en mode SQL.

Quoi ?

  • Les dossiers, les classeurs, les documents ;
  • Les index ;
  • Le contenu des documents ;
  • L’historique de chacun de ces éléments ;
  • Les accès utilisateurs ;
  • Sur le contenu de la recherche( par filtre);
  • Sur les tags, sur les commentaires;

 

MOTEUR DE WORKFLOW :

Etats

  • Affectation d’états aux entités ;
  • Définition d’enchaînements d’état ;
  • Création de plans de tâches sur changement d’état ;
  • Transfert de l’entité sur changement d’état ;
  • Restriction des changements d’état par niveau d’habilitation ;
  • Changement d’état conditionné.

Tâches

  • Affectation de tâches aux documents, classeurs, dossiers, utilisateurs ;
  • Clôture de tâches par affectation de résultat ;
  • Création automatique de tâche sur clôture de tâche ;
  • Changement d’état sur clôture de tâche.

Rôles

  • Possibilité de définir le rôle d’un utilisateur envers un ou plusieurs autres utilisateurs. Exemple : l’utilisateur A a le rôle « d’approbateur » envers les utilisateurs B et C ;
  • Affectation d’une tâche envers l’utilisateur qui a le rôle de… ;
  • Transfert vers l’utilisateur ayant le rôle de… ;
  • Mise en place de circuits d’approbation.

Agenda

  • Agendas pour les utilisateurs ;
  • Agendas Dossiers,
  • Agendas Classeurs,
  • Agendas Documents.

Messagerie

  • Notification des événements workflow dans le client de messagerie ;
  • Avec possibilité de disposer du document en pièce jointe.

Messagerie Avancée

  • Extension permettant l’ajout des choix de workflow dans le corps du mail ;
  • Traitement des mails d’approbation.

Tampons – Visa

  • Extension permettant l’apposition de tampons « pour accord » « confidentiel », etc. sur les documents PDF

Absence

  • Gestion permettant la prise en charge des délégations en cas d’absence ;
  • Délégation sur un délai et pour un rôle donné.

Routage

  • Traitement par compétence (mode supervisé ou proactif);
  • Extension permettant la mise en place de routages automatiques via une grille de compétences.

CONFIDENTIALITÉ – ACCÈS :

Niveaux d’autorisation

  • Définition de niveaux d’autorisation ;
  • Gestion des droits de :
    • Voir ;
    • Consulter ;
    • Modifier ;
    • Supprimer ;
    • Etc.

Sécurisation

  • Accès aux modules via un couple login/mot de passe ;
  • Archivage sécurisé des documents ;
  • Suppression logique des documents.

Extension

  • Gestion des utilisateurs depuis l’AD ;
  • Gestion des groupes depuis l’AD ;
  • Les droits élémentaires demeurent dans l’outil d’administration.

FORMATS DE FICHIERS :

Visionneuse tierce

  • Tous les formats de fichiers peuvent être stockés ;
  • Si aucune visionneuse interne n’est disponible, appel à une visionneuse externe présente sur le poste.

TIFF

  • Visionneuse interne ;
  • Annotation ;
  • Déplacement de pages ;
  • Fusion de documents ;
  • Recherche texte.
  • Mode de classement avancé

MS Office

  • Intégration Office ;
  • Commentaires sur document ;
  • Mise à jour du contenu depuis la visionneuse interne.

Open Office

  • Intégration Open Office ;
  • Commentaires sur document ;
  • Mise à jour du contenu.

Mail

  • Visionneuse EML ;
  • Connecteur OUTLOOK.
  • Mode de classement avancé

PDF

  • Annotations ;
  • Déplacement de pages ;
  • Fusion de documents ;
  • Recherche texte.
  • Mode de classement avancé

BASE DOCUMENTAIRE :

Archivage

  • Base documentaire protégée contre les accès tiers ;
  • Gestion de la durée de conservation :
  • Par nature de document ;
  • En fonction du contexte ;
  • Compatible avec la norme AFNOR NF Z42-13.

Base documentaire répartie / répliquée

  • Module permettant la mise en œuvre de base de données documentaires dupliquées et/ou réparties ;
  • Les documents du site A sont stockés sur le site A, les documents du site B sont sur le site B ;
  • Support DFS.

INTÉGRATION SI :

Api COM pour intégration

  • Ouverture de dossiers ;
  • Ouverture de documents ;
  • Indexation de documents ;
  • Affectation d’état ;
  • Etc.

Web Services

  • Création de Dossiers ;
  • Création de tâches ;
  • Transfert de documents ;
  • Ajout/déplacement de documents ;
  • Etc.

Connecteurs Applications Tierces

  • Connecteurs EBP,
  • Connecteur s CEGID,
  • Connecteur SAGE,
  • Connecteur QUADRATUS,
  • Connecteur BATIGEST,
  • Connecteur WaveSoft
  • Connecteur Navision,
  • Etc.

Api I-Séries pour intégration

  • Ouverture de dossiers ;
  • Ouverture de documents ;
  • Indexation de documents ;
  • Affectation d’état ;
  • Etc.

Service d’Export

  • Export de documents;
  • Export de dossier ;
  • Export de métadonnées ;
  • Etc.

Connecteur Agenda

  • Synchronisation agenda Google
  • Et vers Outlook (via GASMO)

TRAÇABILITÉ :

Accès

  • Gestion d’un historique détaillant tous les accès effectués par les utilisateurs ;
  • Traces sur les changements d’état ;
  • Traces sur les modifications de contenu.

Alerte

  • Possibilité d’abonnement à la survenance d’événements ;
  • Alerte sur l’ajout d’un document ;
  • Alerte sur la modification d’un contenu ;
  • Etc.

Versionning

  • Versionning automatique des documents archivés quelque soit le type de document ;
  • Versionning sur changement d’état.

 

INDICATEURS – SUIVI ACTIVITÉ :

Documents

  • Données statistiques sur les flux documentaires (qualitatif) ;
  • Données statistiques sur l’évolution du stock (quantitatif) ;
  • Données statistiques sur les charges utilisateurs.

Activité

  • Données statistiques sur le cycle de vie des documents ;
  • Données statistiques sur l’activité et les charges des utilisateurs ;
  • Données statistiques sur les tâches.

Tableaux de Bord

  • Pour chaque catégorie d’utilisateur, possibilité de définir un tableau de bord composé d’indicateurs de suivi/supervision personnalisables par utilisateur, par seuil, situation ;
  • Il est également possible de mettre en place des tableaux de bord sur les dossiers, les classeurs.