planchette task Version T4 2018 : les dernières évolutions

Fonctionnement ZenWeb : ajout d’un correctif au démarrage de l’application

Réf. 2017-00625

Lors du lancement de l’interface ZenWeb par les utilisateurs de Internet Explorer, plusieurs fenêtres d’alerte JavaScript pouvaient apparaître de façon intempestive. Un correctif a été apporté à l’application pour supprimer l’affichage de ces messages d’erreur.

Interface du MOC : nouvelles options de sélection dans les grilles  voir l'écran

Réf. 2017-00648 & 2017-00649

Lors de l’utilisation de la fenêtre contenant la liste des sélecteurs de préférences des grilles, la sélection d’un grand nombre d’éléments pouvait s’avérer fastidieuse ; l’activation ou la désactivation devant être faites de façon unitaire. Pour faciliter l’édition, une option permet désormais de sélectionner l’ensemble des éléments de la grille. Il est également possible de les trier par ordre alphabétique ces options sont accessibles dans l’en-tête de la fenêtre des préférences de grille.

Services : correction d’une indication d’erreur par AutoIndex

Réf. 2018-00174

Une correction a été réalisée dans le service AutoIndex, pour qu’il traite “l’impossibilité de changer le mode de publication pour le type” comme une alerte et non plus comme une erreur.

Utilisation de ZenWeb : édition en « vue à plat »  voir l'écran

Réf. 2018-00223

La fonction « vue à plat », déjà présente dans l’application ZenDesk, fait partie du jeu de nouvelles fonctionnalités de ZenWeb. Elle permet d’afficher sur un seul et même niveau, l’ensemble des documents contenus dans des dossiers et des classeurs. Cette option est particulièrement utile pour masquer la notion d’arborescence et accéder rapidement à des contenus ayant une profondeur hiérarchique importante.

Fonctionnement ZenDesk et ZenWeb : gestion des sessions utilisateurs

Réf. 2018-00229

Dans les précédentes versions Zensolutions, un utilisateur pouvait ouvrir plusieurs sessions avec son identifiant sur le Desk et le Web. Dans le cadre de l’amélioration de la gestion des droits utilisateurs de cette nouvelle version, les droits de connexion simultanés ont évolué en adoptant de nouvelles règles d’accès. Un schéma simple permet de comprendre ces nouvelles options :

  1. Je dispose du droit d’ouvrir 2 sessions simultanées :
    • Je peux ouvrir une session du Desk si je n’ai pas d’autre session du Desk ouverte.
    • Je peux ouvrir une session Web. Si j’avais déjà une session Web ouverte, celle-ci sera automatiquement fermée.
  2. Je ne dispose pas du droit d’ouvrir 2 sessions simultanées :
    • Je peux ouvrir une session du Desk. Si j’ai préalablement ouvert une session Web, elle est automatiquement fermée.
    • Je peux ouvrir une session Web. Cette ouverture entraînera la fermeture automatique d’autres sessions, Desk comme Web, que j’aurais pu préalablement avoir ouvert.

Utilisation de ZenWeb : amélioration de l’affichage des champs multivaleurs

Réf. 2018-00233

Un changement a été apporté à la gestion des champs multivaleurs attribués aux utilisateurs. Lorsque des droits d’attribution sont retirés, les utilisateurs conservent la possibilité de voir les champs de valeurs qu’ils étaient amenés à gérer, mais dont ils n’ont plus la gestion. Cette fonction permet de maintenir un suivi cohérent dans l’historique des droits. Côté interface, ce changement se traduit par la conservation des champs dans la fenêtre, sans possibilité de les sélectionner (contre la disparition de ces champs dans la précédente version).

Fonctionnement ZenWeb : harmonisation des droits utilisateurs entre les versions Desk et Web

Réf. Réf. 2018-00324

Une amélioration de la gestion des droits utilisateurs a été développée pour les fonctions : téléverser un document, supprimer une entité, changer un type et changer un état. Auparavant les autorisations accordées pour ces fonctions étaient définies pour chacunes des applications (gestion parallèle des fonctions entre Desk et Web). Désormais ces droits attribués aux utilisateurs sont uniformisés entre ZenDesk et ZenWeb.

Service OCR Lite : amélioration de la stabilité du service

Réf. 2018-00407

Pour éviter que le service OCR Lite ne soit bloqué lorsqu’il doit démarrer le traitement d’un fichier, une amélioration de stabilité a été apportée pour supprimer les erreurs issues de fichiers bloquants.

Interface ZenDesk : gestion des couleurs dans les modèles

Réf. 2018-00422

Une amélioration a été apportée à la gestion des modèles d’entités. Auparavant, lorsqu’un modèle contenant un ou plusieurs classeurs était créé, les attributs de couleurs des classeurs étaient perdus (ils étaient affichés de la couleur par défaut). Désormais, les couleurs de ces éléments sont prises en charge dans les modèles.

Configuration du MOC : gestion des connexions via un proxy

Réf. 2018-00426

Auparavant, les mises à jour automatiques n’étaient pas possibles chez les clients qui utilisent un serveur Proxy. Une amélioration a été apportée pour permettre une prise en charge dans le MOC d’une configuration utilisant un Proxy, dans le cadre des mises à jour. Ces paramètres sont accessibles depuis le menu “Organisation/paramètres” du MOC.

Utilisation ZenWeb : accéder à l’emplacement parent d’un élément  voir l'écran

Réf. 2018-00430

Cette nouvelle fonctionnalité vous permet d’accéder rapidement à l’emplacement parent d’un fichier, d’un classeur ou d’un raccourci. Disponible dans les options lors de la sélection d’un élément, elle est particulièrement utile pour retrouver l’origine d’un élément dans vos piles et dans les résultats de recherche.

Recherche ZenWeb : champ de recherche « libellé » pour les documents  voir l'écran

Réf. 2018-00434

Une nouvelle fonctionnalité a été ajoutée au formulaire de recherche. Dorénavant, vous avez la possibilité de rechercher un libellé de fichier dans vos documents. Cette fonction apparaît lorsque vous sélectionnez les paramètres suivants : entité de type « document » et de nature « fichier ». Un sélecteur de condition, applicable à ce champ, permet de définir le périmètre de la recherche.

Utilisation ZenWeb : changement de nature des documents  voir l'écran

Réf. 2018-00439

Dans votre interface ZenWeb, vous avez la possibilité de changer la nature d’un élément. Cette opération peut être réalisée dans le volet d’édition documentaire en utilisant la barre d’option sous le document affiché, ou directement dans la liste lorsque l’élément est sélectionné. Pour permettre de traiter plusieurs documents en même temps, une évolution a été apportée à cette fonctionnalité. Il est désormais possible de changer la nature d’un lot de documents sélectionnés dans la liste d’éléments affichés (les types proposés variant selon votre configuration).

Interface ZenWeb : amélioration de l’affichage des piles

Réf. 2018-00454

L’affichage des éléments « labels » des piles, tels que le compteur, l’icône et le libellé, a été amélioré. Une anomalie pouvait apparaître dans le rendu des piles, occasionnant une mauvaise disposition des éléments. Ce point concernant le rendu a été corrigé ; les éléments sont désormais bien positionnés selon les 9 positions possibles d’affichage des piles.

Option ZenWeb : affichage des notifications de commentaires  voir l'écran

Réf. 2018-00455

ZenWeb vous permet de laisser des commentaires et des messages (posts), joints à un classeur ou un fichier. Cette fonction, particulièrement utile pour le travail collaboratif, fait l’objet d’une nouveauté.
Désormais, lorsqu’un élément sélectionné contient un commentaire ou un message, un indicateur de couleur est associé à l’icône « commentaire et posts ». Cet indicateur peut avoir deux états : rouge pour indiquer des commentaires non lus et vert pour indiquer des commentaires lus. Cette évolution rend les notifications de commentaires immédiatement visibles dans la barre d’édition et dans le volet documentaire.

Option ZenWeb : possibilité pour l’utilisateur de gérer son mot de passe  voir l'écran

Réf. 2018-00457

Lors de la préparation de cette nouvelle version, l’accent a été mis sur la gestion des paramètres de sécurité. Ces évolutions se traduisent par de nouvelles options pour les utilisateurs, qui peuvent dès à présent gérer leur mot de passe dans la GED ZenWeb. Les utilisateurs accèdent à l’option de changement de mot de passe depuis leur profil utilisateur.
Important : pour bénéficier de cette nouvelle fonctionnalité, il est impératif d’en faire la demande auprès du support Zensolutions.

Option ZenWeb : affichage de l’état courant d’un élément

Réf. 2018-00458

Dans le but d’enrichir les possibilités offertes par l’application ZenWeb, une amélioration a été apportée à l’affichage de l’état courant d’un élément. Désormais, lorsqu’un dossier, un classeur ou un fichier est sélectionné, son état courant s’affiche au-dessus de la liste des éléments en cours de consultation. Cet indicateur permet de connaître immédiatement l’état courant d’un élément (comme un document validé ou un classeur traité par exemple). Selon votre configuration, il peut être accompagné d’options pour effectuer un changement rapide de l’état ou la nature de l’élément sélectionné.

Interface ZenWeb : correctif dans l’affichage des libellés (IE11)

Réf. 2018-00461

Un correctif de l’affiche des listes a été appliqué pour les utilisateurs d’Internet Explorer, qui pouvaient rencontrer des difficultés dans l’utilisation du bouton « renommer » (icône ABC). Lors de l’édition d’un dossier ou d’un classeur, la liste des éléments contenus pouvait être mal affichée. Des libellés étaient proposés centrés dans la colonne « libellé », provoquant des chevauchements rendant les boutons « renommer » inutilisables (pour rappel, ces boutons sont situés à droite des libellés lorsque l’on positionne le pointeur de souris dessus). La modification corrige le ferrage des textes à gauche et rétablit le bon positionnement des boutons dans les listes.
Rappel concernant IE11 : Depuis le 12 janvier 2016, ce navigateur ne fait plus l’objet d’évolutions de la part de son éditeur Microsoft. Il est remplacé par EDGE. Cette obsolescence peut aboutir à un fonctionnement dégradé de certaines fonctionnalités dans l’extension Zenweb. Nous invitons nos clients à utiliser les navigateurs modernes respectant les standards HTML5.

Interface ZenWeb : correctif dans l’affichage des icônes spécifiques

Réf. 2018-00466

Zensolutions offre beaucoup de souplesse dans le paramétrage et l’utilisation de ses solutions Desk et Web, avec notamment la possibilité d’utiliser des icônes spécifiques pour les éléments affichés dans l’interface. Un problème technique empêchait l’affichage de ces icônes dans ZenWeb ; ils étaient remplacés par les icônes par défaut. Un correctif supprime ce problème ; ces icônes sont à nouveau prises en charge dans votre GED.

Interface ZenWeb : nouvelle barre de changement rapide

Réf. 2018-00477

Une nouvelle barre d’outils a été ajoutée pour permettre d’effectuer des changements rapides de type et d’état des entités « classeur » et « document ». Elle apparaît dans la partie supérieure des listes, lors de la sélection d’un ou plusieurs éléments. Cette barre est également disponible dans le volet documentaire lors de l’édition d’un document (fenêtre qui apparaît lors d’un clic sur un libellé).

Services : notification d’état de Service Manager

Réf. 2018-00478

Service Manager, composant du module Supervisor, dispose d’une option permettant d’envoyer des notifications concernant l’état du service. Ces messages sont paramétrés pour être délivrés selon un cycle temporel moyen dans le fonctionnement. Afin de renforcer le suivi de ce service, l’option de notification a été améliorée. Il est dorénavant possible d’être notifié immédiatement dès que le service est démarré, arrêté, ou en arrêt forcé en dehors des plages horaires paramétrées.

Option ZenDesk : possibilité de filtrer les données contenues dans la poubelle

Réf. 2018-00482

Afin d’améliorer la gestion de la fenêtre des éléments supprimés, un champ de recherche a été ajouté pour permettre de filtrer les éléments contenus. Cette nouvelle option, accessible dans la partie inférieure droite de la fenêtre, permet d’effectuer une recherche textuelle dans les libellés. Lors de la saisie, les éléments sont filtrés en direct dans la vue ; les termes recherchés apparaissent surlignés.

Interface ZenWeb : correctif dans l’affichage des documents PDF (IE11)

Réf. 2018-00485

Un correctif a été apporté à l’affichage des documents dans le volet d’édition documentaire pour les utilisateurs d’Internet Explorer. Un document pouvait ne pas s’afficher correctement lors du passage d’un document à l’autre dans la visionneuse. Ce problème qui impactait principalement les documents PDF a été corrigé.
Rappel concernant IE11 : Depuis le 12 janvier 2016, ce navigateur ne fait plus l’objet d’évolutions de la part de son éditeur Microsoft. Il est remplacé par EDGE. Cette obsolescence peut aboutir à un fonctionnement dégradé de certaines fonctionnalités dans l’extension Zenweb. Nous invitons nos clients à utiliser les navigateurs modernes respectant les standards HTML5.

Propriété du MOC : Gestion des droits de modification des libellés dans ZenWeb

Réf. 2018-00487

Auparavant intégré dans les droits de modification des éléments de la GED, la modification des libellés possède à présent ses propres paramètres d’autorisation. Deux options sont proposées : droit de modifier les libellés des documents classés (classeurs et dossiers) et droit de modifier les libellés des documents non classés (espace de travail).

Propriété du MOC : exclusion de l’utilisateur actif dans ZenWeb

Réf. 2018-00509

Cette option permet d’exclure l’utilisateur courant de la liste de diffusion dont il fait partie (par exemple, dans le cas d’un processus de validation, cela permet d’exclure cet utilisateur du processus qu’il initie).

Interface ZenDesk : affichage des commentaires non lus

Réf. 2018-00527

Une amélioration a été apportée à la gestion des commentaires non lus. Dorénavant, lorsqu’un élément annoté d’un commentaire ou d’un message non lu est ouvert, le volet d’édition documentaire basculera directement vers la rubrique « commentaires et posts ». Cette option permet de ne pas rater les messages importants associés à un élément.

Propriété du MOC : ajout d’une option de personnalisation de la page d’accueil pour ZenDesk et ZenWeb

Réf. 2018-00532

Une option a été ajoutée dans les propriétés des listes de diffusion pour personnaliser la page d’aide affichée aux utilisateurs. Un champ permet d’ajouter l’adresse URL d’une page web qui s’affichera dans l’écran d’accueil.

Fonctionnement ZenDesk : correction d’un problème de synchronisation avec Outlook.

Réf. 2018-00549

Un plug-in intégré, à Microsoft Outlook, permet de facilité la gestion des messages avec la GED Zensolutions. Des problèmes de synchronisation de ce plug-in ont été constatés dès lors que la messagerie était utilisée lors d’un transfert sous Exchange. Une correction a été apportée pour supprimer ce problème et permettre un bon fonctionnement dans cette configuration.

Utilisation ZenDesk : correctif d’affichage en mode biécran

Réf. 2018-00550

Les utilisateurs utilisant une configuration biécran étaient pénalisés par un défaut de gestion de la fenêtre d’application. Lors de sa fermeture, sa position dans l’affichage n’était pas conservée. Un correctif a été appliqué pour supprimer ce problème. Désormais, lors de l’ouverture de ZenDesk, l’application apparaît sur l’écran ou elle a été précédemment fermée.

Services : possibilité de déplacer un raccourci dans la GED

Réf. 2018-00551

ZenAction permet de gérer les déplacements des éléments dans la GED. Jusqu’à présent, ce service ne permettait pas d’effectuer le déplacement de raccourcis. Une évolution lui a été apporté pour pouvoir effectuer ce type d’action.

Services : optimisation de l’option de changement de type

Réf. 2018-00557

L’option de changement de type pouvait accuser des ralentissements, dans certaines configurations, lorsque elle comportait proposait de nombreuses entrées dans la liste proposée. Ce service a été optimisé pour fonctionner plus rapidement.

Interface ZenWeb : possibilité de personnaliser la page de connexion  voir l'écran

Réf. 2018-00562

ZenWeb évolue pour mieux s’intégrer dans votre environnement informatique en se dotant d’une nouvelle fonctionnalité de personnalisation de page de connexion. Il est maintenant possible de modifier l’icône, le libellé de titre, ainsi que l’image de fond d’écran.
Pour bénéficier de cette nouvelle fonctionnalité, faites en la demande auprès du support Zensolutions.

Interface ZenWeb : information sur les changements d’état et de nature

Réf. 2018-00566

Des bulles d’aide ont été ajoutées aux options de changement d’état et de nature, disponible dans le volet d’édition documentaire (dans la barre d’outils inférieure). Elles vous précisent la nature ou l’état de l’élément édité au survol de votre curseur de souris.

Fonctionnement ZenDesk : optimisation du chargement des utilisateurs

Réf. 2018-00568

Le temps de chargement des utilisateurs a été optimisé pour réduire la durée de démarrage.

Services : notification d’état de Service Manager

Réf. 2018-00573

Un dysfonctionnement qui déclenchait un retraitement de documents déjà traités, a été corrigé dans ZenThumbnails, le générateur de vignettes PDF et PNG. Ce problème survenait lorsque l’une des deux options “Générer un PDF » et “Générer une vignette PNG” était désactivée ; le système traitait les éléments en considérant les deux options actives.  Le service fonctionne à nouveau normalement, en cochant une seule option ou les deux en même temps, sans engendrer d’erreur.

ZenDesk :  possibilité de combiner des champs spécifiques et standards dans HTML Forms

Réf. 2018-00574

HTML Forms est au coeur du système de formulaires de votre GED, avec des fonctionnalités de gestion et de rendu couvrant le design, les champs dynamiques, les sections de formulaire (collapsible content), etc. Ce service était jusqu’alors utilisé de façon standard, avec des paramètres modulables dans un cadre prédéfini, ou de façon spécifique avec des comportements spéciaux déployés par nos équipes techniques. Dès lors que l’outil était utilisé avec un paramètrage spécifique, ses structures de formulaires étaient figées et soumises à des contraintes de maintenance par le support Entropics. Nos équipes ont apporté des évolutions importantes qui permettent désormais d’utiliser les pleines capacités de ce service. Il est à présent possible de gérer, dans un même ensemble de formulaires, des parties standards dans lesquelles vous pouvez gérer votre affichage, et des parties spécifiques développées et gérées par nos équipes.

Option ZenWeb : Option d’accès à leurs bureaux pour les utilisateurs

Réf. 2019-00004

Une option a été ajoutée pour gérer le droit des utilisateurs à voir et accéder à leur bureau, lorsqu’ils naviguent dans ZenWeb. Les administrateurs ont maintenant la possibilité de jouer sur cette option pour restreindre des utilisateurs dans un périmètre de consultation stricte, ou au contraire de leur permettre d’accéder à leur bureau (accessible depuis plusieurs points de la GED).

Propriété du MOC : Gestion d’un délai de péremption lors du changement de mot de passe

Réf. 2019-00006 : concerne les utilisateurs externes
Réf. 2019-00007 : concerne les utilisateurs internes

Dans le cadre de l’amélioration de la sécurité des comptes utilisateurs, une option de péremption a été ajoutée aux mots de passe. Désormais, vous pouvez leur indiquer une durée de validité en nombre de jours. Dès l’expiration du délai, l’utilisateur sera obligé de changer de mot de passe lors de sa prochaine connexion. Le mode de fonctionnement est identique pour les utilisateurs internes (ZenDesk et ZenWeb) et externes, mais leur gestion est séparée ; des champs permettent d’indiquer une durée différente pour ces 2 types de profils.

Propriété du MOC : renforcement de la sécurité des mots de passe

Réf. 2019-00008

Pour renforcer les niveaux de sécurité des applications ZenDesk et ZenWeb, la gestion des mots de passe utilisateur a été améliorée. Les administrateurs ont maintenant la possibilité de les gérer selon 3 niveaux de sécurité, qui se caractérisent par des paramètres de longueur et de complexité. Le changement de niveau s’effectue dans le MOC ; des précisions techniques concernant ce paramètre ont été apportées dans la documentation à l’attention des administrateurs. Notez que les paramètres de sécurité de la version antérieure sont géré dans cette version.

Option ZenDesk : gestion de la durée de validité des contacts

Réf. 2019-00009

Les contacts, dans la GED, correspondent à des comptes utilisateurs externes. Une amélioration a été apportée dans la gestion de ces comptes. Il est désormais possible de contrôler la durée de validité du code d’accès associé en renseignant une date d’expiration. Au terme de celle-ci, l’accès utilisateur est révoqué.

Propriété ZenWeb : option de réinitialisation du mot de passe utilisateur  voir l'écran

Réf. 2019-00010

Pour renforcer la sécurité des comptes utilisateurs, une nouvelle fonctionnalité a été ajoutée à la fenêtre d’authentification. Dorénavant, au démarrage de l’application, les utilisateurs ont la possibilité de réinitialiser leur mot de passe en renseignant leur identifiant et en cliquant sur le lien “j’ai oublié mon mot de passe”. Cette option activée, une fenêtre de sécurité apparaît et propose de remplir un champ de confirmation de la demande de réinitialisation (séquence courte chiffrée à renseigner). Dès lors, un lien de connexion et un mot de passe provisoire sont envoyés par e-mail à l’utilisateur qui n’a plus qu’à activer le nouveau mot de passe, puis suivre les instructions à l’écran pour changer de mot de passe.
Important : pour bénéficier de cette nouvelle fonctionnalité, il est impératif d’en faire la demande auprès du support Zensolutions.

Services : Optimisation de la chaine de signature électronique des PDF

Réf. 2019-00018

La chaine de traitement des signatures électroniques PKI a été revu et permet désormais d’intégrer de nouveaux éléments tels que le motif et le lieu.

Propriété du MOC : possibilité de personnaliser les textes des e-mails de notification

Réf. 2019-00045

Une fonction permet désormais de pouvoir procéder à la modification des e-mails de notification. Cette fonction est disponible depuis les paramètres OUTILS.

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